Millaisia työkaluja taloushallinnosta tulisi löytyä?

Valtaosa taloushallinnon prosesseista hoidetaan yrityksissä edelleen käsipelin, tuskaisan hitaasti. Tämä on epätehokasta ja kallista.

Hyvät taloushallinnon työkalut ja niiden myötä tuleva automaatio ovat avainasemassa siinä, että yrityksen liiketoiminta ja päätöksenteko pyörii tehokkaasti.

Siksi listasimme viisi perustyökalua, jotka jokaisen taloushallinnon automaatiota tavoittelevan kannattaisi hankkia.

1. Kulu- ja matkalaskujärjestelmä

Kulu- ja matkalaskujärjestelmän hankinta on helppo askel, jolla automatisoit ison palan taloushallinnon prosesseista. Työkaluja pohtiessa keskitytään usein vain talousjohtajan ja talousosaston tonttiin – ja unohdetaan massan merkitys. 

Kun automatisoit taloushallinnon prosessin, joka koskee myös yrityksesi työntekijöitä, saat huomattavat aikasäästöt pienellä vaivalla. Näin vapautat aikaa ja rahaa muuhun kehitystyöhön.

Siksi kulu- ja matkalaskujärjestelmä on listalla ykkösenä. Se on fiksu ensimmäinen askel kohti sujuvampia prosesseja, ja siitä on hyvä siirtyä eteenpäin isompiin osa-alueisiin.

Ehdotus kulu- ja matkalaskujärjestelmästä: M2

Hinta: alkaen 229 €/kk

 2. Laskutus- ja kirjanpitojärjestelmä

No, seuraavaksi sitten puhutaan isommista palasista. Laskutus- ja kirjanpito on oleellinen osa CFO:n arkea. Tätä ei missään nimessä kannata hoitaa käsin, vaan järjestelmässä. Näin tieto on nähtävillä reaaliajassa ja sitä on helppo siirtää paikasta toiseen.

Järjestelmän avulla tuot sujuvuutta taloushallinnon perusrutiineihin, kuten kirjanpidon tiliöinteihin, laskujen lähetykseen, saatavien seurataan, ostolaskujen tarkastamiseen ja palkanlaskentaan.

Ehdotus laskutus- ja kirjanpitojärjestelmästä: Netvisor

Hinta: alkaen 15–100 €/kk

3. HR-järjestelmä

HR-järjestelmä takaa, ettei työntekijöiden tietoja tarvitse syöttää jokaiseen järjestelmään erikseen. Se toimii koko yrityksessä, myös taloushallinnossa master datana, eli paikkana johon tieto syötetään ja josta se sitten kulkeutuu automaattisesti integraatioiden kautta muualle, esimerkiksi juurikin palkanlaskentaan ja erilaisiin taloushallinnon järjestelmiin. Näin tieto pysyy ajan tasalla ja helposti hallittavissa.

Ehdotus HR-järjestelmästä: Saima HR

Hinta: Alkaen 90 €/kk

4. Työajanseurantajärjestelmä 

Työajanseurantajärjestelmä ei tule ehkä ensimmäisenä mieleen taloushallinnosta puhuttaessa, mutta liittyy siihen hyvin olennaisesti.

Jos yritys maksaa työntekijöilleen erilaisia lisiä, esimerkiksi ylityölisiä, iltalisiä, viikkolepokorvauksia ja niin edelleen, on palkkojen laskenta käsin erityisen työlästä. Silloin tuntien lisäksi palkkaan vaikuttaa se, millaista työtä on tehty ja milloin. Tunnit täytyy siis tulkita ennen kuin ne voidaan muuntaa palkaksi.

Käsin tehtävä tulkinta on aikaavievää ja siinä sattuu virheitä. Jos tulkittavia tunteja on paljon, palkanlaskennasta muodostuu iso kustannuserä ilman automatisaatiota. Joistain työajanseurantajärjestelmistä löytyvä automaattinen tulkinta varmistaa, että tunnit saapuvat palkanlaskijalle järjestelmästä valmiiksi auki laskettuina.

Toinen merkittävä hyöty työajanseurantajärjestelmästä on se, että taloushallinnossa nähdään mihin kuluu kaikkein eniten aikaa. Kun luot työajanseurantajärjestelmään erilaisia projekteja ja tehtäviä, näet mihin työntekijöillä kuluu kaikkein eniten aikaa. Näin tunnistat prosessit, jotka kannattaa automatisoida ensimmäisten joukossa.

Ehdotus työajanseurantajärjestelmästä: Tiima

Hinta: Alkaen 137 €/kk

5. Dashboard raportointiin

Datalla ei tee mitään, jos se on hankalasti tulkittavassa muodossa. Siksi ehdoton suositus jokaiselle CFO:lle on työkalu, jonka avulla saat visualisoitua datan helposti seurattavaksi dashboardiksi.

Integraatioiden avulla voit tuoda datan eri järjestelmistä suoraan yhteen paikkaan, josta näet trendejä ja kehitystä helposti tulkittavassa muodossa. Näin tietoa ei tarvitse kaivaa jokaisesta järjestelmästä erikseen, ja päätöksenteko helpottuu.

Ehdotus dashboardista: Microsoft Power BI – kätevä työkalu jos yrityksenne asuu jo Micorsoft-maailmassa

Hinta: Alkaen 8 €/käyttäjä/kk

Näin valitset parhaat taloushallinnon järjestelmät käyttöösi

On muutama tärkeä seikka, jotka kannattaa huomioida järjestelmää valitessa. Tässä nopea muistilista näistä.

Varmista järjestelmien integroitavuus

Varmista että järjestelmät pelaavat hyvin yhteen ja tieto niiden välillä kulkee saumattomasti. Näin säästyt ylimääräiseltä säädöltä ja vaivalta. 

Useamman järjestelmän hankkiminen samalta toimittajalta voi olla kannattavaa: silloin järjestelmät ovat taatusti yhteensopivia, sillä ne on liitetty toisiinsa jo monen monta kertaa. Samalla tiedät, että ongelmatilanteessa saat tukea, ilman että joudut soittelemaan moneen eri paikkaan.

Esimerkiksi artikkelissa mainitsemamme M2, Tiima ja Saima HR ovat kaikki Visma Enterprisen tuotteita. Netvisor puolestaan löytyy Visma-konsernin tuotevalikoimasta. Kaikissa näissä on tehty liittymät jo ennestään toisiinsa, joten integroinnin kanssa ei pitäisi tulla ongelmia.

Priorisoi: aloita niistä prosesseista, jotka vievät eniten aikaa

Kaikkea ei voi – eikä edes kannata – tehdä kerralla. Siksi kehitystyötä aloitellessa ihan ensimmäiseksi kannattaa kasata lista prioriteeteistä.

Näin varmistat, että aloitat työn niistä prosesseista, joiden kehittäminen tuo isoimman hyödyn sekä vapautat lisää aikaa ja rahaa tulevaan kehitystyöhön.

Jos kaipaat apua priolistan kasaamisessa, tutustu tähän tuoreen talousjohtajan checklistiin

Varmista kumpi tulee oikeasti halvemmaksi – automatisointi vai käsin tekeminen

Aina ei ole selvää kannattaako investointi uuteen järjestelmään vai ei. Joskus käsin tekeminen nimittäin voi olla edullisempaa, kun toisinaan automatisoinnin kautta saatava säästö on suurempi kuin olisi tullut kuvitelleeksi.

Tällä työkalulla selvität, kumpi on pitkällä tähtäimellä yrityksellesi kannattavampaa: vanhassa prosessissa pysyminen vai järjestelmän hankinta. Vertailutyökalu huomioi laskennassa hintojen lisäksi myös toiminnan tehostumiseen ja ajansäästöön liittyvät seikat.

Lataa maksuton vertailutyökalu

Mikko Joki-Korpela
Account Director

 

Jesse Vainio
 Sales Manager

Lue lisää Visman blogista