Autonominen suunnittelu sotealalla – kattava tietopaketti
Autonomiselle suunnittelulle on myös vaihtoehtoja, jotka voivat palvella sotealan työntekijöiden etua vielä paremmin. Lue täältä kattava tietopaketti aiheesta.
Autonominen työvuorosuunnittelu sotealalla
Haluatko ymmärtää autonomista työvuorosuunnittelua ja sen roolia sotealalla? Kasasimme kaiken tärkeän materiaalin aiheesta tälle sivulle.
Jos haluat, voit hypätä suoraan sinua kiinnostavaan kohtaan:
- Mitä on autonominen työvuorosuunnittelu?
- Mitä hyötyjä ja haasteita siihen liittyy?
- Milloin keskitetty suunnittelu kannattaa autonomisen suunnittelun sijaan?
- Miten automatiikkaa kannattaa hyödyntää työvuorosuunnittelussa?
- Case Siun Sote: näin toimintalähtöinen, keskitetty suunnittelu sujuvoitti arkea
- Näin lisäät työhyvinvointia ja otat automatiikan käyttöösi
Mitä on autonominen työvuorosuunnittelu?
Autonomisella suunnittelulla viitataan siihen, että työntekijät suunnittelevat työvuorot yhdessä sovittujen pelisääntöjen ja reunaehtojen puitteissa joko osittain tai kokonaan itsenäisesti.
Sen jälkeen esihenkilö vie suunnitelmat järjestelmään, tarkistaa ne ristiriitaisuuksien varalta, sekä varmistaa, että ne ovat työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten mukaisia. Jos ristiriitaisuuksia löytyy, käy hän neuvottelukierrokset työntekijöiden kanssa ennen listojen hyväksyntää ja julkaisua.
Autonomisen suunnittelun hyödyt ja haasteet
Hyödyt
Autonominen suunnittelu on sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla yleinen käytäntö, jonka avulla on perinteisesti pyritty lisäämään työntekijöiden vaikuttamismahdollisuuksia työhön ja näin parantamaan työhyvinvointia.
Erikoissairaanhoidon sairaanhoitajista jopa 62 % uskoo, että työn ja perhe-elämän parempi yhteensovittaminen lisäisi alan vetovoimaa. Sotealan työntekijät selkeästi kaipaavat läpinäkyvyyttä ja vaikuttamisen mahdollisuuksia vuoroihinsa.
Autonominen suunnittelu täyttää hyvin tämän tarpeen, sillä siinä suunnitelmat ovat loppupeleissä työntekijöiden käsissä. Moni hoitaja kokee, että se parantaa jaksamista työssä, helpottaa vapaa-ajan suunnittelua ja sitä myötä lisää myös työn houkuttelevuutta.
Se, palveleeko autonominen suunnittelu nykyisellä mallilla työntekijöiden etua parhaalla mahdollisella tavalla, on kuitenkin kiistanalaista. Tästä päästäänkin mallin haasteisiin.
Haasteet
Hoitajapulan vallitessa autonomisessa suunnittelussa on äärimmäisen hankalaa huomioida kaikkia niitä seikkoja, jotka vaikuttavat työntekijöiden jaksamiseen ja työhyvinvointiin.
Tässä muutamia esimerkkejä siitä, millaisia haasteita autonominen suunnittelu tuo tullessaan:
- Vuorojen suunnittelussa on haasteellista ottaa huomioon osaamisen vaikutus. Autonomisessa suunnittelussa työntekijöiden on haastavaa suunnitella objektiivisesti jokaiseen vuoroon riittävä määrä oikeaa osaamista. Sotealalla on tyypillistä, että työn tarve vaihtelee kellonajasta ja viikonpäivästä riippuen ja vuoroissa vaaditaan monenlaista perus- sekä erityisosaamista. Silloin kun vuoroista ei löydy tätä riittävällä tasolla tai osaajia on liian vähän, työn tekeminen on monta kertaa raskaampaa.
- Vuorojen suunnittelu ei todennäköisesti ole täysin tasapuolista ja oikeudenmukaista. Autonomisessa suunnittelussa vuorojen jakautumisen peruste ei ole läpinäkyvää. Reunaehdoista ja pelisäännöistä huolimatta suunnittelijana on ihminen, ja silloin on aina haastavaa pysyä täysin reiluna ja objektiivisena. Siksi autonomisessa suunnittelussa on vaikea estää epätasa-arvoa siinä, kuka saa toiveensa läpi ja kuka taas ei. Usein nopeimmat taikka äänekkäimmät saavat ne kaikkein parhaat ja halutuimmat vuorot.
- Vuorojen suunnitteluun kuluu moninkertaisesti aikaa. Kaikkien toiveiden sekä useiden muokkaus- ja kommentointikierrosten keskellä autonominen suunnittelu vie valtavasti aikaa sekä työntekijöiltä että esihenkilöltä. Tätä arvokasta aikaa voisi käyttää suoraan varsinaiseen hoitotyöhön tai yksikön kehittämiseen ja johtamiseen. Kun näihin ei ole riittävästi aikaa, työhyvinvointi heikentyy pitkällä tähtäimellä.
- Vuorosuunnittelu ei perustu todelliseen yksikön työn tarpeeseen. Tyypillisesti sotealan yksiköiden vuorot suunnitellaan totuttujen kaavojen mukaisesti. Tällöin selvitetään paljonko työntekijöitä on saatavilla ja heidät pyritään jakamaan kiinteisiin aamu-, päivä-, ilta- ja yövuoroihin. Tällöin vuoroissa on päivästä ja viikosta toiseen sama määrä työntekijöitä riippumatta siitä paljonko potilaita on paikalla ja millaisia tarpeita heillä on. Suunnittelussa ei ole lähtökohtana työn tarve, eli potilaiden määrä ja heidän hoitoonsa vaadittava osaaminen.
Sellaisten reunaehtojen määrittely jotka auttaisivat työntekijöitä huomioimaan kaiken tämän, on suoraan sanoen mahdotonta luoda. Siksi työntekijöiden ääni pitäisi saada kuulumaan suunnitelmia tehdessä jollain paremmalla tapaa kuin perinteisellä autonomisella suunnittelulla.
Mitä on keskitetty suunnittelu ja milloin se kannattaa autonomisen suunnittelun sijaan?
Keskitetyssä suunnittelussa työvuorot suunnitellaan kerralla useampaan yksikköön. Tällöin suunnittelijana on työvuorosuunnittelun ammattilainen, joka tuntee työehtosopimukset, työaikalain sekä toiminnan, johon suunnittelua tehdään.
Keskitetty suunnittelu aiheuttaa usein kauhistusta työntekijöiden keskuudessa, erityisesti jos ollaan tekemässä siirtymää autonomisesta suunnittelusta tähän: miten joku tuntematon tuntisi jokaisen yksikön ja työntekijöiden tarpeet ja osaisi suunnitella vuorot jotka tukisivat työhyvinvointia?
Siksi keskitetyssä suunnittelussakin pitää huomioida työntekijöiden toiveet ja ääni. Parhaimmillaan se näyttää tältä:
- Suunnittelutyö on sujuvaa yhteistyötä yksikön esihenkilön ja keskitetyn suunnittelun kanssa. He yhdessä varmistavat, että tuleva yksikön suunnitelma vastaa jakson palveluntarvetta ja työntekijöiden toiveita.
- Keskitetty suunnittelu ei oikein tehtynä vie työntekijöiltä vaikutusmahdollisuuksia pois: tällöin suunnittelun pelisääntöjen määrittelyllä on iso rooli. Sen pohjalla on tiedossa iso määrä erilaisia taustatietoja, jotka huomioidaan listoja tehdessä. Esimerkiksi työntekijöiden työ- tai vapaapäivätoiveiden määrä, osaamiset vs. osaamistarpeet, yksikön tuleva työn tarve, ennalta tiedetyt poissaolot, sijaisten käytettävyys ja niin edelleen.
Yksikkökohtaiseen suunnitteluun verrattuna keskitetty suunnittelu on tasapuolisempaa, kustannustehokkaampaa ja läpinäkyvämpää. Tällöin käytössä on myös enemmän osaajia, joita voidaan käyttää joustavasti eri yksiköiden välillä siten kun työntekijöiden kanssa on sovittu.
On hyvä muistaa, että keskitetty suunnittelu ja autonominen suunnittelu eivät kaikesta huolimatta ole toistensa vastakohtia, eivätkä suoraan sulje toisiaan pois: yhteisöllisen suunnittelun elementtejä voi ja kannattaakin hyödyntää keskitetyssä suunnittelussa ja näin varmistaa, että työntekijöiden ääni tulee kuuluviin.
→ Miltä työvuorosuunnittelun pitäisi näyttää tulevaisuudessa? Lue kolme isointa kentältä nousevaa trendiä ja miten näihin kannattaa reagoida.
Paras lopputulos saadaan silloin, kun vuorosuunnittelussa hyödynnetään automatiikkaa
Pelkkä keskitetty suunnittelu ei ole yksinään ratkaisu sotealan vuorosuunnittelun haasteisiin. Suunnittelun keskiössä täytyisi aina olla potilaat ja heidän tarpeet, sekä työntekijöiden hyvinvointi. Hyvä suunnitelma varmistaa, että yksikön ja yksilön työhyvinvointi on kohdallaan, palveluntarve täyttyy ja organisaation tuottavuustavoitteet toteutuvat.
Siksi vuorosuunnittelun taustalle tarvitaan automatiikkaa ja dataa ja työn tarve täytyy saada jollain tavalla näkyville suunnitteluun. Sitä voidaan kaivaa esimerkiksi historiadatasta, ajanvaraustilanteista, potilaiden määrästä osastostolla, potilaan hoitoisuustiedosta tai muusta vastaavasta.
Ihmisaivot eivät yksinään kykene hahmottamaan tällaista pakettia, ja silloin kuvioon astuu järjestelmä ja jaksosuunnitelmien matemaattinen optimointi. Se auttaa mm. silloin, kun suunniteltavana on suuri määrä henkilöitä, vuororakenne on vaativa, on paljon erilaisia vuorokombinaatioita, henkilöiden osaamiset vaihtelevat ja työntekijät ilmoittavat sähköisesti työ- ja vapaapäivätoiveet. Keskitetyn suunnittelun ammattilaiset osaavat ottaa parhaat hyödyt irti automattisesta jakso-optimoinnista.
>> Lue lisää työvuorojen optimoinnista.
Webinaarivinkki: Kasasimme alan asiantuntijat pohtimaan miten työvuorosuunnittelulla ja vuorojen optimoinnilla voitaisiin ratkoa hoitajapulaa. Katso keskustelu täällä.
Case Siun Sote: näin toimintalähtöinen, keskitetty suunnittelu on helpottanut hoitajien arkea
Siun sotessa siirryttiin yksikkökohtaisesta työvuorosuunnittelusta ja työvoimanhallinnasta keskitettyyn ja toimintalähtöiseen suunnitteluun: käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työvuorosuunnittelussa huomioidaan työn tarve, eli potilas- ja asiakastilanne ja työn vaatima osaaminen sekä henkilöstön käytettävyys ja osaaminen. Apuna käytetään työvoimanhallintajärjestelmä Numeronia.
Lisää työhyvinvointia Numeronilla
Hoitohenkilökunnan työhyvinvoinnista huolehtiminen, osaamisen hallinta ja potilaiden pitäminen kaiken keskiössä vaatii tietokoneen laskutaitoa parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.
Tämän saat mukaan palettiin työvoiman hallintajärjestelmä Numeronilla. Sen avulla:
- Suunnittelun pohjana toimii etukäteen kuvatut työt ja niiden vaatimat osaamiset. Avoimille töille etsitään automaattisella jakso-optimoinnilla oikeat osaajat perustuen esimerkiksi osaamisprofiileihin, työsopimustietoihin ja työntekijöiden toiveisiin.
- Jaksolistat muodostuvat työn tarpeen mukaan. Yksi vaihtoehto näyttää työn tarvetta on hyödyntää dataa historiatiedosta ja laskea tarvittavien osaajien määrää sen mukaan.
- Suunnittelussa auttaa “kone” sille kerrottujen sääntöjen mukaisesti. Tällöin työvuorosuunnittelu on automatisoitua, tasapuolista ja nopeaa. Automaattinen suunnittelu lisää myös työhyvinvointia: kun vuoroista löytyy aina oikea määrä osaajia, osaamisesta tulee aidosti merkityksellistä.
- Päivittäisen töidenjärjestelyn aikana tapahtuvat muutokset työn tarpeessa tai henkilöiden käytettävyydessä näkyvät reaaliaikaisesti. Numeronin mitoitustieto on yksi tunnusluku, jonka perusteella voidaan päätellä esimerkiksi yksikön sijaistarvetta.
- Jos sijainen tarvitaan, Numeronin kautta voidaan lähettää sopiville osaajille kohdennettu työkutsu tai siirtää tekijää vailla oleva vuoro avoimelle vuorotorille. Työntekijät voivat esimerkiksi valita vuorotorilta itselleen sopivia vuoroja oman osaamisen mukaan.
- Työntekijät voivat edelleen vaikuttaa siihen millaista työtä he tekevät. Toiveita voi esittää lisäämällä ne suoraan järjestelmään. Työ- ja vapaapäivätoiveiden kautta työntekijän ääni tulee kuulluksi. Järjestelmä pyrkii myös aina suunnittelemaan työntekijöille ergonomiset listat. Työaikaergonomian toteutumista on helppo seurata Numeronin työhyvinvointimittareiden avulla.
- Tiedolla johtaminen mahdollistuu. Jatkossa dataa voidaan aidosti käyttää päätöksenteon ja suunnittelun pohjana sekä estää arjessa asioiden kriisiytymiset.
Haluatko kuulla lisää keskitetystä suunnittelusta ja miten voit Numeronin avulla parantaa organisaatiosi tasa-arvoa, työhyvinvointia ja resursointia?
Haluatko kuulla lisää Numeronista? Ota yhteyttä myyntiimme.
Kerro meille organisaatiosi tarpeista, niin katsotaan onko Numeron teille oikea ratkaisu.
Mika Alanen
Key Account Manager
mika.alanen@visma.com
+358 50 599 7409
Jouko Hildén
Key Account Manager
jouko.hilden@visma.com
+358 50 348 8728
Numeron-tuki
numeron.wfm@visma.com
+358 45 865 0199