Kukapa meistä ei tavoittelisi mahdollisimman sujuvaa ja nopeaa järjestelmän matka- ja kululaskujärjestelmän käyttöönottoa? Siksi on hyvä muistaa, että hyvin suunniteltu on puoliksi jo käytössä. Kun pohjalla on hyvä suunnitelma ja käytössä tarvittavat resurssit, voi prosessi olla hyvinkin nopea. Teemme käyttöönotot 100% etänä.

Siispä olipa tavoitteesi sitten yhtenäistää organisaatiosi  toimintamalleja tai tehostaa matka- ja kuluhallintaa,  kannattaa käyttöönottoprojektin suunnitteluun käyttää hetki aikaa.

Kokosimme asiantuntijoidemme avulla neljä askelta, joiden avulla onnistut järjestelmäprojektin käyttöönotossa:

1. Selvitä matka- ja kululaskujen kierron ja käsittelyprosessin nykytila

2. Suunnittele käyttöönoton eri vaiheet ja sitouta sidosryhmät

3. Kartoita integraatioiden tarpeellisuus

4. Varaa aikaa järjestelmän testaamiselle

Jos yrityksessäsi on totuttu hoitamaan matka- ja kululaskut excelissä tai kiikuttamalla paperilappuja paikasta toiseen, saman prosessin tuominen järjestelmään ei ole järkevää. Järjestelmän kun on tarkoitus tehdä prosessista mahdollisimman sujuva.

Toisaalta vaikka laskut hoituisivatkin jo sähköisesti, kannattaa käyttöönoton yhteydessä silti tarkastella onko nykyinen prosessi paras mahdollinen. Prosessissa voi olla hiottavaa ja uusi järjestelmä voi tuoda mahdollisuuksia, joita vanhasta ei löydy.

Jotta käyttöönottoprojekti ei tyssäisi heti alkumetreillä, mieti jo etukäteen miltä prosessi voisi näyttää organisaatiossasi. Hyödynnä apunasi näitä kysymyksiä:

Yleisiä kysymyksiä

• Onko matkalaskujen käsittelyprosessi ajan tasalla? Milloin sitä on viimeksi tarkasteltu?
• Millainen laskujen kierto palvelee organisaatiotasi parhaiten? 
• Mihin kaikkialle matka- ja kululaskuista saatavien tietojen pitäisi kulkeutua? Huomioi myös raportointitarpeet
• Missä perustietoja kuten, henkilö- ja organisaatiotiedot sekä tieto  kirjanpidon tileistä säilytetään ja mihin järjestelmiin niiden tulee kulkeutua?
• Kuka tulee toimimaan järjestelmän pääkäyttäjänä?
• Ketkä teillä käsittelevät matka- ja kululaskuja, eli keitä pääkäyttäjän lisäksi kannattaa osallistuttaa käyttöönottoprojektiin? 
• Haluatteko käyttää jatkossa mobiilisovellusta? Entä kertakirjautumista (SSO)?
• Onko käytössänne asiakaskohtaisia liittymiä?
• Käsitelläänkö luottokorttitapahtumat manuaalisesti, vai haluatteko tuoda ne järjestelmään automaattisesti? 

Laskujen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä

• Millainen prosessi olisi, jos se olisi mahdollisimman helppo työntekijän  näkökulmasta?
• Entä millainen prosessi olisi, jos se olisi mahdollisimman helppo hyväksyjän näkökulmasta?
• Halutaanko organisaatiossanne tehdä matkasuunnitelmia jo ennen matkaa, vai kirjaatteko kaikki kulut järjestelmään vasta jälkikäteen?
• Haluatteko käsitellä järjestelmässä pelkkiä korttitapahtumia vai myös matkatoimisto-ostoja?
• Kuka tekee laskun: matkustaja vai joku muu?
• Kuka hyväksyy laskun? Kykeneekö laskun hyväksyjä tarkistamaan, että kuitit ja tiliöinnit menevät varmasti oikein, vai tarvitaanko tähän toinen vastuuhenkilö?
• Onko organisaatiossanne kertaluonteisia matkustajia?

Eri sidosryhmillä on yleensä tiettyjä odotuksia ja tarpeita uuden ratkaisun käytettävyydestä. Hyvä järjestelmä mukautuu näihin tarpeisiin. 

Siksi matka- ja kuluhallinnan järjestelmän käyttöönottoprojektiin on tärkeää osallistaa ne henkilöt, jotka tietävät mitä tarpeita käyttäjillä ja organisaatiolla on. Nappaa siis oikeat osaajat mukaan heti ensimmäiseen projektitapaamiseen. 

Suunniteltaessa käyttöönottoa huomioi näitä asioita: 

1. Päätä ketkä kannattaa osallistuttaa käyttöönottoon. Yleensä mukaan kannattaa pyytää ainakin seuraavat henkilöt:
   • HR:n ja taloushallinnon edustaja, sillä matka- ja kuluhallintaprosessi on tyypillisesti vähän molempien pöydällä. Heidät kannattaa pitää siis mukana alusta asti.
   • Järjestelmän tuleva pääkäyttäjä ja hänen varahenkilönsä, jotta he oppivat järjestelmän toiminnallisuudet heti alusta lähtien.
2. Määrittele tavoitteet yhdessä sidosryhmien edustajien kanssa, ja tiivistä mitä hyötyjä järjestelmältä odotetaan
3. Suunnittele ja dokumentoi käyttöönoton eri vaiheet
4. Suunnittele ja dokumentoi tulevat toimintamallit ja rooli
5. Jaa riittävästi informaatiota läpi projektin. Suunnitelma, aikataulu ja tavoitteet on hyvä jakaa koko organisaatiolle niin, että jokainen tietää miten käyttöönotto etenee.

Jokaisella organisaatiolla on yksilölliset tarpeet, ja siksi myös se, millaisia tietoja eri järjestelmien välillä täytyy kulkea, on usein yksilöllistä.  Siksi on hyvä pohtia etukäteen, mihin muihin järjestelmiin matka- ja kuluhallintajärjestelmä halutaan yhdistää.

Yleensä matka- ja kuluhallinnan järjestelmä halutaan integroida ainakin kirjanpidon järjestelmän kanssa. Tällöin kirjanpitojärjestelmän toimittajalta tarvitaan tarkka kuvaus siitä, mitä tietoja järjestelmien välillä tulisi kulkea. 

Lisäksi ainakin suuremmissa organisaatioissa kannattaa harkita integraatiota HR-järjestelmän kanssa. Näin henkilötietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan, vaan ne siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.

Mieti siis etukäteen mihin integraatioihin yrityksellänne on tarvetta ja kuinka tiedon tulisi olla käytettävissä liiketoiminnassa. Näin pääsette suunnittelemaan ne heti osaksi käyttöönottoprojektia.

Ei ole mitenkään tavatonta että uusi järjestelmä halutaan heti käyttöön kuin mahdollista. Vaikka käyttöönottoprojekti onkin pohjimmiltaan vikkelä, kannattaa sen loppuvaiheeseen varata aikaa testaamiselle. Näin varmistat, että pääkäyttäjä aidosti ymmärtää prosessin ja sen, miten laskut liikkuvat järjestelmässä.

Jätä siis käyttöönottoprojektin ja jalkauttamisen väliin lyhyt testijakso, ja pyöräytä muutaman testilasku järjestelmän kautta.

M2-käyttöliittymä on intuitiivinen, joten erillisille loppukäyttäjäkoulutuksille organisaatiossa ei välttämättä ole tarvetta. Mikäli pääkäyttäjä haluaa uppoutua tarkemmin järjestelmän toimintaan, voi hän aina perehtyä verkkokoulutusympäristön sisältöihin. Kursseja voi käydä joustavasti missä ja milloin tahansa.