
Näin otat M2-järjestelmän käyttöön
Kukapa meistä ei tavoittelisi mahdollisimman sujuvaa ja nopeaa järjestelmän matka- ja kululaskujärjestelmän käyttöönottoa? Siksi on hyvä muistaa, että hyvin suunniteltu on puoliksi jo käytössä.
Kun pohjalla on hyvä suunnitelma ja käytössä tarvittavat resurssit, prosessi olla hyvinkin nopea. Esimerkiksi M2 matka- ja kululaskujärjestelmän käyttöönottoprojekti vie tehokkaasti tehtynä vain noin 4–10 työpäivää. Tyypillisesti nämä päivät sijoittuvat parin kuukauden jaksolle.
Siispä olipa tavoitteesi sitten yhtenäistää organisaatiosi toimintamalleja tai tehostaa matka- ja kuluhallintaa, kannattaa käyttöönottoprojektin suunnitteluun käyttää hetki aikaa. Kokosimme asiantuntijoidemme avulla neljä askelta, joiden avulla onnistut järjestelmäprojektin käyttöönotossa.
Jos yrityksessäsi on totuttu hoitamaan matka- ja kululaskut excelissä tai kiikuttamalla paperilappuja paikasta toiseen, saman prosessin tuominen järjestelmään ei ole järkevää. Järjestelmän kun on tarkoitus tehdä prosessista mahdollisimman sujuva.
Toisaalta vaikka laskut hoituisivatkin jo sähköisesti, kannattaa käyttöönoton yhteydessä silti tarkastella onko nykyinen prosessi paras mahdollinen. Prosessissa voi olla hiottavaa ja uusi järjestelmä voi tuoda mahdollisuuksia, joita vanhasta ei löydy.
Jotta käyttöönottoprojekti ei tyssäisi heti alkumetreillä, mieti jo etukäteen miltä prosessi voisi näyttää organisaatiossasi. Hyödynnä apunasi näitä kysymyksiä:
Yleisiä kysymyksiä
Laskujen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä
Eri sidosryhmillä on yleensä tiettyjä odotuksia ja tarpeita uuden ratkaisun käytettävyydestä. Hyvä järjestelmä mukautuu näihin tarpeisiin.
Siksi matka- ja kuluhallinnan järjestelmän käyttöönottoprojektiin on tärkeää osallistaa ne henkilöt, jotka tietävät mitä tarpeita käyttäjillä ja organisaatiolla on. Nappaa siis oikeat osaajat mukaan heti ensimmäiseen projektitapaamiseen.
Suunniteltaessa käyttöönottoa huomioi näitä asioita:
Jokaisella organisaatiolla on yksilölliset tarpeet, ja siksi myös se, millaisia tietoja eri järjestelmien välillä täytyy kulkea, on usein yksilöllistä. Siksi on hyvä pohtia etukäteen, mihin muihin järjestelmiin matka- ja kuluhallintajärjestelmä halutaan yhdistää.
Yleensä matka- ja kuluhallinnan järjestelmä halutaan integroida ainakin kirjanpidon järjestelmän kanssa. Tällöin kirjanpitojärjestelmän toimittajalta tarvitaan tarkka kuvaus siitä, mitä tietoja järjestelmien välillä tulisi kulkea.
Lisäksi ainakin suuremmissa organisaatioissa kannattaa harkita integraatiota HR-järjestelmän kanssa. Näin henkilötietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan, vaan ne siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Mieti siis etukäteen mihin integraatioihin yrityksellänne on tarvetta ja kuinka tiedon tulisi olla käytettävissä liiketoiminnassa. Näin pääsette suunnittelemaan ne heti osaksi käyttöönottoprojektia.
Ei ole mitenkään tavatonta että uusi järjestelmä halutaan heti käyttöön kuin mahdollista. Vaikka käyttöönottoprojekti onkin pohjimmiltaan vikkelä, kannattaa sen loppuvaiheeseen varata aikaa testaamiselle. Näin varmistat, että pääkäyttäjä aidosti ymmärtää prosessin ja sen, miten laskut liikkuvat järjestelmässä.
Jätä siis käyttöönottoprojektin ja jalkauttamisen väliin lyhyt testijakso, ja pyöräytä muutaman testilasku järjestelmän kautta.
M2-käyttöliittymä on intuitiivinen, joten erillisille loppukäyttäjäkoulutuksille organisaatiossa ei välttämättä ole tarvetta. Mikäli pääkäyttäjä haluaa uppoutua tarkemmin järjestelmän toimintaan, voi hän aina perehtyä verkkokoulutusympäristön sisältöihin. Kursseja voi käydä joustavasti missä ja milloin tahansa.
Haluatko palata aiheen pariin myöhemmin? Lataa käyttöönottoprojektin muistilista.