Opas: Talousjohtajan tietopaketti ERP-projektista

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on koko yrityksen yhteinen tietojärjestelmä, jota tarvitaan kannattavaan ja tehokkaaseen toimintaan. Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä on koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit saadaan yhdistettyä yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Uuden ERP-järjestelmän hankkiminen ja vaihtaminen ovat projekteja, joissa talousjohtajalla on merkittävä rooli. Mitkä ovat talousjohtajan tärkeimmät tehtävät ERP-projektin aikana? Lue oppaastamme vinkit, miten talousjohtaja voi varmistaa onnistuneen ERP-projektin.

Mikä on talousjohtajan rooli ERP-projektin aikana? 

Talousjohtajalla on varsin merkittävä rooli ERP-projektissa, toki se myös vaihtelee paljon yritys- ja projektikohtaisesti. Talousjohtaja osallistuu toimitusjohtajan kanssa ERP-järjestelmän hankintaprosessiin ja tämän lisäksi hänellä on aktiivinen rooli myös käyttöönottoprojektin toteutuksen aikana.

Talousjohtaja myös usein osallistuu ERP-projektin ohjausryhmän toimintaan. Talousjohtajan tulee käytännössä pitää huoli siitä, että valittu ERP-järjestelmä palvelee yrityksen tarpeita paitsi nykyhetkessä, myös tulevaisuudessa. ERP-järjestelmä on yritykselle aina varsin mittava investointi, joten varmasti jokaisen talousjohtajan tavoitteena on löytää sellainen toiminnanohjausjärjestelmä, joka palvelee yrityksen tarpeita myös pidemmällä aikavälillä.

Kuinka paljon ERP-projekti vie työaikaani?

ERP-projektin onnistunut läpivienti vaatii varsin aktiivista osallistumista koko projektin ajan ja tämä työ tulee yleensä tehdä muun työn ohella. Eniten aikaa vaaditaan projektin alkuvaiheessa, jolloin liiketoiminnan ydinprosessien kartoitus ja määritys tapahtuu. Jos omasta organisaatiosta ei löydy riittävää projektiosaamista tai resursseja ERP-projektin johtamiseen, voi olla kannattavaa harkita projektijohdon ulkoistamista. 

Monet järjestelmätoimittajat tarjoavat projektipäällikköpalveluita, joiden ansiosta vastuu projektin johdosta on jollain ulkopuolisella henkilöllä – tällöin myös projektipäälliköllä on varmasti oikeanlainen tahtotila saada asiat järjestymään ja valmistumaan oikeassa aikataulussa. Lisäksi kun projektin johtamisvastuu on ulkopuolisella taholla, voi myös talousjohtaja käyttää omaa aikaansa muuhun lisäarvoa tuottavaan toimintaan. Paras tuki talousjohtajalle ERP-projektin aikana on asiantunteva ja kokenut järjestelmätoimittaja.

Miten käyttöönottoprojekti vaikuttaa päivittäiseen työhön?

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto suunnitellaan aina siten, että se vaikuttaa yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan mahdollisimman vähän. Asiakkaan onkin tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä järjestelmätoimittajan kanssa käyttöönoton suunnittelussa.

Vastuullasi on pitää huoli siitä, että toimittaja osaa huomioida käyttöönottosuunnitelmassa yrityksen arjen kannalta tärkeät päivämäärät ja tehtävät. 

Molempien osapuolien tulee myös olla sitoutuneita yhdessä tehtyyn käyttöönottosuunnitelmaan. Olisi harhaanjohtavaa väittää, ettei uuden ERP-järjestelmän käyttöönotto millään tavalla näkyisi yrityksen arjessa. Mahdolliset ongelmatilanteet voidaan kuitenkin välttää erilaisilla ennakoivilla toimenpiteillä, joiden ansiosta mahdolliset työn keskeytykset pystytään minimoimaan: esimerkiksi laskut voidaan laittaa viikkoa normaalia aiemmin liikkeelle ja vastaavasti seuraavat vasta viikkoa normaalia aikataulua myöhemmin.

Kysy aina järjestelmätoimittajaltasi, millaisia järjestelmän käyttöönottoa ennakoivia toimenpiteitä he ovat tehneet aikaisemmissa projekteissa.

Miten voimme varmistua siitä, että uusi ERP toimii odotusten mukaan?

On syytä ymmärtää, että yksikään markkinoilla oleva ERP-järjestelmä ei itsessään ole laskukone, jonka avulla organisaation prosessit automatisoituvat tai toiminta tehostuisi kuin itsestään. Jotta ERP-järjestelmä varmasti mahdollistaa halutut toiminnot, tulee järjestelmän tukea yrityksen ydinprosesseja. Tämä puolestaan vaatii sen, että nämä liiketoiminnan kannalta olennaisimmat prosessit on huolella ja tarkoin määritelty. 

Ihmisten tekemä suunnittelutyö on siis jokaisen ERP-projektin avaintekijä. Suunnittelutyöhön kuluvasta ajasta ja panoksesta ei koskaan pidä tinkiä. Toinen tärkeä tekijä on se, että järjestelmän loppukäyttäjät varmasti osaavat käyttää järjestelmää. Henkilökunnalle on siis varattava riittävä määrä koulutusta järjestelmän käyttöön liittyen.

Miten voin varmistaa, ettei järjestelmän käyttöönoton jälkeen tule ongelmia?

Talousjohtajan kannattaa pitää huoli siitä, että uusi toiminnanohjausjärjestelmä on niin sanotusti koeponnistettu huolella ennen järjestelmän lopullista käyttöönottoa. Lyhyen koejakson aikana varmistetaan, että järjestelmä toimii niin kuin pitääkin – jos koejakson aikana ilmenee jotain epäselvyyksiä tai ongelmia, niistä tulee raportoida järjestelmätoimittajalle mahdollisimman nopeasti. 

Talousjohtajan tehtävä on myös pitää huoli siitä, että järjestelmätoimittaja on saanut kaiken tarvitsemansa tiedon järjestelmän ominaisuuksiin sekä yrityksen tarpeisiin liittyen. Esimerkiksi järjestelmän integraatiotarve johonkin kolmannen osapuolen järjestelmään ei saa tulla esille vasta vähän ennen varsinaista käyttöönottoa.

Miten voin laskea investoinnin takaisinmaksuajan?

ERP-projektin takaisinmaksuaikaa on tyypillisesti hieman vaikea laskea. Koska toiminnanohjausjärjestelmän avulla saadaan tehostettua eri toimintoja, kannattaa takaisinmaksuaikaa tarkastella erilaisten osakokonaisuuksien näkökulmasta. 

Ajatellaanpa vaikka yrityksen laskutusprosessia. Tutkimusten mukaan asiantuntijayritys voi säästää jopa 80 % laskutukseen käytettävästä ajasta automatisoidun prosessin ansiosta. Kun toiminnanohjausjärjestelmä koostaa laskut automaattisesti asiakas- ja projektinhallintaan tallennetuista tiedoista, on laskutukseen aiemmin kulunut aika käytettävissä johonkin muuhun lisäarvoa tuottavaan toimintaan. 

Takaisinmaksuajankin kannalta on tärkeää, että toiminnanohjausjärjestelmä vastaa yritykselle olennaisimpiin kipupisteisiin. Talousjohtajan kannattaakin järjestelmän määrittelyvaiheessa käyttää hetki jos toinenkin pohtiakseen, minkä liiketoimintaprosessien automatisoinnista olisi eniten hyötyä.

Mistä tiedän, että olen osannut toimittaa järjestelmätoimittajalle kaiken tarvittavan tiedon?

Koska talousjohtaja ei ole eikä hänen tarvitsekaan olla ERP-asiantuntija, tulee järjestelmätoimittajan osata kokemuksen perusteella kysyä kriittisimmät kysymykset ydinprosessien määrittämiseen sekä järjestelmän ominaisuuksiin liittyen. 

Tästä syystä on äärimmäisen tärkeää, että valitulla toimittajalla on vankkaa osaamista yrityksen toimialaan liittyen sekä kokemusta vastaavanlaisten projektien onnistuneesta läpiviennistä. Talousjohtajalta on myös projektin alkuvaiheessa löydyttävä aikaa siihen, että yrityksen ydinprosessit saadaan käytyä varsin yksityiskohtaisesti läpi yhdessä toimittajan kanssa. 

Pohjatyö prosessien määrittämisen suhteen on tehtävä kunnolla. Kommunikaation tärkeyttä järjestelmätoimittajan kanssa ei voi korostaa liikaa.

Miten ERP-järjestelmä parantaa yrityksen kannattavuutta ja vahvistaa yrityksen kilpailuetua?

Kun ERP-järjestelmää käytetään oikein, on yrityksen toiminnasta mahdollista saada tietoa, jonka pohjalta kyetään paitsi vahvistamaan yrityksen kannattavia osa-alueita, myös poistamaan kannattamattomia toimintoja. 

Tehokkuuden ja tuottavuuden lisääntyminen tarkoittaa yritykselle yleensä sitä, että rahan ja tavaravirtojen kiertonopeus lisääntyy, tiedonkulku nopeutuu, tuotantoon tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden määrä vähenee, raportointi saadaan reaaliaikaiseksi ja henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi.

Kaikki nämä osatekijät vahvistavat yrityksen kilpailuetua sekä edesauttavat sitä, että yritys kykenee etenemään itselleen asettamiensa kasvutavoitteiden vauhdissa.

Miten ERP-järjestelmä helpottaa arkeani? 

Toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta tietoa yrityksen eri osa-alueiden, kuten hankintojen, varaston ja tuotannon tilasta saadaan reaaliaikaisesti. Tämän lisäksi myös tietojen raportoiminen tapahtuu aiempaa nopeammin. ERP-järjestelmän tuoman automaation ansiosta erilaisen rutiinityön määrä vähenee, jolloin talousjohtajalla on enemmän aikaa muulle tärkeälle toiminnalle.

Miten saan ERP-järjestelmästä mahdollisimman tehokkaan raportointikoneen?

Raportoinnin näkökulmasta avainasemassa on yrityksen prosessien määrittelyvaihe, jonka aikana tulee pohtia, millaisia raportteja järjestelmän ylipäätään halutaan tuottavan. Tämä puolestaan ohjaa määrittämään, millaista tietoa järjestelmään tulee syöttää.

Toisaalta on myös tärkeää varmistaa se, että järjestelmän loppukäyttäjillä on riittävä osaaminen järjestelmän käyttöön ja että järjestelmää oikeasti myös käytetään yrityksen arjessa. Haluttuja raportteja ei nimittäin voida saada ulos, ellei järjestelmään jatkuvasti syötetä raportoinnin kannalta tarkoituksenmukaista tietoa.