Opas: Tehokas toiminnanohjaus teollisuusyrityksissä

Opas teollisuusyritysten liiketoiminnan kehittämisen tueksi

Toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) hyödyntäminen on jo pitkään ollut osa teollisuusyritysten arkipäivää. Tyypillisesti ERP-järjestelmää on hyödynnetty teollisuusyritysten myynnissä, materiaalinhallinnassa sekä taloushallinnossa.

Jatkossa teollisuusyritysten haasteena on saada ERP-järjestelmä vielä tehokkaampaan käyttöön myös tuotannon puolella - eli niin sanotusti työn ruohonjuuritasolla. Tällä tavalla varmistetaan se, että myös tuotantoprosesseja kyetään seuraamaan ja kehittämään tehokkaammin. Haasteita työn tehokkuudelle aiheuttaa myös monimuotoisessa toimijaverkossa toimiminen. Yritysten onkin panostettava siihen, että ne löytävät toimivat tavat välittää tietoa alihankkijaverkoston jokaiselle eri portaalle. 

Työskentelyprosessien ja tiedonkulun integroinnilla on teollisuusyritysten tehokkaan toiminnan kannalta suuri merkitys. Sen avulla jokapäiväinen liiketoiminta ja päätöksenteko pohjautuu oikeaan ja ajantasaiseen tietoon.

Tämä opas on kirjoitettu niille teollisuusalan yrityksille, jotka haluavat saada lisää selkeyttä ja hallittavuutta omaan toimintaansa tehokkaan toiminnanohjauksen avulla.

1. Toiminnanohjauksen erityispiirteet teollisuusyrityksissä

Teollisuusyritysten toiminnanohjaus perustuu tehokkaaseen prosessien hallintaan. Kannattava ja tuloksellinen liiketoiminta edellyttää sitä, että materiaalivirrat liikkuvat sujuvasti, varastossa on koko ajan riittävä määrä tarvittavia osia ja yrityksellä on käytettävissä tarvittava määrä eri laitteistoa sekä osaavaa henkilöstöä.

Kun asiakkaalta tulevan tilauksen vastaanottajalla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä varaston saldotietoihin, käytettävissä olevaan työvoimaan/kapasiteettiin sekä toimittajien aikatauluihin, osataan asiakkaalle paremmin kertoa, missä vaiheessa tilaus kyetään hänelle toimittamaan.

Keskitetyn järjestelmän ansiosta asiakastilausten etenemisen ja kustannusten seuranta sekä tuotteiden valmistamiseen tarvittavien resurssien hallinnointi tapahtuu helpommin ja tehokkaammin.

2. Suurimmat kipupisteet teollisuusyritysten toiminnassa

Puutteellinen prosessienhallinta on teollisuusyritysten yksi suurimpia kipupisteitä ja se on usein syynä myös yrityksen muihin tehottomiin toimintoihin. Ilman tehokasta prosessien suunnittelua ja hallintaa yrityksessä helposti tehdään vääriä asioita väärään aikaan, eikä se tällöin kykene saamaan maksimaalista hyötyä siitä kapasiteetista, joka sillä on käytettävissä. 

Jos esimerkiksi myynti ei saa tarjouksia eteenpäin riittävän nopeassa aikataulussa, kauppojen tekeminen viivästyy ja sen seurauksena myös tuotanto voi ruuhkaantua. Vastaavasti tilauksen valmistuminen ja toimittaminen viivästyy, jos tuotantoprosessin alkuvaiheessa tarvittava tavaratoimitus onkin myöhässä eikä tietoa tästä saada ajoissa perille tuotantoon. Ja mikäli tuotanto ei pysy sovituissa aikatauluissa, asiakastyytyväisyys kärsii. 

Mikäli yrityksen eri prosessit eivät ole selkeästi tiedossa eikä niihin liittyviä töitä ja tapahtumia kirjata ylös johonkin yhteisesti käytössä olevaan järjestelmään, on kokonaisuuden hallinta yleensä varsin haastavaa. 

3. Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?

Kuinka moni alla mainituista väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi?

Nämä merkit kertovat siitä, että yrityksen olisi mahdollista tehostaa omaa toimintaansa varsin merkittävästi tehokkaan toiminnanohjauksen avulla. Kaikki, mikä nyt hoidetaan erillisten työkalujen avulla, kuten Excelillä, paperilla, sähköpostilla tai puhelimella, on mahdollista hoitaa yhdessä yhteisessä ERP-järjestelmässä. 

Kun yrityksessä hyödynnetään yhteistä järjestelmää ja siellä toimitaan yhteisen tiedon pohjalta, on helpompaa minimoida virheitä ja viivästyksiä sekä tehostaa tilausten, kustannusten ja aikataulujen hallintaa.

4. Tehokkaan toiminnanohjauksen kulmakivet teollisuusyrityksissä

Sähköinen työn- ja toiminnanohjaaminen

Pienissäkin valmistavan teollisuuden yrityksissä on yleensä niin paljon erilaisia viikkotason tapahtumia ja tilauksia, että niiden kaikkien tehokas hallinta pelkän kynän ja paperin avulla on sula mahdottomuus. Tilauksiin, asiakkaisiin, toimituksiin ym. liittyvät tiedot ovatkin ehdottoman tärkeää saada kirjattua yhteen yhteisesti käytössä olevaan järjestelmään. 

Kun jokainen tilaus kirjataan yrityksen ERP-järjestelmään, on tilauksiin liittyvät tiedot kaikille helposti löydettävissä: milloin tilaus on tehty ja mitä se pitää sisällään, mikä on sovittu toimitusajankohta, milloin tarvittavat osat ovat saapuneet yritykselle ja minne ne on varastoitu, milloin osat ovat tarkoitus asentaa, missä vaiheessa tuotanto on etenemässä jne. Kaikki tämä on tärkeää tietoa esimerkiksi silloin, kun asiakas haluaa tietää, missä vaiheessa hänen tilauksensa on etenemässä. Ideaalitilanteessa kaikki yrityksen ydintoiminnot ja prosessit ovat kirjattuna yhteisesti käytössä olevaan ERP-järjestelmään. 

Kun tiedot tilauksista tai työtehtävistä välitetään tuotannolle siihen tarkoitetun sähköisen järjestelmän avulla, pysyy sekä työnjohto että työntekijät ajan tasalla siitä, mitä on tehty, mitä tehtäviä on työjonossa, kuka tilauksen hoitaa ja missä aikataulussa.

Työn- ja toiminnanohjauksen avaintoiminnot:

  • Tarjousten ja tilausten kirjaaminen yhteiseen järjestelmään 
  • Tuotannon ja varaston ohjaaminen 
  • Töiden ja tapahtumien etenemisen kirjaaminen 
  • Muutostenhallinta 
  • Kustannusseuranta

Hyvin usein ajatellaan, että sähköisen järjestelmän ylläpito vie hirvittävän suuren määrän henkilöstön työaikaa. Todellisuudessa järjestelmän ylläpitoon kulunut aika on kuitenkin pieni vaiva sen tuomiin etuihin nähden. Tilaus- ja tuotantoprosessien luoman kokonaisuuden hallinta paranee merkittävästi sen ansiosta, että kaikki tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä.

On myös syytä muistaa, että esimerkiksi järjestelmään laitettujen aikatauluarvioiden ei tarvitse olla 100 % tarkkoja - suurpiirteisempikin arvio työn etenemisestä auttaa arvioimaan, kuinka paljon uusia tilauksia on mahdollista vastaanottaa. Tällä parannetaan myös asiakasviestintää ja -tyytyväisyyttä.

Varastonhallinta

Tehokas varastonhallinta nousee usein teollisuusyritysten tärkeäksi kilpailutekijäksi, sillä tuloksen lopulta määrää se, miten hyvin myynti, tuotanto ja varasto saadaan toimimaan yhteen. Varastotapahtumat ovatkin tärkeää saada integroitua osaksi yrityksen myynti-, valmistus/tuotanto- ja ostoprosessia. 

Ideaalitilanteessa myyntitiedot välittyvät sähköisesti suoraan joko varastoon toimitettaviksi tai tuotantoon valmistettavaksi. Ja vastaavasti materiaalitarpeista tullut tieto välittyy automaattisesti sekä ostoihin että toimittajille. Ilman yhteistä järjestelmää tämän kokonaisuuden hallinta on hankalaa, virhealtista ja aikaa vievää. 

Teollisuusyritysten olisi tärkeää pystyä ennakoimaan tulevia materiaali- ja tuotantotarpeitaan mm. myyntiä ja asiakaskuntaa tarkastelemalla. Tällöin tuotantoa ja kapasiteettia saadaan varattua etukäteen, osia tilattua ennakkoon sekä saada myös toimittajat varautumaan tilapäisesti suurempiin toimituseriin. 

Varastonhallinnan avaintoiminnot:

  • Tuotehallinta ja nimikkeet (ajantasainen tuoterekisteri) 
  • Varastoon liittyvien toimintojen ja tapahtumien kirjaaminen reaaliaikaisesti
  • Varastonarvon ja kiertonopeuden seuranta

Projektinhallinta ja kustannusseuranta 

Myös projektinhallinta on tärkeä osa teollisuusyritysten arkea. Kun esimerkiksi isommat tilaukset saadaan hallinnoitua projekteina, on niistä aiheutuvien kustannusten sekä niistä saatavien tuottojen ennakointi ja seuranta helpompaa. Jokainen projekti olisikin hyvä saada pilkottua pienempiin osakokonaisuuksiin, toimintoihin ja tehtäviin. Tämä tekee projektin seurannasta ja kustannusten hallinnasta helpompaa. 

Projektien kustannusseuranta tehostuu sillä, että jokaiselle projektille luodaan budjetti, jonka toteumaa seurataan säännöllisesti. Budjettia ja toteumaa tarkastelemalla kyetään myös tekemään vaikkapa kuukausitason ennusteita siitä, tehdäänkö projektissa lopulta plussaa vai miinusta. 

Projektinhallinnan avaintoiminnot:

  • Tilausten vaiheistaminen ja aikatauluttaminen 
  • Tuntien, töiden, materiaalien ja kulujen kirjaaminen suoraan tuotannosta 
  • Projektin dokumentaatio
  • Projektin budjetointi, reaaliaikainen seuranta jakustannusten ennustaminen

Työn seuranta ja valvonta

Teollisuuden alan yrityksissä työtä tehdä yhdessä monien eri toimittajien ja alihankkijoiden kanssa. Jos tuotantoprosessia ei ole tehty läpinäkyväksi koko verkostolle, on tilauksen etenemisen seuranta haasteellista. 

Monitahoisesta toimijaverkosta huolimatta tilauksiin ja tuotantoon liittyvät tiedot tulisikin saada tallennettua yhteen järjestelmään. Tällöin tilausten etenemisestä saadaan kattava kuva, joka päivittyy töiden edetessä ja joka mahdollistaa myös kannattavuuden nostamisen. 

Ideaalitilanteessa kaikilla tilauksen toteutukseen osallistuvilla tahoilla on pääsy samaan järjestelmään, jossa jokainen voi kirjata oman osuutensa tilauksen käsittelystä. 

Seurannan ja valvonnan avaintoiminnot:

  • Eri tehtäviin ja toimintoihin liittyvät tiedot ovat kaikille helposti saatavilla 
  • Prosessin läpinäkyvyys koko toimittajaverkostolle 
  • Aikatauluvalvonta eri toimintoihin liittyen

 

tienviitta.png

5. Tehokkaan toiminnanohjauksen hyödyt teollisuusyrityksille

Toiminnanohjausjärjestelmää, automaatiota ja sähköisiä toimintoja hyödyntämällä teollisuusyrityksen ydintoiminnot saadaan viritettyä mahdollisimman tehokkaiksi. Tärkeitä osa-alueita tehokkuuden luomisessa ovat mm. työnohjaus, sujuva tiedonkulku, varastonarvon pitäminen kurissa sekä tilaus-, toimitus- ja ostovirheiden ehkäisy. 

Kun tilausten eri vaiheisiin liittyvät tiedot tallentuvat yhteisesti käytössä olevaan järjestelmään, yrityksen henkilöstöllä on jatkuvasti reaaliaikainen käsitys tilausten etenemisestä – tällöin myös mahdolliset poikkeamat ja ongelmatilanteet havaitaan aiemmin ja niihin kyetään reagoimaan nopeammin. Kaikki tämä edesauttaa sitä, että myös yritysjohdolla on ajantasainen käsitys siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja missä vaiheessa eri tehtävät ovat etenemässä. 

Tehokkaan toiminnanohjauksen ansiosta teollisuusyrityksen toiminnasta on mahdollista saada tietoa, jonka pohjalta kyetään vahvistamaan yrityksen kannattavia osa-alueita, sekä tunnistamaan kannattamattomat toiminnot.

Visman ratkaisut toiminnanohjaukseen

Visma tarjoaa nykyaikaiset toiminnanohjausratkaisut pk-yrityksiin sekä toimialakohtaisiin tarpeisiin. Paranna avullamme yrityksesi tuottavuutta ja kilpailukykyä!

Lue lisää Visma Novasta