Opas: Vinkit kasvuyrityksille ERP-järjestelmän hankintaan

Ensimmäisen ERP-järjestelmän hankinta on merkittävä investointi kasvuyritykselle. Vaikka kyseessä on teknologiahankinta, on tämä myös hetki, jolloin monet yrityksen toimintatavat uudistuvat. Ennen kaikkea toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen on investointi tulevaisuuteen, joka mahdollistaa sen, että yritys voi jatkaa kasvuaan.

Tämän oppaan tavoitteena on rohkaista lukijaa kehittämään omaa liiketoimintaansa teknologian avulla. Oppaassa käydään läpi yleisiä sudenkuoppia, joita ERP-projektin alussa saatetaan kohdata. Lisäksi opas antaa vinkkejä, miten toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa onnistutaan.

Miksi ERP?

Jokainen yritys, kasvaessaan tarpeeksi suureksi, joutuu pohtimaan oman toimintansa kehittämistä. Vaikka kasvuyrityksissä toiminta on usein ketterää, on mahdollista, että kasvava työmäärä ja henkilöstön lukumäärä eivät jossain vaiheessa enää ole tasapainossa toisiinsa nähden. 

Henkilöstön käytössä voi olla paljon erilaisia työkaluja, mutta koko yrityksen toiminnan kannalta kriittinen toiminnanohjausjärjestelmä puuttuu. Kun yritys on ollut pieni, on toiminnan pyörittäminen ollut helppoa ja kenties jopa kustannustehokasta henkilöstön voimavaroilla. Mitä suuremmaksi yritys kasvaa, sitä enemmän manuaalista työtä kuluu liiketoiminnan kannalta kriittisten toimintojen pyörittämiseen, kuten raha- ja materiaalivirtojen sekä sopimuskannan hallinnoimiseen. 

Sen lisäksi, että manuaalinen työmäärä voi ohjata henkilöstön toimintaa vähemmän tärkeisiin asioihin, voi yrityksen kasvu hidastua. Yhtälailla työntekijöiden motivaatio voi heikentyä, jos he kokevat käyttävänsä työaikaansa asioihin, joista heitä ei suoranaisesti mitata mutta jotka on hoidettava, jotta yrityksen toiminta pysyy elinvoimaisena.

 

graafi3.png

Ylläpidä ketteryyttä toiminnanohjausjärjestelmän avulla

Ketteryys yhdistetään usein kasvuyrityksiin. Tämän vuoksi toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen saattaa herättää pohdintaa siitä, muuttaako järjestelmä yrityksen ydintoimintaa merkittävästi ja jos muuttaa, niin miten. 

On hyvä ymmärtää, että toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on ylläpitää yrityksen ketteryyttä, sekä mahdollistaa talouden ennustettavuus. Monet yksinkertaiset, toistuvat ja manuaalista työtä vaativat tehtävät voidaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla hoitaa automaattisesti. Tämä vapauttaa resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi taloushallinto-ominaisuuksien myötä yrityksen talousjohtaja saa kaipaamaansa näkyvyyttä ja ennustettavuutta yrityksen taloudelliseen tilaan.

Kun yrityksellä on ajantasainen ymmärrys taloudellisesta tilanteestaan, on liiketoiminnan suunnittelu ja johtaminen helpompaa. Esimerkiksi enää ei tarvitse odottaa edellisen kuukauden myynti- ja tuloslukuja vaan tiedot ovat käytettävissä reaaliajassa. Aikaa säästyy ja päätöksenteko paranee.

5 yleisintä ERP-projektiin liittyvää sudenkuoppaa 

1. Ostat palvelun verkosta tuntematta ERP-järjestelmiä 

Joitakin toiminnanohjausjärjestelmiä voi tänä päivänä ostaa itse verkosta. Valittavana on luettelo erilaisista ominaisuuksista, joista asiakas voi valita palveluunsa haluamansa. Hinnoittelu on näkyvillä ja asiakkaalle muodostuu kuva, että toiminnanohjausjärjestelmä on yksinkertainen työkalu, jonka voi käydä ostamassa silloin kun sille on tarve. 

Tässä kohtaa olisi hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään, ovatko ERP-järjestelmät entuudestaan itselle tuttuja. Monissa järjestelmissä on olemassa tietylle toimialalle räätälöityjä toiminnallisuuksia, jolloin asiakas saa paljon enemmän kuin vain geneerisen työkalun. Millaisia tarpeita siis haluaa ratkoa? Millaisia integraatioita muihin järjestelmiin tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa? 

Verkosta ostettu työkalu ei pidemmän päälle välttämättä täytä sille asetettuja odotuksia ja tarpeita. On hyvä ymmärtää, että valitsemalla vääränlaisen työkalun, tuhlaa sekä rahaa että henkilökunnan aikaa, mikä menee uuden työkalun opetteluun. Myös mahdollisesti myöhemmin tehtävä tietojen siirtäminen työkalusta toiseen voi osoittautua suuritöiseksi. Suosittelemme aina keskustelua asiantuntijoiden kanssa, jotka huolehtivat projektin onnistumisesta alusta alkaen.

 

merkki.png

2. Valitset järjestelmän puhtaasti suosituksen perusteella 

Monet kasvuyritykset kysyvät muiden samankaltaisten yritysten suosituksia ja kokemuksia eri IT-järjestelmistä. Tämä on hyvä tapa selvittää, miten tyytyväisiä asiakkaat eri ratkaisuihin ovat. Jos suosituksia lähtee kyselemään muilta, ennen kuin on itse tutustunut tarjolla oleviin vaihtoehtoihin, saattaa ajautua vääränlaisen vaihtoehdon äärelle.

Yrityksillä on erilaiset tarpeet ja kuten edellä jo mainittiin, toiminnanohjausjärjestelmissä on olemassa myös tietyille toimialoille räätälöityjä toiminnallisuuksia, joten se mikä sopii yhdelle ei välttämättä toimi toiselle.

Parempi tapa on listata ensin omat tarpeet, joiden pohjalta syntyy samalla ymmärrys siitä, millaisia integraatioita tarvitsee muiden järjestelmien kanssa. Tämän pohjalta osaa tutustua sopivimpiin ratkaisuihin, joista voi sitten kysyä suosituksia omalta verkostoltaan. Kun on alkujaankin jo laajempi ymmärrys omista tarpeista sekä tarjolla olevista vaihtoehdoista, osaa suosittelijoilta kysyä täsmällisempiä kysymyksiä eri toiminnallisuuksista, joita tarvitsee. 

 

lamppu.png

3. Et saa sitoutettua sisäisiä resursseja projektiin 

Kiireen ollessa läsnä arjessa, voi olla haastavaa löytää aikaa ERP-projektille. Tarve on ymmärretty henkilöstön keskuudessa mutta asian eteenpäin vieminen ontuu. Jo näin ensi metreillä on hyvä tiedostaa, että projektin määrittely tulee vaikuttamaan merkittävästi siihen, miten onnistuneesti ja nopeasti ERP-projekti saadaan vietyä läpi.

Jos henkilöstö, joka järjestelmän toimintoja tulee käyttämään, ei ehdi osallistua vaatimusmäärittelyihin, voivat projektin raamit olla puutteelliset. Esimerkiksi integraatiotarpeet eri järjestelmien välillä olisi hyvä olla tiedossa alusta lähtien, jotta ylimääräisiä viivytyksiä ei projektin aikana tule.

Henkilökunnan sitouttaminen alusta lähtien tulee lisäksi vaikuttamaan koko projektin onnistumiseen. On mahdollista, että toiminnanohjausjärjestelmän myötä työtehtävät tai työntekijöiden roolit saattavat uudistua. Henkilöstöön liittyvät muutokset voivat usein aiheuttaa epävarmuutta ja sitä kautta vastarintaa. Tämän vuoksi projektista on syytä puhua avoimesti alkumetreiltä lähtien, jolloin kaikkiin henkilöstön mieltä askarruttaviin kysymyksiin tulee vastattua mahdollisimman nopeasti. Kun projekti koetaan henkilökunnan yhteisenä hankkeena, uuden järjestelmän opetteluun sitoudutaan vahvemmin, mikä tulee vaikuttamaan lopulta koko projektin menestymiseen.

Kun yrityksen arki on hektistä, on alussa myös mietittävä tarkoin, mistä uuden järjestelmän käyttöönottoon tarvittava aika tullaan ottamaan. Väkisinkin projektiin kuluu aikaa, joten resursseja on mietittävä tarkoin. Hyvä tapa olisi sopia yrityksen sisältä yksi tai useampi työntekijä projektia vetämään. Näin kaikille on selvää, kuka projektille allokoi aikaa, eikä projekti jää ikuiseksi haaveeksi.

 

money.png

4. Et ole valmis muuttamaan työskentelytapoja 

ERP-järjestelmän hankkiminen voi helposti tuntua puhtaalta teknologiaprojektilta. Projektiin lähdettäessä on tiedostettu selkeä tarve ja järjestelmän uskotaan täyttävän nuo tarpeet. Vaikka tarpeisiisi vastaava järjestelmä varmasti löytyykin niin oleellisen tärkeää olisi myös huomioida, että uuden teknologian hankinta on aina työtapoja muuttava projekti. Voi tulla yllätyksenä, että uusi järjestelmä itsessään ei vielä tee autuaaksi vaan henkilöstön on muutettava työtapojaan ja opittuja prosesseja. 

Muutosvastarinta voi olla joko vähäistä tai istua todella syvällä henkilöstössä ja se voi juontaa juurensa monista eri asioista. Vähäinen muutosvastarinta voi johtua esimerkiksi siitä, että työntekijä kokee tietyt manuaaliset työtehtävät itselle niin mielekkäinä, että pitää niistä kiinni kynsin hampain.

Tällöin voi olla hyvä käydä läpi työntekijän kanssa, mitkä hänen vastuualueensa ovat. Epäselvyys omasta roolista voi helposti johtaa ajan väärinkäyttöön. Muutosvastarinta voi olla vaikeampaa hallita, jos työntekijä on lukittautunut tiettyyn tapaan tehdä asioita tai jos uuden teknologian käyttö tuntuu vaikealta. Kasvuyrityksissä, missä kiire on aina läsnä, työntekijä voi kokea, ettei aikaa kouluttautumiseen yksinkertaisesti löydy. Onkin ensiarvoisen tärkeää ottaa muutosvastarinnan mahdollisuus huomioon projektin alussa, jolloin tähän voidaan puuttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

ERP-projektin onnistuminen tulee aina olemaan sidoksissa siihen, että käyttäjät opettelevat uuden järjestelmän käytön. Projektin takaisinmaksu voi ontua, jos järjestelmää ei osata käyttää. Osaamattomuuden vuoksi hyötyjä ei saada irti ja järjestelmän korvaaminen toisella vastaavalla voi tuntua houkuttelevalta. Vaihtaminen ei kuitenkaan ole ratkaisu, jos yrityksessä ei ole alkujaankaan käytetty aikaa järjestelmän käytön opetteluun tai jos työntekijät sitkeästi pitäytyvät vanhoissa toimintatavoissaan. 

 

mappi.png

5. Teet itse ja säästät väärissä paikoissa 

Jokainen yritys on tarkka rahankäytöstään ja kasvuyritykselle ERP-projekti on usein merkittävä investointi. Etenkin niissä yrityksissä, joissa oma teknologiaosaaminen on vahvaa, voi olla suuri houkutus etsiä säästöjä ERPjärjestelmän hankkimisessa. Säästöjä saatetaan hakea esimerkiksi siitä, ettei käytetä asiantuntijoita apuna projektin määrittelyvaiheessa tai käyttöönoton jälkeisissä koulutuksissa. 

Vaikka asiantuntijapalvelujen hyödyntäminen voi joskus tuntua isolta investoinnilta, on syytä miettiä tarkoin missä kohdissa pyrkii säästämään. Kasvuyrityksissä tiedonjano ja rohkeus oppia kokeilun kautta voivat olla syvälle juurtuneita toimintatapoja. On kuitenkin hyvä laskea, miten kalliiksi oman ajan käyttö tulee, jos se suunnataan pois oman yrityksen ydintoimintojen pyörittämisestä.

 

graafi4.png

Mitä kasvuyrityksen on hyvä tietää ERP-järjestelmistä?

Kasvuyritys, jossa ei ole jähmeitä hierarkioita tai syvään juurtuneita prosesseja, saattaa miettiä, muuttaako ERP-järjestelmä ketterän toiminnan kankeaksi. Tätä ei kannata pelätä, sillä ERP-järjestelmä automatisoi monia aiemmin manuaalisesti hoidettuja työtehtäviä, jolloin työntekijät voivat käyttää aikaansa tuottavampiin tehtäviin. Talouden ennustettavuus paranee huomattavasti ja päätöksenteon tueksi on saatavilla täsmällisempää dataa.

Pilvi-ERP

Nykyaikaiset ERP-järjestelmät pyörivät pilvessä, joten järjestelmän käyttäminen onnistuu millä tahansa laitteella, jossa on verkkoyhteys. Näin ollen käyttö ei ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. Lisäksi käytettävissä on aina uusin järjestelmäversio ilman suuritöisiä ja kalliita järjestelmäpäivityksiä. Kasvuyritykselle pilvi-ERP on erinomainen valinta, koska investointeja infrastruktuuriin, sen huolto- ja ylläpitotehtäviin tai tietoturvaan ei tarvita. 

Automaatio 

Ensimmäisen ERP-järjestelmän käyttöönottaminen voi tuntua vapauttavalta. Monet yksinkertaiset, toistuvat ja aikaa syövät työtehtävät hoituvat ERP-järjestelmässä automaattisesti. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kuukausilaskutukseen perustuvien sopimusten laskutukset. Yrityksen ydintoimintojen pyörittäminen ei enää olekaan työntekijän muistin varassa, vaan järjestelmään voidaan määrittää toiminnoille halutut aikataulut, minkä perusteella ne pyörivät. 

Reaaliaikainen data ja ennustettavuus 

Kun talouden ydintoiminnot siirretään ERP-järjestelmään, päästään reaaliaikaista dataa hyödyntämään liiketoiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa. Mitä täsmällisempää dataa on käytettävissä, sen parempia päätöksiä voidaan tehdä. Yhtälailla monille kasvuyrityksille helpotusta tuo parempi talouden ennustettavuus, kun liiketoiminnan luvut ovat koottuna yhteen paikkaan, mistä johto voi seurata ajantasaista tilannetta. 

Hinnoittelu 

Pilvi-ERP sopii kasvuyrityksille myös hinnoittelunsa puolesta. Enää ei tarvita suuria alkuinvestointeja, vaan hinnoittelu on kuukausiperusteista, jolloin yritys maksaa vain tarvitsemistaan ominaisuuksista. Kun yritys kasvaa, voidaan ERP-järjestelmään lisätä käyttäjiä joustavasti ja yhtälailla käyttäjien lukumäärää voidaan tarvittaessa myös laskea. 

Integroitavuus 

ERP-järjestelmien hyödyt tulevat osittain siitä, että ne voidaan integroida monin eri tavoin yrityksen muiden käytössä olevien järjestelmien kanssa. Tässä hyödynnetään esimerkiksi järjestelmien avoimia rajapintoja (API:t). Integrointien myötä toimintoja voidaan automatisoida enemmän ja dataa saadaan keskitettyä yhteen järjestelmään. Kun käytössä on yksi järjestelmä ei aikaa kulu järjestelmästä toiseen kirjautumiseen. 

Jatkuva kehitys 

Kasvuyrityksen on hyvä huomioida ERP-järjestelmiä puntaroidessaan järjestelmän elinkaari ja jatkokehitys. Jos ERP-järjestelmä on rakennettu modernilla teknologialla, voidaan olettaa, että sen kehitystä pidetään yllä ja näin ollen tuote kestää aikaa. Jatkuva kehitystyö tarkoittaa myös sitä, että investointi tulee tuottamaan myös jatkossa, kun uusia käyttöä helpottavia toiminnallisuuksia kehitetään. 

Visuaalisuus 

Datan hyödyntämisessä iso apu on datan visualisointi. Erilaisten pylväiden, piirakoiden ja diagrammien avulla datan omaksuminen on nopeaa ja helppoa. Moderneissa ERP-järjestelmissä visuaalisuus on otettu huomioon, jotta datan hyödyntämisestä saadaan tehot irti.

 

Kasvuyrityksen muistilista ERP-järjestelmän hankintaan 

  • Sitouta koko henkilöstö

Ideaalitilanteessa ERP-järjestelmä on koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit saadaan yhdistettyä yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Jotta saat henkilökuntasi sitoutumaan, osallista heidät ERP-projektiin alusta lähtien. 

  • Teknologia ei yksin riitä, toimintatapojen on muututtava 

ERP-järjestelmä ei itsessään ratkaise yrityksen toiminnassa esiintyviä ongelmia. Jos yritys ei ole valmis muuttamaan toimintatapojaan järjestelmähankinnan myötä, voivat järjestelmästä saatavat hyödyt jäädä olemattomiksi. 

  • Älä tee pelkkää ominaisuuksien vertailua 

Kaikissa markkinoilla olevissa ERP-järjestelmissä on hyvin laaja kirjo erilaisia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Jos järjestelmiä aletaan vertailla pelkästään niissä olevien ominaisuuksien määrän perusteella, täyttäisi varsin moni markkinoilla oleva järjestelmä halutut vaatimukset. Järjestelmien erot tulevat käytännössä esiin siitä, kuinka hyvin yksittäiset ominaisuudet saadaan toimimaan yhteen.

  • Huomioi yrityksesi erityispiirteet 

Yritysten tarpeet ovat erilaisia, eikä valintaa voi tehdä pelkän suosituksen pohjalta. Toisinaan jokin yrityksen toivoma yksityiskohta saattaa vaikuttaa siihen, kuinka saumattomasti järjestelmän toiminnallisuudet ja tiedonsiirtovaiheet saadaan yhdistettyä. Järjestelmävalinnan ratkaisevana tekijänä tulisikin aina olla se, kuinka hyvin järjestelmäkokonaisuus saadaan toimimaan asiakasyrityksen tarpeet ja erityispiirteet huomioiden. Tämän selvittäminen vaatii yleensä syvällisempää keskustelua järjestelmätoimittajien kanssa. 

  • Hyödynnä asiantuntijoita apunasi 

Harva yritys on ERP-järjestelmien asiantuntija itse. Asiantuntijoita kannattaa hyödyntää alusta lähtien, jolloin projekti lähtee heti oikeille uomille. Onnistunut suunnittelu, käyttöönotto ja henkilökunnan kouluttaminen vaikuttavat suoraan siihen, miten projekti maksaa itsensä takaisin ja miten hyvin hyödyt saadaan käyttöön.

 

tahti.png

Visman ratkaisut toiminnanohjaukseen

Visma tarjoaa nykyaikaiset toiminnanohjausratkaisut pk-yrityksiin sekä toimialakohtaisiin tarpeisiin. Paranna avullamme yrityksesi tuottavuutta ja kilpailukykyä!

Lue lisää Visma Novasta