”Meillä oli aiemmin käytössämme monta eri järjestelmää, tietoa eri paikoissa ja lukuisa joukko Exceleitä, jolloin teimme paljon turhaa tuplatyötä. Nyt meillä on YAP-ERP, joka sisältää Visma Business -ratkaisun toiminnanohjauksessa, ja kun siihen on vielä integroitu Pocumin myynninohjausjärjestelmä, meillä alkaa olla rutiinit hallinnassa paremmin kuin koskaan”, toteaa toimistopäällikkö Katri Oksanen Bauer Watertechnology Oy:stä.

Bauer Watertechnology Oy on vuonna 1995 perustettu kemikaalittomaan vedenkäsittelyyn erikoistunut yritys, jonka asiakkaat ovat useilta eri toimialoilta: teollisuus-, liikenne-, terveydenhuolto-, energiantuotanto- sekä hotelli- ja ravintola-alalta. Pääasiakasryhmänä ovat taloyhtiöt ja kiinteistöt. Yrityksellä on tytäryhtiöt Ruotsissa ja Venäjällä sekä lukuisa joukko jälleenmyyjiä Keski- ja Pohjois-Euroopassa. Suomessa pääkonttori sijaitsee Vantaalla ja myyntiorganisaatio ulottuu ympäri Suomen.

Helpompaa asioiden hallinnointia
Bauer Watertechnology Oy:ssä tultiin vuonna 2011 tilanteeseen, jossa päätettiin etsiä yrityksen käyttöön yksi järjestelmä, jolla kaikki tarvittava voitaisiin jatkossa hoitaa. Alkoi lähes vuoden kestänyt kartoittamisjakso, jonka aikana he kävivät läpi useita markkinoilla olevia ratkaisuja.

”Niin täydellistä ratkaisua ei kuitenkaan löytynyt, josta olimme haaveilleet. Onneksi löysimme kuitenkin tarpeeksi joustavan toiminnanohjausjärjestelmän, YAP-ERP:n, joka integroi Visma Businessin sekä Pocum-myynninohjausjärjestelmän yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi”, tarkentaa Oksanen.

YAP-ERP:n ja tarvittavat integraatiot Bauer Watertechnologylle toimitti ja toteutti YAP Solutions Oy.  YAP-ERP otettiin yrityksessä käyttöön vaiheittain, Visma Business alkuvuodesta 2013 ja keväämmällä Pocum-myynninohjausjärjestelmä.

”Visma Business -ratkaisusta käytämme kirjanpitoa, myynti- ja ostoreskontraa sekä varastoa ja tuotantoa. Myynti kirjaa kaikki tapahtumansa Pocumiin ja sieltä tieto siirtyy sitten Visma Business -ratkaisuun ja päinvastoin”, tarkentaa toimistopäällikkö.

Reaaliaikaista tiedon siirtymistä – parempaa asiakkaiden palvelua
Bauer Watertechnologyssä ollaan tyytyväisiä siihen, että jo nyt alle puolen vuoden käyttökokemuksella moni asia hoituu helpommin. Manuaalinen työ on vähentynyt suuresti ja näin myös virheiden riski on pienentynyt samassa suhteessa. Täydellä teholla ei kuitenkaan kokonaisuutta voida vielä hyödyntää ja työ jatkuu edelleen.

”Myyjä kirjaa Pocumiin kaikki liidit, kontaktit, tapahtumat ja lopulta tarjouksen sekä tilauksen. Nämä tiedot siirtyvät Visma Business -ratkaisuun. Kun toisessa päässä tilaus on toimitettu, Visma Business -ratkaisusta siirtyvät takaisin Pocumiin esimerkiksi nimikkeet, tilausvahvistus, varastoarvo, toimituspäivä sekä laskutuspäivä”, luettelee Oksanen. Eli myyntitapahtuma käynnistää kaikki liiketoimintaprosessit ja etenee automaattisesti. Tieto on ajasta ja paikasta riippumatta kaikkien osapuolten käytettävissä.

”Visma Business on mielestämme yksinkertainen ja joustava järjestelmä, ja integraatio myynninohjausjärjestelmään on toiminut hyvin. Meillä ei ole aivan yksinkertaisin myyntikuvio, joten odotettavissa on vielä suurempia hyötyjä, kun myös myynninohjaus saadaan täyteen käyttövauhtiin”, arvioi Oksanen.

Ennen ohjelmistohankintaa Bauer Watertechnologyssä ei ollut aiempaa yhteistyötä YAP Solutionsin tai Visman kanssa. Nyt ratkaisujen integraatioprojektin myötä molemmat toimijat ovat tulleet tutuiksi ja selkeä työnjako on olemassa.

”Hyödynnämme YAP Solutionsin palveluportaalia, josta löytyvät kaikki tietomme ja jonka kautta voimme lähettää palvelupyyntöjä. YAP Solutionsin väki toteuttaa IT-kokonaispalvelua yhden luukun periaatteella, eli saamme kaikkiin kysymyksiimme vastaukset heidän kauttaan. Kyllä tämä kuvio on toiminut”, toteaa Katri Oksanen.

Lue lisää Visma Business -järjestelmästä