"Työmatkailu on muuttunut. Matkat ovat lyhyempiä ja ne tulevat usein nopealla aikataululla. Monelle, kuten minulle, matkustaminen on iso osa työtä. On tärkeää, että pystyn reissussakin hoitamaan tehtäväni tehokkaasti, ja etteivät itse matkaan liittyvät rutiinit kuormita liikaa.”
– Jukka Holm, Managing Director, Visma Enterprise Oy
Työmatkat, niin tarpeellisia kuin ne ovatkin, kasaavat usein turhaa työtä sekä työnantajan että työntekijän pöydälle. Työmatkoihin liittyvät järjestelyt ja jälkipuinnit, kuten matkojen varaukset sekä erilaiset matka- ja kululaskut, aiheuttavat helposti ylimääräistä stressiä jokaiselle osapuolelle.
Tänä päivänä tilanne on kuitenkin toinen. Parikymmentä vuotta sitten työmatkailijan vakiovarusteita olivat erilaiset paperilomakkeet sekä laskin, nitoja ja kuittikasa, mutta teknologian kehityksen myötä ne on voitu jättää unholaan. Nykyään kaikki tarvittava kulkee kätevästi mukana mobiilissa.
Erilaiset sovellukset ja järjestelmät helpottavat paitsi matkojen varaamista, myös matkan aikana syntyvien kulujen kirjaamista ja maksua. Samalla automaatio on tuonut runsaasti helpotusta ja nopeutta aiemmin kankeisiin prosesseihin.
Tälle sivulle olemme koonneet vinkkejä, jotka helpottavat modernia työmatkailua. Nämä tiedot auttavat sekä työntekijää että työnantajaa pitämään huolen siitä, että työmatkat hoituvat mahdollisimman sujuvasti.
Sisällysluettelo
Millaisia kuluja työmatkalla syntyy?
Miten työmatkakulut hoidetaan sujuvasti?
Millaisilla työkaluilla työmatkailua voi helpottaa?
Työmatkailuun liittyy monia, toisinaan hieman yllättäviäkin kuluja. Yksinkertaisimmillaan nämä voidaan jakaa neljään kategoriaan: päivärahat, matkakulut, kululaskut sekä epäsuorat kulut, joita ei aina tule edes ajatelleeksi.
Kulut jakaantuvat yleensä osittain työnantajan ja osittain työntekijän maksettavaksi. Se miten ne jaetaan, riippuu pitkälti organisaation sisällä sovituista käytännöistä.
Yleisimpiä työmatkalla syntyviä suoria kuluja ovat:
Päiväraha, jonka suuruus riippuu siitä, sijoittuuko työmatka Suomen rajojen sisä- vai ulkopuolelle.
Erilaiset matkakulut, kuten bensakulut, kilometrikorvaukset ja matkaliput.
Majoituskulut tai mahdollinen yöpymiskorvaus mikäli työmatka kestää yön yli.
Ruokailukustannukset, jotka ovat usein työntekijän vastuulla. Mikäli työnantaja tarjoaa matkan aikana aterioita, vähentää se päivärahan loppusummaa.
Muita suoria kustannuksia voivat matkan tyypistä riippuen olla esimerkiksi edustuskulut, rokotukset, lääkekulut, passi, IT-tarvikkeet, pysäköinti, vakuutukset, turvapalvelut sekä erilaisten kurssien ja konferenssien osallistumiskulut.
Suorien kustannusten lisäksi työmatkailuun liittyy erilaisia piilokustannuksia.
Näistä merkittävimpiä ovat hallinnolliset kulut, jotka syntyvät laskutuksen, kirjanpidon sekä tulorekisterin ylläpidosta.
Kulujen suuruuteen vaikuttaa myös esimerkiksi matkustustapa sekä saatavilla olevat työvälineet, eli käytännössä se, voiko työntekijä hyödyntää matka-aikaa työntekoon.
Lisäksi työntekijän hyvinvointi vaikuttaa syntyviin kustannuksiin epäsuorasti. Työmatkailu koetaan usein stressaavaksi, sillä se vie aikaa arjen rutiineilta. Usein matkalta palatessa työntekijää odottavat pöydälle jääneet työt, sekä matkakulujen setvimiset. Tämä lisää painetta ja henkistä kuomittavuutta, joista aiheutuu pidemmällä aikavälillä myös ylimääräisiä kuluja.
Lue lisää aiheesta: Kilometrikorvaus, päiväraha ja tulorekisteri – mitä ne käytännössä tarkoittavat?
Perinteisesti kulujen kirjaaminen, hyväksyntä ja takaisinmaksu on ollut pitkä prosessi: Ensiksi työntekijä kirjasi aiheutuneet kulut käsin lomakkeelle, liitti mukaan tarvittavat kuitit ja lähetti sen esimiehelle. Sitten esimies katsoi pyynnön läpi ja joko pyysi lisätietoa tai hyväksyi kulut korvattavaksi. Vasta sitten korvaukset saatiin maksuun ja kirjanpitäjä pääsi naputtelemaan tiedot kirjanpitoon ja toimittamaan ne erikseen verottajalle.
Tällainen prosessi on raskas sekä altis inhimillisille virheille. Käsin naputellessa väärä lopputulos ei vaadi muuta kuin sormen lipsahtamisen näppäimistöllä. Siksi moni organisaatio luottaa tänä päivänä automaation voimaan. Teknologian ja erilaisten ohjelmien avulla voidaan kätevästi automatisoida kaikista aikaavievimmät ja turhauttavimmat osat prosessista. Erilaiset integraatiot varmistavat, että tiedot kulkevat sujuvasti järjestelmästä ja henkilöltä toiseen.
Parhaassa tapauksessa kaikki hoituu lennossa: työntekijän puhelimesta löytyy sovellus, johon voi parilla klikkauksella ilmoittaa, mihin matka suuntautuu ja kauanko se kestää. Ohjelma laskee päivärahan suuruuden automaattisesti ja kun työntekijä huristelee kohti kohdetta, voi hän klikata sovelluksesta päälle laskurin, joka laskee kilometrikorvauksen ajetulle matkalle. Kun työntekijä käy tankilla, voi hän napata sovelluksen omalla kameralla kuvan kuitista ja sekin tallentuu suoraan matkakulujen joukkoon.
Nämä kaikki tiedot siirtyvät automaattisesti esimiehen hyväksyttäväksi. Hyväksyntä onnistuu sovelluksen avulla missä ja milloin tahansa ja näin lasku siirtyy rivakkaasti eteenpäin valmiina pakettina. Lopulta lasku siirtyy maksuun, ja tiedot välittyvät suoraan kirjanpitoon sekä verottajan tulorekisteriin.
Kun pohditaan, miten työmatkakulujen kirjausta voisi helpottaa, on hyvä muistaa että eri rooleilla on eri haasteet ja toiveet ja ne kannattaa kaikki ottaa huomioon sopivaa ratkaisua etsiessä.
Työntekijän näkökulmasta työmatkakulujen hoitamista sujuvoittaa:
Automaatio, joka varmistaa että työntekijän ei tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa erilaisiin laskutoimituksiin, kirjaamisiin tai selvittelyihin.
Selkeät prosessit ja käytännöt, joiden avulla työntekijä tietää mitenmikäkin kulu pitää olla kirjattuna, ja kuinka se onnistuu helpoimmalla mahdollisella tavalla.
Läpinäkyvyys muuhun prosessiin, eli siihen missä kululasku menee milläkin hetkellä.
Rahojen nopea palautuminen työntekijän tilille.
Toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä joka ei vaadi ylimääräistä opettelua.
Helppo pääsy kaikkiin työmatkoihin liittyviin tietoihin niin ettei niitä tarvitse etsiä monesta eri paikasta.
Työnantajan näkökulmasta työmatkakulujen hoitamista sujuvoittaa:
Automaatio, jonka avulla varmistetaan että kulujen kirjauksiin, laskemiseen ja kirjanpitoon ei tarvita runsaasti käsin tehtävää työtä, vaan aikaa vapautuu tärkeämpien tehtävien pyörittämiseen.
Yhdessä sovitut prosessit ja käytännöt, jotka takaavat sen että käytännöt ovat yhdenmukaiset läpi organisaation.
Lainsäädännön noudattaminen. Työnantajalla on muun muassa velvollisuus korvata työntekijälle työmatkoista aiheutuneet kulut.
Raportointi ja seuranta, joiden avulla nähdään paljonko kuluja syntyy kokonaisuudessa ja miten toimintaa voisi tehostaa.
Lue lisää aiheesta: Q&A – Nämä asiat matka- ja kululaskuissa mietityttävät
Miten työmatkailusta sitten tehdään mahdollisimman helppoa? Millaisia työkaluja yrityksen ja työntekijän kannattaa hyödyntää?
Tänä päivänä lähes kaikki palvelut ovat saatavilla mobiilissa ja erilaiset arjen työkalut kulkevat kätevästi taskussa. Matkailua helpottavat itsevarausjärjestelmät joiden avulla matkojen sekä majoitusten vertailu ja varaaminen on sujuvaa. Myös muun muassa hotelliin kirjautuminen, auton vuokraaminen ja lounaan tilaaminen onnistuu sujuvasti sovellusten välityksellä.
Myös kulujen kirjaamista ja maksamista varten löytyy omat järjestelmänsä. Näiden tehtävä on sujuvoittaa kuluprosessia, säästää aikaa sekä vähentää inhimillisiä virheitä joita käsin naputteluun liittyy aina.
Vaihtoehtoja on monia, ja jokaisen organisaation täytyy löytää omiin tarpeisiinsa ja tavoitteisiinsa parhaiten soveltuva ratkaisu.
Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin ajatella, että hyvä matka- ja kululaskujärjestelmä on:
Helppokäyttöinen, eli se ei vaadi käyttäjältä työläitä koulutusprosesseja tai ylimääräistä vaivannäköä.
Eri roolit huomioiva, eli se palvelee työntekijää, esimiestä, kirjanpitäjää sekä laajemmassa kuvassa koko organisaatiota.
Mobiilikäyttöinen, eli kilometrien keruu, matkalaskujen tekeminen ja kulujen hyväksyntä onnistuu missä ja milloin tahansa. Esimerkiksi kuitista voi napata kuvan suoraan applikaatiossa ja se tallentuu osaksi kululaskua automaattisesti.
Tehokas raportointiväline, joka tukee liiketoiminnan tarpeita.
Näiden lisäksi suomalaisten yritysten täytyy huomioida tulorekisteri, joka astui voimaan vuoden 2019 alussa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että verottomat korvaukset sekä tietyt kulut (kuten muuttokorvaukset) täytyy ilmoittaa verottajalle viiden päivän sisällä maksutapahtumasta. Suora integraatio järjestelmästä tulorekisteriin on siis kullanarvoinen.
Lue myös miten Visma M2 voi auttaa matka- ja kululaskujen kanssa.
Hyödynnä asiantuntijoidemme vinkit ja lataa opas.