Toiminnanohjaus­järjestelmät 2021 – löydä oikea ERP-järjestelmä teollisuus-, tukku- tai erikoistavarakaupan PK-yritykseen

Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä (lyhenne sanoista "enterprise resource planning") on ohjelmisto, joka antaa yritykselle kokonaiskuvan sen tärkeimmistä prosesseista ja tilanteesta: taloudesta, varastosta, valmistus- ja myyntiprosesseista ja useimmiten myös asiakkaista ja ajankäytöstä. 

product-orange.png

Tässä jutussa perehdymme perusasioihin, jotka olisi hyvä olla hallussa silloin, kun yrityksessä pohditaan toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista tai vaihtamista:

1. Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä ja mihin sitä tarvitaan?

2. Mitä hyötyä toiminnanohjausjärjestelmästä on?

  • Ajantasainen näkymä eri tilanteisiin
  • Vähemmän säätöä arjessa

3. Erilaiset toimialat edellyttävät toiminnanohjausjärjestelmiltä erilaisia painotuksia

4. Parhaan toiminnanohjausjärjestelmän valinta edellyttää oman bisneksen tuntemista

5. Toiminnanohjausjärjestelmän hinta

  • Mistä ERP-järjestelmän hinta muodostuu?
  • Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon täytyy investoida myös aikaa

6. Missä vaiheessa toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa hankkia?

  • Toiminnanohjausjärjestelmä aloittavaan yritykseen
  • Kasvavan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä
  • Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen – miksi, milloin ja miten?

7. Toiminnanohjausjärjestelmät eri toimialojen yrityksiin

  • Toiminnanohjausjärjestelmä valmistavan teollisuuden yritykseen
  • ERP-järjestelmän kootut hyödyt teollisuusyritykselle
  • Toiminnanohjausjärjestelmä tukkukaupan tai erikoistavarakaupan yritykseen
  • ERP-järjestelmän kootut hyödyt tukku- ja erikoistavarakaupan yritykselle

8. Toiminnanohjausjärjestelmien ominaisuudet

  • Tuotannonohjaus
  • Materiaalihallinto
  • Varasto
  • Työnohjaus
  • Projektilaskenta
  • Raportointi
  • Palkanlaskenta
  • Pankkiyhteys

9. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto – huomioi nämä

1. Mikä on toiminnanohjaus­järjestelmä ja mihin sitä tarvitaan?

Nimensä mukaisesti toiminnanohjausjärjestelmään kytkeytyvät yrityksen tärkeimmät toiminnot: reskontra ja/tai taloushallinto, varastonhallinta, tuotannonohjaus ja joskus myös myynti ja CRM, eli asiakkuuksien hallinta. 

Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tunnistaa usein siitä, että siihen voi valita tarvitsemansa moduulit ja kasvattaa järjestelmää yrityksen kasvaessa pikku hiljaa. Useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä on myös rajapinta, jonka avulla siihen voi tuoda tietoja myös muista yrityksen tietojärjestelmistä; työajanseurannasta tai vaikkapa tuotekonfiguraattorista. 

Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan kannattaa käyttää aikaa ja ajatusta. Hankinnan yhteydessä yrityksen ydinprosesseja kannattaa tarkastella kriittisesti ja pohtia, millainen järjestelmä tukee toimintaa ja henkilökunnan arkea mahdollisimman hyvin.spot_Orange_Statistics.png

2. Mitä hyötyä toiminnanohjaus­järjestelmästä on?

Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa PK-yrityksiä ottamaan liiketoimintansa kasvussa sen "seuraavan askeleen" kahdella eri tavalla: 

  • Toiminnanohjausjärjestelmä antaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloustilanteeseen ja olemassaolevien resurssien (henkilöstö, raha, laitteet, tuotteet ja palvelut) käyttöön.
  • Toiminnanohjausjärjestelmä vähentää arjen manuaalista työtä ja turhia työvaiheita (varastokirjanpidon automatisointi, prosessien ohjaus ja viilaus).

Ajantasainen näkymä eri tilanteisiin

Oikein valittu toiminnanohjausjärjestelmä antaa näkymän esimerkiksi tilausten ja varaston arvoon ja siihen, voisiko esimerkiksi toimitusaikoja tiivistää tai onko logistiikkaprosesseissa, tuotannon läpimenoajoissa tai varaston kiertonopeudessa parannettavaa. Näin yrityksen resurssitilanteen seuranta ja hallinnointi on helpompaa ja reaaliaikaista. 

Vähemmän säätöä arjessa

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla yrityksen tiedot ovat tallessa yhdessä paikkaa: tietoja ei tarvitse käydä paikan päällä tarkistamassa, tai olemassaolevaa tietoa yhdistellä manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Ajantasainen tieto auttaa priorisoimaan ja tekemään päätöksiä, ja tietojen tausta on myös tarvittaessa helppo jäljittää.spot_Orange_Project.png

3. Erilaiset toimialat edellyttävät toiminnanohjaus­järjestelmiltä erilaisia painotuksia

On päivänselvää, että suuryrityksen ERP:ltä odotetaan erilaisia asioita kuin PK-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmältä. Toiminnanohjausjärjestelmää valitessa on syytä kiinnittää huomiota myös siihen, että valittu järjestelmä sopii yrityksen toimialalle, ja se antaa myös mahdollisuudet yrityksen kasvulle tulevaisuudessa.

Silloin, kun teollisuusyritys valmistaa tuotteita, ovat varastokirjanpito ja resurssienhallinta tärkeässä roolissa. Jos haussa on toiminnanohjausjärjestelmä tukkukaupan yritykseen, on syytä päästä pureutumaan esimerkiksi varaston kiertonopeuteen ja arvoon sekä myynti- ja ostotilauksiin helposti. Asiantuntijatoimialoilla taas vaaditaan työvuoro- ja resurssisuunnittelun yhdistämistä varattuihin palveluihin ja niiden laskutukseen.

spot_Orange_Target.png

4. Parhaan toiminnanohjaus­järjestelmän valinta edellyttää oman bisneksen tuntemista

Mistä tunnistaa hyvän – saati parhaan – toiminnanohjausjärjestelmän? Parhaan ERP-järjestelmän valinta edellyttää ennen kaikkea oman yrityksen liiketoiminnan, kasvutavoitteiden ja pullonkaulojen tunnistamista.

Toiminnanohjaus­järjestelmän tärkeimpien ominaisuuksien valinnassa kannattaa pohtia ainakin seuraavia asioita:

  • Lähivuosien kasvutavoitteet ja kasvun pullonkaulat, joita ERP-järjestelmällä halutaan taklata – millaisia asioita toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tehdä näkyväksi? Millaisia prosesseja sen täytyy tukea?
  • Markkinat, joille yritys tähtää – tuleeko toiminnanohjausjärjestelmän tukea esimerkiksi yrityksen kansainvälistymistä?
  • Toiminnanohjausjärjestelmän integraatiot – mihin ohjelmistoihin ja toimintoihin ERP halutaan ensisijaisesti kytkeä? Tarvitaanko myöhemmin lisäintegraatioita?
  • Miten yhteistyökumppaneiden käyttämät ohjelmat, esimerkiksi taloushallinnon ohjelmisto, sopivat yhteen eri ERP-järjestelmien tai eri valmistajien ohjelmistojen kanssa?
  • Pilvi- vai on-premise -ohjelma: rajataanko toiminnanohjausjärjestelmään pääsy työpaikalle tai sovelluspalveluyhteyteen, vai hankitaanko selainpohjainen ohjelma, jota voi käyttää mistä ja milloin vain?
  • Millaisia toiveita käyttäjillä on ohjelmiston käytettävyyden, visuaalisuuden ja esimerkiksi raporttimallien suhteen?
  • Onko järjestelmän toimittaja vakaa ja vastuuntuntoinen, jotta ohjelmiston tuotekehitys ja käyttötuki jatkuvat myös tulevina vuosina?

spot_Orange_Interface.png

5. Toiminnanohjaus­järjestelmän hinta

Toiminnanohjausjärjestelmän hintaan vaikuttavat monet asiat. ERP-järjestelmän hinta kannattaa kuitenkin aina ajatella investointina: toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee todennäköisesti maksamaan itsensä takaisin – se toki edellyttää sitä, että järjestelmän hankkimiselle on mietitty sekä perusteet että tavoitteet, ja määritelty, miten järjestelmän halutaan tukevan yrityksen liiketoiminnan kasvua.

Mistä ERP-järjestelmän hinta muodostuu?

Toiminnanohjausjärjestelmän hinta muodostuu: 

  • käytettävistä moduuleista (eli toiminnoista, joita järjestelmän kautta käytetään)
  • käyttäjäkohtaisista lisensseistä (ketkä järjestelmää käyttävät)
  • mahdollisista integraatioista muihin järjestelmiin
  • käyttöönottoprojektin koosta

Jos ERP-järjestelmään täytyy tehdä muutoksia esimerkiksi yrityksen toimintamallien mukaan, tai integraatiot muihin järjestelmään ovat erityksen monimutkaisia, voidaan projektissa tarvita edellä mainittujen lisäksi konsultointi- ja esimerkiksi sovelluskehitysosaamista. Tämä tietysti kasvattaa projektin investointia.

Siksi kokonaisuus kannattaakin suunnitella huolella ja yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa, ja pohtia avoimesti myös yrityksen prosesseja ja niiden kehittämistä osana toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa.

Toiminnanohjaus­järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon täytyy investoida myös aikaa

Toiminnanohjausjärjestelmä on läsnä yrityksen arjessa joka päivä, joten sen käyttöönottoon ja käytön opiskeluun täytyy varata aikaa.

Aikainvestointi kuitenkin kannattaa, sillä toiminnanohjausjärjestelmästä on suurin hyöty silloin, kun työntekijät tietävät, miksi järjestelmä on käytössä ja miten se alkaa pikkuhiljaa helpottaa arkea ja nopeuttaa rutiineja.spot_Orange_Questions.png

6. Missä vaiheessa toiminnanohjaus­järjestelmä kannattaa hankkia?

Toiminnanohjaus­järjestelmä hankitaan useimmiten silloin, kun yrityksen kasvu sitä vaatii. Ohjelmistoista on usein kuitenkin apua myös jo yrityksen alkutaipaleella.

Toiminnanohjausjärjestelmä aloittavaan yritykseen

Aloittavan yrityksen on usein järkevää valita itselleen sopivin kokonaisratkaisu, eikä laajentaa perusjärjestelmää lisäosilla – silloin kokonaiskustannus voi helposti karata käsistä. Yrityksen kannattaa ottaa ERP käyttöön ensimmäisenä omissa ydinprosesseissaan: jos taloushallinto on yrityksessä tukiprosessi (kuten se monesti on), on tärkeämpää kattaa toiminnanohjausjärjestelmällä ensin myynti, ostot ja tuotanto. 

Taloushallinnon moduuliin kannattaa jo alusta alkaen yhdistää myös varastonhallinta, joka kertoo yrittäjälle varaston tilanteen, arvon ja tavaran kiertonopeuden. Työajanseuranta on pakollinen jo pienimmissäkin yrityksissä, sen voi myös yhdistää osaksi toiminnanohjaus- ja taloushallinnon järjestelmää. 

Kasvavan yrityksen toiminnanohjaus­järjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa yritystä kasvamaan. Se luo läpinäkyvyyttä, jonka avulla pystytään puuttumaan pullonkauloihin esimerkiksi valmistus- tai logistiikkaprosesseissa, ja tekemään esimerkiksi investointipäätöksiä, jotka perustuvat mutuilun sijaan tietoon. Tarvikkeissa ja varastossa kiinni oleva arvo on jatkuvasti tiedossa eikä tarvetta esimerkiksi raskaille inventaarioille pääse syntymään. 

Kun henkilöstön ja tilausten määrä kasvaa, nousee usein myös tarve prosessien yhdenmukaistamiseen ja siihen, että asiakkaita, tilauksia ja resursseja koskevat tiedot pysyvät tallessa yhdessä järjestelmässä – esimerkiksi useiden eri excel-taulukoiden sijaan. Manuaalisen työn määrä vähenee, kun tietoja ei tarvitse ensin ottaa ulos yhdestä järjestelmästä ja sitten syöttää toiseen, vaan tieto kulkee automaattisesti prosessien ja järjestelmien välillä. 

Kun kasvuyrityksen ERP yhdistetään työajanseurantajärjestelmään ja palkanlaskentaan, helpottuu kriittisten työn suorittamiseen liittyvien tietojen siirto, niin yrityksen sisällä kuin eri sidosryhmienkin kanssa. Reaaliaikainen raportointi auttaa yrityksen toimivaa johtoa ja omistajia seuraamaan kasvua suhteessa odotuksiin. 

Toiminnanohjaus­järjestelmän vaihtaminen – miksi, milloin ja miten?

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on iso projekti, joten siihen kannattaa ryhtyä vain silloin, kun vanha järjestelmä ei kertakaikkiaan enää palvele tarkoitustaan. Tarve saattaa syntyä esimerkiksi siitä, että vanhan järjestelmän tai sen osan kehitys lopetetaan, tai siitä, että vanhaa järjestelmää ei pysty laajentamaan riittävästi. 

ERP-järjestelmän vaihtamista ohjaavat samat kriteerit kuin ensimmäisen ERPin hankintaakin: projektin ensimmäinen ja tärkein vaihe on selvittää tarkkaan asiat, joihin toiminnanohjausjärjestelmän avulla halutaan näkyvyys tai muutoksia, ja valita järjestelmä niin, että se istuu näihin tavoitteisiin. 

Pohditko järjestelmän vaihtamista? Tästä oppaasta löydät tietoa siitä, milloin, miksi ja miten toiminnanohjausjärjestelmän vaihto kannattaa, jotta se onnistuu mahdollisimman tuskattomasti.

Lataa opas

7. Toiminnanohjaus­järjestelmät eri toimialojen yrityksiin

Toiminnanohjaus­järjestelmä valmistavan teollisuuden yritykseen

Valmistavan teollisuuden yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä auttaa ennen kaikkea ennakoimaan, toimimaan tehokkaasti ja viestimään asiakkaille tilaus- ja toimitusaikatauluista oikein. Keskitetty ERP-järjestelmä auttaa tehostamaan resurssien käyttöä ja varaston hallittavuutta ja kiertoa.

ERP-järjestelmän kootut hyödyt teollisuusyritykselle

  • Rahavirtojen kiertonopeus kasvaa
  • Tiedonkulku paranee
  • Varaston hallittavuus paranee
  • Kustannusseuranta saadaan reaaliaikaiseksi
  • Henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi

Lataa opas: Toiminnanohjausjärjestelmä valmistavaan teollisuuteen – lataa opas teollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän valintaan »spot_Orange_Innovation.png

Toiminnanohjaus­järjestelmä tukkukaupan tai erikoistavarakaupan yritykseen

Tukku- ja erikoistavarakaupan toiminnanohjauksen ytimessä on luonnollisesti tehokas myynti, asiakkuuksien hallinta ja myynnin jälkihoito. Sähköisten tilausten mahdollistaminen ja monipuolinen tuotekäsittely helpottavat myyntiprosessia sekä yritykselle että sen asiakkaille. Tuotevalikoiman, toimitusaikojen ja varaston arvon optimointi tehostavat liiketoimintaa. 

ERP-järjestelmän kootut hyödyt tukku- ja erikoistavarakaupan yritykselle:

  • Ostot helpottuvat ja niiden seuranta parantuu (esim. sarjanumerot ja erät)
  • Varaston hallittavuus tehostuu
  • Tiedonkulku parantuu
  • Asiakastyytyväisyys nousee
  • Kustannus- ja kateseurannan hallinta tehostuu
  • Henkilöstön tyytyväisyys parantuu

Lataa opas: Haluatko tutustua tarkemmin siihen, mitä tukku- ja erikoiskaupan toiminnanohjausjärjestelmältä edellytetään? Klikkaa tästä oppaaseen, josta se selviää »
spot_Orange_Search.png

8. Toiminnanohjaus­järjestelmien ominaisuudet

ERP-järjestelmien ominaisuudet vaihtelevat, joten on tärkeää ymmärtää millaisia toimintoja minkäkin ominaisuuden taakse kätkeytyy. Toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa kannattaa myös huomioida, mitkä ominaisuudet ovat tärkeitä juuri nyt, ja mitä voidaan tarvita mahdollisesti myöhemmin. 

Tuotannonohjaus

Tuotannonohjauksen avulla ohjataan valmistavan teollisuuden tuotantoon kuuluvia prosesseja. Tuotannonohjaus auttaa parantamaan sekä toimitusvarmuutta että tuotannon laatua, sekä tunnistamaan tuotantoprosessin mahdolliset pullonkaulat. 

Ominaisuuteen voi sisällyttää myös reaaliaikaisen tuotannonsuunnittelun, työjonot, raportit materiaalitarpeiden, kustannusten ja laadun seurantaan sekä töiden jälkilaskennan. 

Materiaalihallinto

Materiaalihallinto-ominaisuuden kautta toiminnanohjausjärjestelmä pystyy mm. varastonohjaukseen, erä- ja sarjanumeroseurantaan, monivarastokäsittelyyn ja tuoterakenteiden hallintaan. 

Se on ominaisuus, jolla pystytään optimoimaan ostaminen, varastonhallinta ja myynti yhdeksi kokonaisuudeksi, jota on helppo orkestroida. Varastonhallinta ja mm. monivarastojärjestelmät ovat osa toiminnanohjausjärjestelmän materiaalihallintoa.

Varasto

Varasto on erityisesti sisälogistiikkaa ja keräilyä helpottava ominaisuus. Sen avulla varaston toimintoja, kuten varastosiirtoja, keräilyä ja inventointia, voi tehdä näppärän selainpohjaisen käyttöliittymän avulla. Tapahtumia voidaan viedä myös myynti- ja ostotilauksille ja varastokirjanpitoon.

Työnohjaus

Työnohjaus-ominaisuus on erityisen käyttökelpoinen liikkuvaa ja kentällä tehtävää työtä tekeville yrityksille. Sen avulla toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää tilaus- ja asiakastiedot, henkilökunnan saatavuuden, resursoinnin ja toteutuneiden työtuntien raportoinnin laskutusta varten.  

Taloushallinto

Kun taloushallinto pyörii osana toiminnanohjausjärjestelmää, on käytössä jatkuva näkymä siihen, miten resurssien käyttö ja yrityksen prosessit vaikuttavat sen taloustilanteeseen. Taloushallinto on usein ensimmäisiä moduuleja ja ominaisuuksia, joka toiminnanohjausjärjestelmässä otetaan käyttöön. 

Jos yritys on ulkoistanut taloushallintonsa prosesseja tai sen osia, kannattaa taloushallinto-ohjelmaa tai -moduulia valitessa tarkistaa, onko tilitoimistolla tai muulla kumppanilla osaamista tai suosituksia ohjelmiston valintaan. Lisäksi kannattaa tarkistaa, sopivatko hyvältä kuulostavat toiminnanohjausjärjestelmät yhteen olemassa olevan taloushallinto-ohjelmiston kanssa. 

Projektilaskenta

Projektilaskenta on ominaisuus, joka yhdistää projektien budjetoinnin ja seurannan taloushallintoon, materiaalihallintoon sekä tuotantoon. Se näyttää projektien tilanteen, kulut, resurssit ja toteutumat aina myynnistä laskutukseen saakka, eri näkökulmista. Projektilaskenta-ominaisuuden avulla järjestelmään voi kirjata myös projektikohtaisia tositteita.

Raportointi

Raportointi on yksi toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimmistä ominaisuuksista. Se auttaa näkemään yrityksen resurssien ja toimintojen tilan reaaliaikaisesti jatkuvasti, ja jos käytössä on selainpohjainen pilvipalvelu, myös ajasta ja paikasta riippumatta. 

Raportoinnin ytimessä ovat valmiit raporttipohjat, joista on helppo valita sopivimmat omaan käyttöön. Raportointityökalulla voi luoda myös omia, kustomoituja raportteja. 

Palkanlaskenta

Palkanlaskennan yhdistäminen toiminnanohjausjärjestelmään kannattaa erityisesti silloin, kun työajan seuranta, työtuntien raportointi ja hyväksyntä hoidetaan osana toiminnanohjausta. Palkanlaskenta-ominaisuuden avulla henkilökunnan tiedot ovat myös tietoturvallisesti ja työnantajia koskevan lainsäädännön mukaisesti tallessa. 

Pankkiyhteys

Toiminnanohjausjärjestelmään yhdistetty pankkiyhteys nopeuttaa maksuliikenteen hoitamista. Se on näppärä ja tietoturvallinen tapa hallinnoida yrityksen rahaliikennettä. Joissain ohjelmistoissa tai moduuleissa on mukana myös rutiineja nopeuttavia tekoälyominaisuuksia.spot_Orange_Settings.png

9. Toiminnanohjaus­järjestelmän käyttöönotto – huomioi nämä 

ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vaatii hyvää suunnittelua, aktiivista viestintää ja aitoa yhteistyötä yrityksen ja ohjelmistotoimittajan välillä.

Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa tehostamaan yrityksen toimintaa, mutta se ei kuitenkaan ratkaise kaikkia liiketoiminnan ongelmia itsestään. Yrityksen prosessit ja kasvun pullonkaulat tulee tunnistaa ennen hankintaan ryhtymistä, koska silloin järjestelmiä voi vertailla fiksusti, juuri oikeiden ja tarvittavien ominaisuuksien osalta.

Kun hankintaan on ryhdytty oikeasta suunnasta ja kaikilla osapuolilla on tarkka käsitys siitä, mitä ohjelmistolla halutaan saada aikaan, mihin se pystyy, ja missä järjestyksessä ominaisuuksia otetaan käyttöön, onnistuu projekti todennäköisesti hyvin. Selkeä vastuunjako ja sitoutuminen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon onkin avainasia ERP-projektin onnistumisessa. 

Ohjelmiston käyttöönottoon ja koulutuksiin tulee myös varata aikaa ja vastuuhenkilöitä riittävästi – näin varmistetaan, ettei järjestelmään liittyvä osaaminen ole vain yhden henkilön tai tiimin takana. 

Visma Nova on huolella suomalaisten yritysten kanssa kehitetty, uudistuva toiminnanohjausjärjestelmä teollisuus-, tukku- ja erikoiskaupan yrityksiin. Tutustu Visma Novan toiminnanohjaukseen täällä »

Haluatko tutustua Novaan tarkemmin ja nähdä, sopisiko se yrityksesi tarpeisiin? Varaa maksuton etätutustuminen!

Varaa maksuton etätutustuminen »