Työvuorojen optimointi sote-alalla

Työvuorojen suunnittelu vie sote-alalla tunnetusti runsaasti aikaa. Pelkästään yhden jakson suunnitteluun saa kulumaan kevyesti useamman päivän, sillä listassa täytyy huomioida lakien ja sopimusten lisäksi monia muuttujia, kuten työntekijöiden määrä, osaamiset ja toiveet. 

Jokaisen yksittäisen työvuoron takana on aikatauluja, töiden järjestelyjä, osaamisvaatimuksia, laitteita ja kustannuskohdistuksia.

Nämä eivät pysy staattisena listasta toiseen, ja siksi pelkästään yhdellä jaksolistalla huomioitavien tekijöiden määräksi kertyy astronominen joukko eri vaihtoehtoja. Nykymallilla jaksosuunnitelu tehdään perinteisesti pitkälti käsityönä, vaikka apuna olisikin järjestelmä.

Kaikki vuorojen suunnitteluun kuluva ylimääräinen aika on suoraan pois yksikön johtamisesta, kehittämisestä sekä potilastyöstä.

Työvuorojen optimointi on suora ratkaisu tähän haasteeseen. Siksi tässä alla avaamme:

Mitä työvuorojen optimoinnilla tarkoitetaan?
Mitä hyötyä optimoinnista on sote-alalla?
Miten tuot optimoinnin osaksi oman alueesi työvuorosuunnittelua?

Mitä työvuorojen optimointi tarkoittaa?

Työvuorojen optimointi on rakennettu helpottamaan ja nopeuttamaan työvuorosuunnittelua. Käytännössä optimointi tarkoittaa sitä, että järjestelmä tehostaa ja automatisoi jaksolistojen tekoa huomioimalla siihen syötetyt tiedot ja säännöt ja ehdottaa näiden pohjalta valmista listaa suunnittelijan hyväksyttäväksi.

Optimointia hyödyntävä järjestelmä auttaa siis suunnittelemaan sote-alalla valmiit työvuorolistat, joissa on varmistettu, että vuorossa on aina työn tarpeeseen nähden vaadittava osaaminen. Tämä säästää runsaasti aikaa suunnitteluvaiheessa. Ja koska järjestelmä osaa kasata ihmistä tehokkaammin mahdollisimman optimaaliset jaksolistat, optimointi lisää myös tuloksellisuutta, työntekijöiden tasapuolista kohtelua sekä palvelun laatua, eli potilasturvallisuutta. 

Mitä kaikkea optimointi huomioi

Mitä useampia tekijöitä työvuorojen suunnittelussa saadaan huomioitua, sitä parempaan lopputulokseen päästään. Optimointi on tässä ylivoimainen ihmissilmään verrattuna. Optimointi kutistaa viikkojen suunnittelutyön tunneiksi ja tuntien työn minuuteiksi.

Optimoinnissa huomioidaan tyypillisesti:

• Yksikön toiminnasta tulevat vaatimukset, kuten viikonpäiväkohtaisesti vaihteleva työn tarve, erikoistilanteet, työn osaamisvaatimukset, sekä organisaation pelisäännöt
• Työntekijöiden vaatimukset, kuten osaaminen, työntekijän työ-, vapaa- ja lomatoiveet, erilaiset työkykyyn liittyvät rajoitteet sekä käytettävyys.
• Viranomaisilta tulevat vaatimukset, kuten työaikaergonomia, työehtosopimukset ja poikkeusluvat sekä työaikalaki.

Työvuorojen optimointi ei kuitenkaan tarkoita, että työvuorosuunnittelijalla täytyisi olla matemaattista tai tietoteknistä erityisosaamista. Optimointialgoritmi hakee automaattisesti ja itse oppien parhaan mahdollisen lopputuloksen ja ehdottaa työvuorosuunnittelijalle listaa, jonka tunnuslukuja tarkastelemalla suunnittelija ja esihenkilö voivat arvioida listan julkaisumahdollisuutta.

Lue lisää: Optimointi tehostaa työvoiman hallintaprosessia erityisesti henkilöstövaltaisissa organisaatioissa »

Miten optimointi auttaa sote-alalla?

Optimointi hyödyttää erityisesti henkilöstövaltaisia yksiköitä, joissa on haastavia työvuoroja ja vaihteleva työkuorma. Siksi se on paras ratkaisu sote-alalle, jossa epäonnistuminen vaikeissakaan olosuhteissa ei ole vaihtoehto. Hyödyt näkyvät muun muassa seuraavissa asioissa.

Olemassa olevat resurssit saadaan hyödynnettyä mahdollisimman fiksusti.

Järjestelmä ei tuo lisää hoitajia hoitajapulan keskelle, mutta auttaa suunnittelemaan vuorot niin, että työn tarve ja arvokas hoitotyön tekijä sijoittuu optimaalisesti työn tarpeen mukaan.

Optimointi huolehtii siitä, että työlle ohjautuu valmiuksiltaan sopivin henkilö ja huomauttaa suunnittelijalle tai esihenkilölle, mikäli osaaminen ei ole riittävä. Työvuorojen optimoinnin tarkoituksena onkin ennen kaikkea etsiä etukäteen kuvatuille töille parhaat tekijät.

Vuorojen suunnitteluun saadaan lisää tasapuolisuutta.

Sote-alalla työntekijöiden toiveet työvuoroista ja vapaapäivistä ovat iso osa työvuorojen suunnittelua. Ihmisen on mahdotonta huomioida kaikki toiveet täysin tasapuolisesti, kun taas optimointia ohjaa yhteisesti sovitut pelisäännöt, jotka ovat samat kaikille. Näin jaksolistojen suunnittelusta tulee reilua kaikkien kannalta.

Potilasturvallisuus paranee.

Optimoinnin ansiosta vuorossa on aina oikea määrä oikeita osaajia vastaamassa potilaiden vaihteleviin hoidon tarpeisiin. Optimointi huomioi työn vaatiman osaamisen ja tunnistaa työntekijät joilta sellaista löytyy tai puuttuu. Näin jokaiselle työlle löydetään osaava tekijä ja samalla varmistetaan korkea palvelutaso.

Työssä jaksaminen paranee.

Optimoinnilla voidaan todistetusti vähentää työterveyteen kohdistuvia haittoja ja lisätä työhyvinvointia. Kuormitustekijät ja työaikatoiveet huomioimalla on mahdollista vähentää mm. sairauspoissaoloja.

Voidaan taata työntekijöiden erityisosaamisen ylläpito.

Sote-alalla työntekijöiltä löytyy usein erilaista spesifiä osaamista, taitoja sekä erityisosaamista terveydenhuollon erilaisiin työvälineisiin ja laitteisiin. Optimointi varmistaa osaltaan, että työntekijät pääsevät harjoittamaan näitä taitoja riittävän usein, jotta osaaminen pysyy yllä .

On hyvä huomioida, että optimoinnin kanssa samanaikaisesti yksiköissä voidaan käyttää myös muita suunnittelun mahdollisuuksia, kuten työvuorokiertoja sekä osittain tai kokonaan manuaalista työvuorosuunnittelua. 

Lue lisää: Tuo työvuorot, lomalistat ja tuntisaldot yhteen paikkaan, ja vähennä työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa »

Näin optimoit työvuorot tehokkaasti

Työvuorojen optimointi on aina osa laajempaa työvoiman hallinnan kokonaisuutta, jossa on ennen kaikkea kysymys toimintakulttuurin muutoksesta ja siihen liittyvästä muutoksen hallinnasta.

Muutoksessa ja kehittämisessä kärki ja tavoite on aidosti siinä, että hoitajat jaksaisivat työssään ja että työn tarve tulisi hoidettua laadukkaasti. Ilman toimenpiteitä resurssien epätasainen jakautuminen ja huono sijoittelu aiheuttavat raskaita, epätasapainossa olevia vuoroja.

Tehokkaiden työvuorolistojen laatimisessa tulee ottaa huomioon lukematon määriä eri asioita ja vaihtoehtoja. Esimerkiksi työnantajan työvoimatarve, työntekijöiden henkilökohtaiset elämäntilanteet, kuormittavuustekijät ja terveydelliset näkökulmat sisältävät valtavan määrän toisistaan riippuvaisia yhteyksiä. Kaikkien tavoitteiden huomioiminen ihmisjärjellä on mahdotonta.

Työvoiman hallintajärjestelmä Numeron ratkaisee tämän haasteen. Sen avulla varmistat, että osaava henkilöstö saadaan riittämään jokaiseen vuoroon. Optimoinnin säännöt huomioivat esimerkiksi Työterveyslaitoksen laatiman liikennevalomallin, jolla on tutkitusti vaikutusta henkilökunnan jaksamiseen.

Numeron on tehokas työkalu myös keskitetyn työvuorosuunnittelun käyttöön, Keskitetty työvuorosuunnittelu ja yksikön esihenkilö tekevät saumatonta yhteistyötä ja yhdessä optimoinnin kanssa huolehtivat siitä arvokkaasta resurssista, joita ilman yhteiskunta ei toimisi. 

Keskitetyn suunnittelun mallissa ja Numeronin avulla keskität useamman yksikön työvuorosuunnittelun helposti yhteen paikkaan ja samalla yhdenmukaistat toimintatapoja läpi organisaation sekä vapautat esihenkilöiden aikaa ydintehtäviin.

Sote-alan toimijoiden mukaan Numeronin avulla:

• Listojen julkaisu ei ole jäänyt enää viime tinkaan. Kun pohjatiedot ovat kunnossa, suunnittelu on nopeaa.
• Asiat tiedetään ja tehdään jo ennakoivasti. Aiemmassa mallissa on korjailtu asioita paljon jälkikäteen.
• Jaksosuunnitelmasta on mahdollista tehdä useita versioita. Näin esihenkilö voi päättää perustellusti, mikä versio jaksolistasta julkaistaan.
• Esihenkilöiden ymmärrys on kasvanut siitä, mitä voidaan toteuttaa ja mistä joudutaan luopumaan. Muutosten ja tehtyjen päätösten vaikutus nähdään aidosti.
• On saatu monia kipukohtia näkyväksi, jotka on aiemmassa mallissa jäänyt huomiotta.

Lue, miten Treili Oy vähensi työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa Numeronin avulla »

Numeron toimi muutoksessa vetoapuna myös Kårkullalle »

Tutustu myös, miten fiksut järjestelmäintegraatiot vähensivät käsityötä ja säästävät siten työaikaa Deboralla »

Numeron-tuki
numeron.wfm@visma.com
+358 45 865 0199