Keskitetty työvoimasuunnittelu säästää rahaa ja aikaa

Kårkulla samkommun on malliesimerkki siitä, miten hoitajien mitoitusongelmat on ratkottu tuoreilla ajatuksilla ja uusilla toimintatavoilla. Isona apuna tässä on ollut Numeron-työvoimanhallintajärjestelmä.

Vielä kolme vuotta sitten Kårkulla samkommun paini samanlaisten ongelmien parissa kuin moni muukin sosiaali- ja terveysalan toimija tänä päivänä: hoitajamitoitus takkuili, tieto resurssitarpeista pätki yksiköiden välillä eikä käytössä oleva suunnitteluohjelma toiminut kunnolla. Kuntayhtymä halusikin ottaa kunnon spurtin ja viedä toimintansa 2020-luvulle – sekä asiakasta että työntekijää arvostavaksi ja teknologisesti ajantasaiseksi organisaatioksi. Vetoapua tähän haettiin Visman Numeron-työvoimanhallintajärjestelmästä.

– Etsimme modernia pilvipalvelua, joka sallisi ohjelman käyttämisen missä vain ja milloin vain. Esimiehemme ovat paljon tien päällä ja on todella tärkeää, että he voivat käyttää järjestelmää myös mobiilissa, kertoo resurssisuunnittelija Nora Vahalahti, joka on entisenä yksikönjohtaja ollut muutosprosessissa mukana alusta asti.

– Haimme yhtenäistä toimintatapaa kaikkien yksiköiden välille ja samalla helpotusta yksikön esimiesten työtaakkaan. Halusimme, että kaikissa paikoissa on yhtenäiset työvoimaresurssit, joita voidaan vaihdella tarpeen mukaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos jossain yksikössä on hoitajavejetta, löydetään nopeasti lisää työvoimaa toisista yksiköistä, joissa hoitajamitoitus on väljempi. Näin tiimeissä on aina huippuosaaminen ja silti viikkolevot ynnä muut säännöt toteutuvat hyvin.

Miksi Numeron?

Mutta miksi juuri Numeron valikoitui Kårkullan uudeksi työvoimanhallintajärjestelmäksi?

– Se on tarpeeksi laaja ja läpinäkyvä, Vahalahti summaa.

– Numeronin taakse saa kaikki tarpeet ja osaamiset. Sieltä näkee heti, mitkä ovat kunkin yksikön resurssitarpeet ja millainen osaaminen on kullakin työntekijällä: ovatko ensiapukoulutus ja hygieniapassi voimassa ja onko henkilö rekisteröity Valviraan.

– Varmistamme Numeronin avulla, että joka vuorosta löytyy riittävästi tarvittavaa osaamista. Henkilökunta voi lisätä järjestelmään omat työvuorotoiveensa ja ohjelma auttaa toteuttamaan toiveita mahdollisimman hyvin ja tasapuolisesti, kuvailee Kårkullan henkilöstöpäällikkö Jeanette Gripenberg Numeronin merkitystä arjessa.

Kun työvuorojen suunnittelu tehdään käsipelin sijasta koneella, jakautuvat vapaat ja työvuorot tasa-arvoisesti eikä parhaita vuoroja nappaa se, joka esittää toiveet ensimmäisenä tai on parasta pataa työvuorosuunnittelijan kanssa. Näin työvuorosuunnittelu lähtee aina asiakkaan tarpeista ja kaikissa yksiköissä on lähtökohtaisesti aina oikea määrä osaavaa henkilöstöä. Se on sekä asiakkaan että henkilökunnan paras turva. Näin ketään ei hoida epäpätevä hoitaja eikä itse joudu tekemään työtä, johon ei ole osaamista.

– Etenkin viime aikoina on puhuttu paljon hoivakotien mitoituksesta. Me voimme rehellisesti sanoa, että meillä homma pelaa ja yksiköissä on riittävästi ihmisiä paikalla. Ja olemme tosi ylpeitä tästä! Gripenberg iloitsee.

Alku aina hankalaa?

Usein uusien järjestelmien käyttöönottoa arastellaan ja pahimmillaan jopa tästä syystä lykätään liian pitkälle. Ja totta onkin, että lähes poikkeuksetta uudet järjestelmät vaativat käyttäjiltään myös uusia toimintatapoja.

Kårkullalaiset eivät kuitenkaan pelästyneet haastetta. Visman Customer Success Managerin Marcus Svartbäckin mukaan kuntayhtymässä on ymmärretty tarve nykyaikaistaa järjestelmiä ja myös muutosjohtaminen on hoidettu hyvin.

– Kårkullassa on sitouduttu tosi hyvin kaikkeen tekemiseen ja koko hankkeella on alusta asti ollut vahva johdon tuki, kehuu Svartbäck asiakastaan.

Lue lisää aiheesta:

Projekti starttasi syksyllä 2016, kun yhteistyö aloitettiin kartoittamalla silloinen nykytila ja tavoitetila. Nämä tehtiin neljässä koko päivän työpajassa, joiden pohjalta laadittiin esiselvitys. Vielä tuolloin suunnittelu oli vahvasti hajautettua ja viitisenkymmentä eri yksikönjohtajaa suunnitteli työvuorolistoja. Koska kokonaisresurssit eivät olleet kaikkien tiedossa, jouduttiin lyhytaikaisia sijaisia käyttämään paljon.

Aika pian tavoitteeksi tuli keskittää työvuorosuunnittelu yhteen paikkaan, jolloin sekä työvoiman toiveet ja työpaikkojen tarpeet voitaisiin täyttää mahdollisimman hyvin. Keskitetty suunnittelu auttaa kohdistamaan hoitajia oikeaan paikkaan oikeaan aikaan ja vähentämään sijaisten palkkaamista.

Varsinaisen käyttöönoton kick-off oli maaliskuussa 2017, jolloin käytiin läpi esiselvityksen loppuraportti ja suunniteltiin käyttöönoton askeleet. Kårkullalle ja Vismalle nimettiin projektitiimit, jotka alkoivat yhteistyössä rakentaa Kårkullan omaa perusympäristöä kuntoon. Samanaikaisesti ajettiin Kårkullan ydintiimi sisään Numeron-järjestelmään.

Nyt tilanne on se, että Numeronia ollaan otettu käyttöön Turun seudun lisäksi myös Uudellamaalla, ja järjestelmän on tarkoitus olla koko kuntayhtymän käytössä vuoden 2019 aikana.

Keskitetty työvoimasuunnittelu säästää rahaa

Miten Numeron sitten on muuttanut toimintatapoja ja millaisia hyötyjä se on tuonut tullessaan?

Ensinnäkin ilman isoja laskelmiakin voidaan päätellä, että järjestelmä on helpottanut esimiesten työtä rutkasti. Kun aikaisemmin 50:n yksikönjohtajan tehtävänä ollut suunnittelutyö on siirtynyt kolmihenkiselle resurssisuunnittelijatiimille, on esimiehille vapautunut useita tunteja viikossa itse esimiestyöhön.

Kaikki järjestelmään tehdyt muutokset näkyvät heti kaikille eli tieto kulkee, vaikka olisi missä. Myös GDPR-asiat on huomioitu eikä haamuhoitajia löydy listoilta.

Sekä Gripenbergin että Vahalahden mukaan myös työntekijöiden oma portaali, OmaNumeron, koettu hyväksi. Henkilöstö näkee sieltä omat tietonsa, valmiutensa ja työvuoronsa sekä pystyy toivomaan työvuoroja ja vapaita.

Ja onhan toiminta kaiken kaikkiaan ketteröitynyt.

Esimerkiksi Numeronin tarjoama töihinkutsupalvelu mahdollistaa sen, että sijaisille voidaan tehdä työtarjouksia suoraan järjestelmästä. Näin vältytään soittorumbalta, ja sijaiset voivat vastata suoraan tekstiviestiin, jos haluavat tehdä heille tarjotun vuoron.

Toisinaan taas asiakkaiden voinnissa tapahtuu isoja muutoksia nopeasti ja tällöin tarvitaan nopealla tahdilla hoitajia uuteen paikkaan. Kun tällainen tarve tulee, otetaan kyseisestä paikasta yhteys resurssiyksikköön. Resurssiyksikkö keskustelee sitten muiden yksiköiden kanssa ja selvittää, mistä saadaan lisää hoitajia.

– Tämä on lisännyt me-henkeä ja sellaista ajattelua, että teemme kaikki yhdessä töitä koko kuntayhtymän asiakkuuksien eteen, Gripenberg kuvailee.

Vaikka työntekijöiden ja yksiköiden keventynyt työkuorma on tärkeä osa Numeronin hyötyjä, ei pidä unohtaa myöskään sen aikaansaamia taloudellisia säästöjä. Svartbäck kertoo esimerkin sijaisten käyttämisestä.

– Kårkulla joutuu säännöllisesti järjestämään vakituiselle henkilökunnalle koulutusta, jota varten ostettiin edellisellä kerralla 80 henkilötyöpäivän verran sijaisia. Viimeisimmällä kerralla työvuorosuunnittelu tehtiin Numeronilla eikä sijaisia jouduttu käyttämään lainkaan.

Myös Gripenberg löytää käyttöönotosta taloudellisia hyötyjä:

– Olemme opetelleet ajattelemaan asioita uudestaan ja olemme sillä saaneet paljon säästöjä. Esimerkiksi työpaikkakokousten ajankohdat on mietitty uusiksi, ja jo sillä voidaan säästää kymmeniä sijaistunteja.

– Yksi pilottiyksikkömme teki viime vuonna mielettömästi paljon paremman taloudellisen tuloksen kuin aiemmin. Talousjohdonkin oli pakko todeta, että se on Numeronin ansiota.

Yhteiset tavoitteet vievät hyviin tuloksiin

Svartbäck on vastannut asiakkuudesta alusta ja hänellä onkin hyvä näkemys, miksi Numeron on toiminut organisaatiossa niin hyvin:

– Kårkullan arvot otettiin alusta alkaen vahvasti huomioon ja tähtäsimme työvoiman hallinnan kokonaisvaltaiseeen prosessiin, joka täyttää asiakkaiden ja omaisten tarpeet. Kårkulla pystyy tarjoamaan asiakkailleen turvallista ja hyvää palvelua, kun oikeanlaiset ihmiset tekevät oikeanlaisia hommia.

Myös Kårkullassa ollaan tyytyväisiä yhteistyöhön ja myös palvelu omalla äidinkielellä ruotsiksi saa kiitosta.

– Visman kanssa on ollut tosi helppoa toimia ja ollut tosi tyytyväinen yhteistyön sujuvuuteen. Siellä kaikki ovat olleet aktiivisia, ja olemme saaneet paljon tukea ja apua nopeasti, Vahalahti kiittelee.

– Olemme halunneet profiloitua moderniksi työnantajaksi, joka houkuttelee hyviä työntekijöitä. Tämä on vaatinut sitä, että ajatellaan asiat uusiksi ja tehdään toimintatapoihin muutoksia, toteaa Gripenberg ja jatkaa:

– Projekti on vienyt aikaa ja saakin viedä sitä. Muutoksen tekeminen ei koskaan tapahdu nopeasti.