Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on koko yrityksen yhteinen tietojärjestelmä, jota tarvitaan kannattavaan ja tehokkaaseen toimintaan. Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä on koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit saadaan yhdistettyä yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi.
Uuden ERP-järjestelmän hankkiminen ja vaihtaminen ovat projekteja, joissa toimitusjohtajalla on merkittävä rooli. Mitkä ovat toimitusjohtajan tärkeimmät tehtävät ennen ERP-projektia ja sen aikana? Lue oppaastamme vinkit, miten toimitusjohtaja voi varmistaa onnistuneen ERP-projektin.
1. Mitkä ovat toimitusjohtajan tärkeimmät tehtävät ennen ERP-projektin käynnistämistä?
Projektin alussa toimitusjohtajan tehtävä on olla määrittämässä, mitkä ovat ne organisaation nykytoiminnassa esiintyvät kipupisteet ja ongelmakohdat, jotka uudella järjestelmällä halutaan poistaa. Lisäksi toimitusjohtajan on syytä myös olla määrittämässä, millaisia omalle organisaatiolle tärkeitä lisäominaisuuksia uuteen toiminnanohjausjärjestelmään tarvitaan.
2. Mitkä ovat toimitusjohtajan tärkeimmät tehtävät ERP-projektin aikana?
Projektin aikana toimitusjohtajan tulee toimia projektin puolestapuhujana sekä prosessin muutosjohtajana. On ehdottoman tärkeää, että muutosvastarinta uusia toimintatapoja kohtaan ei lähde liikkeelle toimitusjohtajasta. Kun yrityksen johto suhtautuu positiivisesti projektista aiheutuviin muutoksiin, myös henkilöstön on helpompaa seurata perässä. Toimitusjohtajan tehtävä on myös toimia ERP-projektin ohjausryhmässä yhdessä esimerkiksi yrityksen talouspäällikön sekä järjestelmätoimittajan edustajien kanssa.
Ohjausryhmän tehtävänä on kokoontua säännöllisesti kartoittamaan projektin etenemistä sekä tekemään päätöksiä esimerkiksi projektin aikatauluihin ja mahdollisiin lisäkustannuksiin liittyen. Kaiken kaikkiaan ohjausryhmän tehtävä on pitää huoli siitä, että projekti pysyy oikealla tiellä – toisinaan saatetaan tarvita joku korjausliike oikealle reitille pääsemiseksi.
3. Miten voin varmistua siitä, että uusi ERP mahdollistaa ne ratkaisut, joita siltä odotetaan?
On syytä ymmärtää, että yksikään markkinoilla oleva ERP-järjestelmä ei itsessään ole mikään laskukone, jonka avulla organisaation prosessit automatisoituvat tai toiminta tehostuisi kuin itsestään. Jotta ERP-järjestelmä varmasti mahdollistaa halutut ratkaisut, tulee järjestelmän tukea yrityksen ydinprosesseja. Tämä puolestaan vaatii sen, että nämä liiketoiminnan kannalta olennaisimmat prosessit on huolella ja tarkoin määritetty.
Ihmisten tekemä suunnittelutyö on siis jokaisen ERP-projektin avaintekijä, eikä suunnittelutyöhön kuluvasta ajasta ja panoksesta koskaan pidä tinkiä. Toinen tärkeä tekijä on, että järjestelmän loppukäyttäjät varmasti osaavat käyttää järjestelmää. Henkilökunnalle on siis varattava riittävä määrä koulutusta järjestelmän käyttöön liittyen.
4. Miten ERP-järjestelmä parantaa yrityksen kannattavuutta ja vahvistaa yrityksen kilpailuetua?
Kun ERP-järjestelmää käytetään oikein, on yrityksen toiminnasta mahdollista saada tietoa, jonka pohjalta kyetään paitsi vahvistamaan yrityksen kannattavia osa-alueita, myös poistamaan kannattamattomia toimintoja.
Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntyminen tarkoittaa yritykselle yleensä sitä, että rahan ja tavaravirtojen kiertonopeus lisääntyy, tiedonkulku nopeutuu, tuotantoon tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden määrä vähenee, raportointi saadaan reaaliaikaiseksi ja henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi.
Kaikki nämä osatekijät vahvistavat yrityksen kilpailuetua sekä edesauttavat sitä, että yritys kykenee etenemään itselleen asettamiensa kasvutavoitteiden vauhdissa.
5. Miten ERP-projekti hoidetaan sujuvasti katkaisematta nykyistä liiketoimintaa?
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto suunnitellaan aina siten, että se vaikuttaa yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan mahdollisimman vähän. Käyttöönoton suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä järjestelmätoimittajan kanssa - molempien osapuolien tulee olla sitoutuneita yhdessä tehtyyn käyttöönottosuunnitelmaan.
Olisi kuitenkin harhaanjohtavaa väittää, ettei uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto millään tavalla näkyisi yrityksen arjessa. Ongelmatilanteet voidaan kuitenkin välttää erilaisilla ennakoivilla toimenpiteillä, joiden ansiosta mahdolliset työn keskeytykset pystytään minimoimaan: esimerkiksi laskut voidaan laittaa viikkoa normaalia aiemmin liikkeelle ja vastaavasti seuraavat vasta viikkoa normaalia aikataulua myöhemmin.
6. Miten varmistun toimittajan projektiosaamisesta ja luotettavuudesta?
Valitse yrityksellesi sellainen järjestelmätoimittaja, jolla on kokemusta omalta toimialaltasi ja tarkista aina valitsemasi järjestelmätoimittajan referenssit. Tämä on varmasti paras keino varmistua toimittajan asiantuntemuksesta ja osaamisesta. Kiinnitä myös huomiota jo tarjouspyyntövaiheessa saamaasi alustavaan projektisuunnitelmaan.
Onhan suunnitelmassa varattu riittävästi aikaa projektin määrittelyja koulutusvaiheeseen? Sekin kannattaa muistaa, että vastuuntuntoinen järjestelmän toimittaja ei lupaa tiputtaa järjestelmän kokonaishintaa käyttöönottopäivien tai koulutuspäivien kustannuksella.
Varaa maksuton etätutustuminen Visma Novaan!
Tutustu etäyhteydellä asiantuntijamme kanssa Novan toiminallisuuksiin ja demoympäristöön. Voit varata maksuttoman etädemoajan asiantuntijamme kalenterista!