Case Treili Oy: Työ­vuoro­suunnittelusta kohti ennakoivaa työn suunnittelua

Työvuorosuunnittelu on sotesektorilla isossa roolissa työhyvinvoinnin, laadun ja kustannusten näkökulmasta. Treilin toimitusjohtaja Leena Lehtonen kertoo, että vielä tovi sitten suunnittelu toi mukanaan useita haasteita aina palkanlaskennasta esihenkilöiden ajankäyttöön.

– Ennen muutosta karkeasti noin 30 prosenttia esihenkilöiden ajasta meni työvuorosuunnitteluun. Meille oli aika merkittävä havainto, että kolmesta esihenkilöstä yhden työpanos menee siihen kokonaan, Lehtonen tiivistää.

Kriittinen työpanos valui siis väärään kohtaan ja esihenkilöitä olisi kaivattu listojen ja toteumien teon sijaan muualla. Samalla vaihtelevat käytännöt yksiköiden välillä aiheuttivat haasteita.

– Oli yksiköitä, joissa osa työntekijöistä suunnitteli käytännössä itsenäisesti koko listan. Sitä ei koettu kovin tasa-arvoiseksi.

Siispä Treilillä päätettiin ottaa käyttöön työvoiman hallintajärjestelmä Numeron.

Lehtonen kertoo, että jo vuoden jälkeen voi todeta, että Numeron on tuonut taloudellista hyötyä. Kun henkilöstökulut muodostavat alalla noin 80–85 % kustannuksista, on työvuorosuunnittelu kriittisessä asemassa.

– Ajatus on, että me tuotetaan hyvät, laadukkaat työvuorolistat mahdollisimman pienillä resursseilla ja mahdollisimman nopeasti. Tavoitteena on vähentää suunnitteluun ja optimointiin kuluvaa aikaa vielä lisääkin, mutta listojen suunnitteluun ja toteuttamiseen käytetty aika on pienentynyt jo huomattavasti.

Samalla hän toteaa, että Numeron on tuonut juuri sitä tuottavuutta, jota sotesektorilla tarvitaan kipeästi.

– On pitkään ollut ajatus, että digitalisaatio ja robotiikka ratkoisivat sotealan haasteellisuutta, mutta vielä ei ole löydetty, että miten vanhusten puolella löydettäisiin tähän ratkaisu. Nämä tukitoiminnot on sellaisia, joihin digitalisaatio tuo äärimmäisen hyvin istuvia ratkaisuja sekä kustannustehokkuutta ja tuottavuuden parantumista.

Jos kaikki sotealan toimijat havaitsisivat työvuorosuunnittelun automatisoinnin mahdollisuudet, vaikutukset voisivat Lehtosen mukaan olla mittavat.

– Olemme pohtineet, että jos valtakunnallisesti Suomessa laskettaisiin, paljonko työvuorosuunnitelmien laatimiseen käytetään, niin tästä voisi hyvinkin löytyä se tavoiteltu kolmen miljardin säästö soteuudistukselle.

Sotealalla säästöjen lisäksi tärkeää on toki myös palvelun laatu ja työntekijöiden hyvinvointi. Numeronin avulla Treilillä on saatu yhdenmukaistettua käytäntöjä ja suunniteltua vuorot työn tarpeen pohjalta.

– Halusimme linkittää työvuorosuunnittelua vielä enemmän työn tarpeeseen. Eli minkälaisia työvuorot ja työpäivät ovat ja mitä erityisyyksiä eri vuoroissa pitää huomioida. Nämä olivat ne lähtökohdat, miksi lähdimme muutokseen, Lehtonen tiivistää

– Nyt listasuunnittelu toteuttaa paremmin meidän työn tarpeiden lähtökohtia. Totta kai työhyvinvointi on iso asia, ja lisäksi asiakaslähtöisyys ja työn sujuvuus on lähtökohta, josta itse peilaan näitä asioita. Nyt suunnittelu lähtee siitä, että mitä osaamista on ja paljonko henkilökuntaa tarvitaan eri vuoroissa.

Numeron varmistaa optimoinnin ja tekoälyn avulla, että listat huomioivat työntekijöiden toiveet, osaamisen ja lain vaatimukset. Se takaa muun muassa sen, että työaikalaki ja TES toteutuvat kaikissa vuoroissa. Lehtosen mukaan nyt voidaan luottaa siihen, että listoissa on varmasti huomioitu tärkeimmät asiat, kuten vuorokausilepo.

– Niin hullulta kuin se kuulostaakin niin työvuorosuunnittelulla on suuri vaikutus laatuun. Meillä on työn osaamisen valvonta paremmalla tasolla kuin aikaisemmin sillä Numeron vahvistaa ja valvoo kriittisiä valmiuksia, joita henkilökunnalla pitää olla. Esimerkiksi sitä, että joka vuorossa on riittävä määrä lääkeluvallisia ihmisiä niin, että lääkehoidon laatu on oikealla tasolla. Tämä parantaa palvelun laatua.

Ennen Treilin esihenkilöt olivat vastuussa vuorojen suunnittelusta, mutta nykyään suunnittelu tehdään keskitetysti Numeronin optimoinnin avulla.

– Esihenkilöiden aika käytetään nyt muuhun kuin tekniseen suunnitteluun. Se ei tarkoita etteikö heillä olisi roolia. He nimenomaan muodostavat pohjan työn tarpeelle, eli mitä missäkin vuorossa tarvitaan. He myös varmistavat, että resursointi on riittävällä tasolla ja että valmiudet ovat kunnossa.

Esihenkilöt vahvistavat työhön ja vapaa-aikaan liittyvät toiveet, kuten mieltymyspainotukset aamu-, ilta-, ja yövuoroista. Nyt heillä on aiempaa enemmän aikaa käydä nämä työntekijöiden kanssa läpi.

Samaan syssyyn Treilillä päätettiin siirtyä kuuden viikon suunnittelusykleihin kolmen viikon sijaan. Näin suunnittelua ei tarvitse tehdä jatkuvasti ja työntekijät voivat suunnitella elämäänsä töiden ympärillä aiempaa paremmin.

Käyttöönoton jälkimainingeissa Treilillä on huomattu, että muutos työvuorosuunnittelussa näkyy organisaation kulttuuriin asti. Sotesektorilla työajat ovat Lehtosen mukaan sensitiivinen asia.

– Kun muutetaan näin olennaisia käytäntöjä kuin työvuorosuunnittelu, joka määrittelee koska olet töissä ja koska vapaalla, niin siinä muutetaan työntekijän kulttuuria, hän huomauttaa.

– Kyllä se on tietyllä tavalla yllättänyt myös meidät, että kuinka isosta muutoksesta tässä on kyse. Visman asiantuntijat sanoivat, että huomioikaa että tämä on valtavan iso muutos monelle tekijälle ja osa-alueelle. Ja silti se pääsi yllättämään.

Lehtonen kertoo, että viestimisen merkitystä ei voi korostaa tällaisessa muutoksessa liikaa.

– Joissain tutkimuksissa todetaan, että kulttuurimuutos vie jopa kuusi vuotta. Siihen nähden ollaan vuodessa päästy paljon eteenpäin. Käytännöt ja tunnereaktiot ovat tasaantuneet, ja ollaan löydetty ne linjat, joita toteutetaan. Pidän kokonaisvaltaisena onnistumisena sitä, että jo nyt olemme tasapainoisessa tilanteessa.

Treili Oy on säätiöomisteinen, Tampereelta ponnistava sosiaalipalvelualan yritys. Treili tarjoaa mielenterveys- ja päihdepalveluita, ikäihmisten palveluita sekä perhe- ja työhyvinvonnin palveluita. Toiminta on alkanut jo vuonna 1970. Erilaisten toimialojen lisäksi Treilillä on useita toimipaikkoja. Henkilöstöön kuuluu noin 200 työntekijää, jotka tekevät erityyppistä työtä, aina toimistotyöstä kolmivuorotyöhön. 

–Henkilöstö on meille koko yrityksen suurin voimavara, ja samalla tietysti suuri yksittäinen osa yrityksen kustannuksista, kuvaa Treili Oy:n henkilöstöpäällikkö Maija Mäkelä. 

Aiemmin yksiköiden esimiehet vastasivat työvuorosuunnittelusta. Kesällä 2020 voimaan tullut uusi työehtosopimus antoi alkusysäyksen projektille, jossa koko yrityksen työvuorosuunnittelu ja henkilöstöresurssien käyttö järjesteltiin uudelleen. Käyttöön otettiin myös uusi työvoiman hallintajärjestelmä, Visma Numeron. 

–Numeron valikoitui mukaan demojen ja Visma Enterprisen tekemän kattavan esiselvityksen perusteella. Esiselvitys oli myös todella hyvä tapa nähdä, kuinka järjestelmä sopii juuri meidän tarpeisiimme. Samalla tutustuimme Visman asiantuntijoihin ja huomasimme, että organisaatiossa on oikeanlainen osaaminen ja asiantuntijuus tällaiseen projektiin, kertoo Maija Mäkelä järjestelmän valintaprosessista. 

Perusasioiden tarkentaminen toi monta seikkaa näkyväksi

Ennen järjestelmään liittyviä toimenpiteitä oli edessä perinpohjainen taustatyö, jossa käytiin läpi organisaation rakennetta ja erilaisia työtehtäviä: millaisista tehtävistä työ Treilissä koostuu, millaista osaamista ja valmiuksia eri tehtävissä tarvitaan. 

–Pääsimme avaamaan myös koko organisaation prosesseja ja sitä, millaiset pelisäännöt meillä on työvuorosuunnittelulle ja esimerkiksi erilaisille toiveille.

–Nämä ovat isoja ja perustavanlaatuisia asioita. Tiesimme, että perusasiat ovat kunnossa, mutta prosessi teki näkyväksi myös sen, että aina löytyy tarkennettavaa ja linjattavaa koko yrityksen tasolla.

Työtehtävien ja valmiusvaatimusten tarkka avaaminen muutti koko työvuorosuunnittelun

Taustatyön ja uuden työvoiman hallintajärjestelmän myötä suurimman muutoksen koki tapa, jolla työvuorot suunnitellaan.

–Aiemmin työvuorosuunnittelu pohjautui siihen, että ihmisiä yhdistettiin kellonaikoihin. Nyt työ Treilin yksiköissä koostuu työpaloista, joille on erikseen määritelty tarvittava henkilöstö ja työntekijöiden valmiudet, kuten esimerkiksi hygieniapassit, ensiapukoulutukset ja lääkeluvat.

–Nyt järjestelmä auttaa meitä näkemään ja ennakoimaan, että työntekijöiden valmiudet ovat jatkuvasti kunnossa. Numeronin myötä laadunvalvonta ja valmiuksien varmistus ovat helpottuneet: nyt tilannetieto on sisäänrakennettuna järjestelmään sen sijaan, että se olisi esimiesten muistin tai erikseen ylläpidettävien excel-taulukoiden varassa.

Myös yksiköiden esimiesten työn fokus siirtyi kokonaisuuden kannalta muihin esimiestehtäviin, kun työvuorosuunnittelu tehdään nyt keskitetysti.

–Ennen taustatyön aloittamista pohdimme, että keskitetty työvuorosuunnittelu voisi olla meille järkevä toimintamalli. Prosessien avaamisen ja pohjatyön myötä totesimme, että keskittäminen vapauttaisi esimiesten aikaa heidän tärkeimpään työhönsä.

–Työvuorosuunnittelun hoitaa nykyään yksi ihminen. Esimiehet pystyvät keskittymään yksikkönsä arjen johtamiseen. Esimiehillä on kuitenkin myös tärkeä rooli työvuorosuunnittelussa: he määrittelevät parametrit, joilla järjestelmä optimoi työvuorosuunnittelua.

Tekoäly auttaa huomioimaan toiveet jopa ihmistä paremmin

Numeronin tekoälyyn perustuva työvuorojen optimointi on käytössä myös Treilillä.

–Ensimmäiset työvuorolistat suunniteltiin manuaalisesti, jotta järjestelmä tulisi tutuksi suunnittelijalle. Manuaalisesti toteutettu keskitetty suunnittelu koettiin työlääksi ja optimoinnin käyttöönotto on jo nyt osoittanut toimivuutensa, avaa Maija Mäkelä.

–Optimointi on nopeasti osoittanut automatisoinnin ja tekoälyn yllättävän puolen: ihmisen on vaikea olla yhtä tasapuolinen kuin koneen.Optimointi on joukko erilaisia parametrejä, joiden painotusten peruseella järjestelmä rakentaa työvuorojen suunnittelun. Yksiköiden esimiehet vastaavat parametrien asettamisesta ja johtavat oman kokonaisuutensa arkea tätä kautta.

–Parametrien painotuksilla voidaan yksilöllisesti vaikuttaa työkuorman tasavertaisuuteen, taloudellisuuteen ja ergonomiaan. Työntekijöiden tarpeita ja toiveita esimerkiksi yövuorojen suhteen voidaan  ottaa huomioon nyt jopa paremmin kuin aiemmassa, manuaalisessa, yksikkökohtaisessa suunnittelussa. 

Laadunvalvonta ja ennakointi toimivat sekä asiakkaiden että työntekijöiden eduksi

Visma Numeron on nyt ollut Treili Oy:n käytössä muutaman kuukauden ajan. Maija Mäkelä löytää kokonaisuudesta useita hyötyjä. 

–Jo edellä mainitun laadunvarmistuksen lisäksi Numeron auttaa meitä tekemään töitä ennakoivammin. Olemme aiemminkin pyrkineet varautumaan tulevaisuuteen ja katsomaan asioita pitkällä tähtäimellä, mutta järjestelmän kautta se on entistä helpompaa. 

–Numeron on meille oikeastaan hyvin kokonaisvaltainen työn suunnittelujärjestelmä. Se auttaa meitä katsomaan yrityksen toimintaa ja kokonaisuutta sekä asiakkaan että organisaation näkökulmista entistä tarkemmin.