Kuittisäkeistä mobiiliin – näin M2 mullisti Olympiakomitean arjen



Suomen Olympiakomiteassa siirryttiin Visman M2 -matkalaskuohjelmaan jo 10 vuotta sitten – aikana, kun valtaosa organisaatioista vielä postitteli kuitteja taloushallintoon kirjekuoressa. Muutoksen ajurina toimi Päivi Kekäle, Suomen Olympiakomitean talouspäällikkö, joka on tehnyt vaikuttavan 37 vuoden uran urheilujärjestöjen taloushallinnossa.

Onhan se nostalgista muistella niitä valtavia mappimääriä ja kuittipinoja, joiden kanssa aikanaan työskenneltiin. Se ajansäästön määrä, kun kuittirumbasta siirryttiin täysin digitaaliseksi, on aivan mieletön. On ollut hienoa olla mukana muutoksessa.

Päivi Kekäle, talouspäällikkö, Suomen Olympiakomitea

Tuhansia mappeja hävitettiin, eikä kuittisäkkejä ole tullut ikävä

Päivin aloittaessa Olympiakomitean taloushallinnossa 14 vuotta sitten henkilökuntaa oli vain kymmenkunta. Tänä päivänä organisaatiossa työskentelee noin 65 henkilöä, joiden lisäksi kulu- ja matkalaskuohjelmaa käyttäviä urheilijoita on jo 700–800 ihmistä. 

Toimivalle kulu- ja matkalaskuohjelmalle on siis todella tarvetta.

Visman M2 ja Netvisor -kombo on ollut taloushallinnon käytössä vuodesta 2012, jotta kaikki maksuaineistot, kirjanpitoaineistot ja tulorekisterisiirrot menevät automaattisesti kirjanpitoon. Ennen Visman järjestelmiä kaikki oli mapeissa ja paperilla. Kekäle muisteleekin huvittuneena sitä valtavaa mappimäärää, josta tuli muuton yhteydessä vuonna 2015 hankkiutua tietosuojatusti eroon.

 

 

Vastasin arkiston läpikäynnistä ja tuntuihan se hurjalta, kun autot kärräsivät tuhansia mappeja tietosuojatusti tuhottavaksi. On hienoa, ettei sellaista jätettä enää tänä päivänä kerry, kun kaikki tapahtuu digitaalisesti.

Päivi Kekäle, talouspäällikkö, Suomen Olympiakomitea

Ennen M2:sta urheilijat keräsivät käsin merkityt kuitit kirjekuoriin ja lähettivät ne postitse taloushallintoon. Kuitit käytiin läpi ja kohdistettiin oikeille laskuille ennen kirjanpitoon ja maksuun laittamista, joten prosessissa saattoi postin kulusta riippuen kestää 1-2 viikkoa.

Toisinaan sain kerralla puolen vuoden kuitit isossa säkissä, ja siinä riittikin sitten työsarkaa”, Kekäle muistelee nauraen. 

Nyt kaikki tapahtuu M2:lla mobiilisti ja reaaliajassa, joten muutos entiseen on valtava niin paperin- kuin ajansäästönkin kannalta.

 

Käyttöönotto sujui lähes sormia napsauttamalla

Miten Olympiakomiteassa päädyttiin juuri Visma M2 -matkalaskuohjelmaan? 

Juttelin matkalaskuohjelmista erään nuoren kaverin kanssa, joka teki aiheesta opinnäytetyötä. Samoihin aikoihin uutisissa toitotettiin e-laskujen tulevan pian. Silloin ymmärsin, mihin suuntaan maailma on menossa. En halunnut jäädä kehityksestä pois, vaan hypätä mukaan heti, kun mahdollista,” Kekäle muistelee.

Visman konsultit saapuivat paikalle ja M2 otettiin käyttöön kesäkuussa 2012. Käyttöönotto sujui äärimmäisen helposti. Yhtenä päivänä vain todettiin, että excelit ovat historiaa, ja matkalaskut tehdään jatkossa M2:ssa. Talouspäällikölle on kertynyt 10 vuoden ajalta M2:sta pelkästään hyviä muistoja.

 

Ohjelma on kyllä toiminut meillä aina ihan moitteetta. M2 on niin helppo oppia, että koulutus sujuu nopeasti, kun organisaatio kasvaa ja lisää käyttäjiä tulee mukaan. Etenkin nuoret ovat niin diginatiiveja, että he oppivat matkalaskujen tekemisen salamannopeasti. He tykkäävät, kun saavat itse kännykällä tehdä.

Päivi Kekäle, talouspäällikkö, Suomen Olympiakomitea

Olympiakomiteassa on otettu käyttöön kaikki matkan varrella ohjelmaan tulleet kehitysaskeleet. Kekäleen mukaan etenkin matkatoimiston ja luottokorttiostojen linkitys on ollut matkustavien urheilijoiden kannalta merkittävää, kun kaikki löytyy nyt samasta paikasta.

Suurin muutos on kuitenkin ollut mobiilipuolen kehitys. Se on iso plussa, josta kaikki käyttäjät tykkäävät,” Kekäle kertoo.

Hyppy tuntemattomaan kannatti – M2 saa täydet 5 tähteä

Kekäleen mukaan tavoitteet ohjelmalle ovat paitsi täyttyneet, myös ylittyneet. Myös M2:n asiakaspalvelu saa Olympiakomitealta kiitosta. 

M2:n asiakaspalvelu on aivan mahtava, Tutut ihmiset vastaavat kysymyksiin ja aina saa apua, kun tarvitsee,” Kekäle kiittää.

Kun kuittirumbasta päästiin eroon, on taloushallinnossa saatu keskittyä olennaisempaan, kuten asiantuntijatehtäviin ja perehdytyksiin. 10 vuotta sitten kyse oli hypystä tuntemattomaan, mutta Kekäle on nyt hyvin tyytyväinen, että uskalsi tuolloin luottaa intuitioonsa.

“Suosittelen M2-matkalaskuohjelmaa erittäin lämpimästi myös muille organisaatioille. En kyllä voi antaa yhtään vähempää kuin täydet 5 tähteä.”

Päivi Kekäle, talouspäällikkö, Suomen Olympiakomitea

 

 

Toivoisitko että teilläkin matkalaskut hoituisivat helposti mistä ja milloin tahansa? Lue lisää M2-matkalaskuohjelmasta täältä!

Varaa vartin demo

Mikko Joki-Korpela Visma
Mikko Joki-Korpela
Account Director

 

Jesse Vainio Visma
Jesse Vainio
 Sales Manager
 
 
Dmitri_Aho_Visma Enterprise-circle.png
Dima Aho
 Sales Manager