Numeron helpottaa työvuorosuunnittelua rovaniemeläisissä päiväkodeissa

Vielä vuosi sitten suurimmassa osassa rovaniemeläisistä päiväkodeista työaikasuunnittelu hoidettiin Excel-tiedostoilla. Henkilöstövaltaisella alalla se tarkoitti paljon aikaavievää manuaalista työtä, josta haluttiin eroon.

Ratkaisuksi Rovaniemen varhaiskasvatus löysi Visman vaativiin olosuhteisiin soveltuvan Numeron-järjestelmän. Numeron tekee työvuorojen suunnittelusta huomattavasti sujuvampaa ja tehokkaampaa kuin ennen. 

– Esimerkiksi perustyövuorolistan tekeminen on todella nopeaa, kun työvuorokiertopohjat on viety valmiiksi taustatietoihin, kertoo Rovaniemen varhaiskasvatusyksikön johtaja Satu Linnamäki-Lumme.

Tehoa tuo myös se, että järjestelmään kuvattujen palkkasääntöjen ansiosta Numeron muodostaa palkkatulkinnat automaattisesti toteutuneiden töiden mukaan.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyy aina haasteita, eikä niiltä vältytty Rovaniemelläkään. Kaiken kaikkiaan Numeronin käyttöönotto sujui kuitenkin esimerkillisesti ja aikataulussa. Ratkaisevan tärkeää onnistumisen kannalta oli oma projektipäällikkö, jolla oli käytännön ymmärrys päiväkodin arjesta ja myös johdon tuki.

– Sain olla seitsemän kuukautta projektipäällikön roolissa. Se oli iso asia ja maksaa varmasti itsensä takaisin. Palaverien määrä oli sen verran suuri, etten mitenkään olisi voinut hoitaa sitä omien töiden ohessa. Onneksi minulla on viisas esimies, joka ymmärsi tämän, Satu kiittää.

Käyttöönotto hoidettiin kahdessa osassa: ensin muutamassa pilottipäiväkodissa ja sitten muissa. Kaikkiaan Numeronia käyttää nyt runsaat parikymmentä rovaniemeläistä päiväkotia.

– On hyvä, että käyttöönotto tehtiin kahdessa osassa. Päiväkotien johtajat tarvitsivat paljon tukea ja apua, joten olisi ollut sula mahdottomuus tehdä kaikkia kerralla.

Satu antaa tunnustusta Visma Enterpriselle venymisestä ja ratkaisuhakuisuudesta. Kun järjestelmän loppukäyttäjät eivät ole IT-ammattilaisia, kysymyksiä riittää.

– Meillä on ollut loistava yhteyshenkilö, joka on ottanut vastaan kaikki murheet ja vienyt asioita eteenpäin koko ajan. Yhteistyössä olemme saaneet kehitettyä järjestelmästä meidän tarpeisiimme sopivan.

Numeronia käytetään työvuorosuunnitteluun. Henkilöstövaltaisilla aloilla työn suunnittelussa ja päivittäisessä järjestelyssä on monia muuttujia. Päiväkodeissa tämä tarkoittaa muun muassa lasten hoitoaikoihin liittyviä muutoksia.

– Numeronissa jo vahvistettuun työvuoroluetteloon voidaan tehdä perustellusta syystä muutoksia niin, että ohjelma ymmärtää ne automaattisesti oikein eikä ylityötulkinnan kanssa tule enää sellaisia haasteita kuin ennen, Satu toteaa.

Käytössä on myös OmaNumeron, jonka kautta työntekijät näkevät omat työvuoroluettelonsa, leimaavat omat toteutuneet työaikansa ja voivat esittää poissaolo- ja työvuorotoiveita.

– Tämä on esimiehen kannalta hyvä juttu ja helpottaa työaikasuunnittelua, sillä toiveet siirtyvät suoraan listapohjalle, Satu kertoo.

Vuoropäiväkodeissa Numeron auttaa myös varmistamaan, että kaikissa vuoroissa on riittävästi henkilökuntaa ja henkilöstömitoitus toteutuu.

– Numeronista voin helposti tsekata, että aamuvuorossa on ihminen, samoin sulkemassa ja vielä viikonloppunakin.