Automatisoitu tiedonsiirto työvuorosuunnittelun, työaikakirjausten ja palkkahallinnon välillä helpottaa arkea ja vähentää virheiden riskiä.

Valtakunnallisesti toimiva Debora Oy tuottaa kotiin vietäviä sosiaali- ja terveyspalveluita mm. ikäihmisille, vammaisille, lapsiperheille ja kuntoutujille. Deboran työajanhallinnan järjestelmän uudistusprojekti lähti käyntiin tarpeesta saada tehokas ja työtä tukeva työvuorosuunnittelun työkalu.

Kotiin vietävien palveluiden työvuorosuunnittelu ja työajanhallinta asettavat omat vaatimuksensa järjestelmille. Debora Oy löysi Visma Numeronin työajanhallintajärjestelmästä ja DomaCaren toiminnanohjausjärjestelmästä yhdistelmän, joka auttaa kohdistamaan työvuorot ja asiakaskäynnit, sekä tuottamaan noiden tietojen pohjalta palkanlaskennan, laskutuksen ja operatiivisten mittareiden pohjadatan.

– Tämän yhdistelmän avulla tieto myös kulkee työntekijöiden mukana ajasta ja paikasta riippumatta, kuvaa liiketoiminnan kehityspäällikkö Annukka Viinamäki Deboralta.

Tavoitteena helpompi arki automatisoinnin avulla

Ennen Numeronin käyttöönottoa Deboran järjestelmät eivät taipuneet näihin tarpeisiin aivan toivotulla tavalla. 

– Aikaisemmat järjestelmät toimivat lähtökohtaisesti asiakaskäyntien pohjalta. Se hankaloitti sekä työntekijöiden että esimiesten työtä, kuvaa Annukka Viinamäki lähtötilannetta.

– Jouduimme esimerkiksi täydentämään manuaalisesti lisä- ja ylityötietoja henkilötasolla ennen varsinaista palkanlaskentaa. Käsityön määrä ja siitä johtuvien inhimillisten virheiden riski myös nousi.

Järjestelmäuudistuksen tärkein tavoite olikin helpottaa esimiesten ja työntekijöiden arkea automatisoimalla TES-tulkintoja ja tietojen siirtoa automaattisesti järjestelmien välillä. Tähän tarpeeseen Numeron on vastannut hyvin. Järjestelmään on lisäksi helppoa tehdä muutoksia nopeallakin aikataululla: esimerkiksi kevään poikkeusoloihin määritetyt uudenlaiset poissaolot oli helppo lisätä järjestelmään itse.

– Esimiesten vastuun määrä on suuri: he mm. osallistuvat asiakastyöhön, vastaavat arjen toiminnasta sekä yksikkönsä palvelun laadusta ja viestinnästä niin henkilöstölle kuin asiakkaillekin sekä taloudesta. Järjestelmien tulee tukea arjen hallintaa ja säästää esimiehen ja työntekijöiden aikaa.

Pääkaupunkiseudun henkilökohtaisen avun esimies Janina Meriluoto kertoo työvuorosuunnittelun sujuvan nyt joustavasti. 

– Henkilökohtaisessa avussa työvuorosuunnittelu lähtee asiakaskäyntien pohjalta, asiakkaiden tarpeista ja toiveista, joten siirtyminen Numeroniin vaati HAPUssa enemmän muutoksia ja työvuorosuunnittelu koettiinkin aluksi monimutkaiseksi.

– Nykyään työvuorosuunnittelu on ketterää, töiden pikalisäys on helppoa ja nopeaa. Varsinkin kun luomme pohjan ensin DomaCaressa, ja sen jälkeen lähdemme muotoilemaan suunnitelmaa Numeroniin, on työaikoja helppo muokata Numeronissa.

Integroidut järjestelmät siirtävät tietoa automaattisesti

Deborassa päädyttiin ratkaisuun, jossa työvuorot suunnitellaan Numeronin avulla. Numeron puolestaan on integroitu DomaCare -toiminnanohjausjärjestelmään, jonka kautta työntekijät kirjaavat asiakaskäynnit ja työajan. Numeronin tulkitsemat palkkatapahtumat siirtyvät palkanlaskentaan suoraan rajapinnan avulla valmiiksi palkkalajeittain jaoteltuna.

Uusien järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen avulla esimiehet voivat käyttää työaikaansa enemmän mm. ihmisten johtamiseen sekä tukemiseen ja asiakaspalveluun. Kun käsityön määrä vähenee, laskee myös inhimillisten virheiden mahdollisuus.

– Työajan leimaaminen ollut helpottava ja aikaa säästävä tekijä. Näin työntekijä itse vastaa toteutuneiden työaikojen oikeellisuudesta ja saamme kätevästi käsiteltyä päivittäin koko yksikön leimat. ”Palkkojen lukitukset” tuovat myös varmuutta siihen, että kaikki korjaukset varmasti menevät aina palkanlaskijan kautta, eivätkä jää vahingossa huomaamatta seuraavassa palkanmaksussa.

– Kolmas hyvä lisä on ollut korvausten hyväksyntä, eli esimiehen läpi ei voi vahingossa mennä aiheettomia korvauksia. Jokainen työntekijän kirjaus työajoista sekä korvauksista tulee esimiehen käsitellä ennen palkkoihin viemistä, kuvaa Janina Meriluoto.

Automatisoitu tiedonsiirto helpottaa arkea ja tarjoaa dataa eri tarpeisiin

Parasta Numeronissa on järjestelmän käytön helppous ja se, että palkanlaskennassa tarvittava data siirtyy nyt automaattisesti paikasta toiseen. Tulevaisuudessa tavoitteena on saada myös tarvittavat henkilötiedot sekä työvuorot siirtymään rajapintojen kautta HR-, työajanhallinta-  ja toiminnanohjausjärjestelmien välillä.

– Aiemmin esimiehen palkka-aineiston kokoaminen alkoi vasta palkkakauden päätyttyä, kun toteutuneet työvuorot ja poissaolot olivat tiedossa. Parasta esimiehelle onkin se, että kun työvuorot ja poissaolot on asetettu Numeroniin toteutuneen mukaisesti, on seuraava palkkaprosessin vaihe palkkalaskelmien tarkastaminen ennen varsinaista palkanmaksua, Annukka kertoo. 

Myös Numeronin pääkäyttäjäominaisuudet saavat Annukalta kiitoksia.

Numeron-tuki
numeron.wfm@visma.com
+358 45 865 0199