Joustavampi hankintajärjestelmä

Visman Proceedo -hankintajärjestelmän avulla et joudu hyväksymään yllätyslaskuja.

Ota yhteyttä!

Säästöä sähköisellä hankintajärjestelmällä

Oletko koskaan hyväksynyt laskua tilauksesta jota ei olisi pitänyt tehdä? Epäsuorien hankintojen kehittämisellä on merkittävä säästöpotentiaali kaiken tyyppisissä organisaatioissa, varsinkin jos hankintaa on hajautettu yksiköihin ilman laadukasta hankintajärjestelmää. Hankintatoimen tärkein tehtävä modernissa organisaatiossa onkin edellytysten luominen kustannustehokkaan hankintaohjeistuksen noudattamiselle siellä, missä päivittäisiä hankintoja tehdään.

Proceedo -hankintajärjestelmä mahdollistaa eri tyyppisten tilaustapahtumien sähköisen hallinnan, tilausten tekemisestä vastaanottoon ja laskun täsmäytykseen, modernin, intuitiivisen käyttöliittymän avulla.

Proceedo -hankintajärjestelmän hyödyt

  • Tilaustenhallintaa mobiilisti tai työasemalla
  • Monipuoliset tavat liittää toimittajia
  • Saumaton hankinnasta maksuun -prosessi  Proceedo -ostolaskujen käsittelyn kanssa
  • Integroitavissa myös muihin Laskunkäsittelyjärjestelmiin
  • Mahdollisuus myös tilausten sisäänlukuun
  • Proceedo-hankintajärjestelmä tarjotaan luotettavana pilvipalveluna

Tilaustapahtuman kulku Proceedo -hankintajärjestelmässä

product flow chart image

Nordean automatisoitu Hankinnasta Maksuun -prosessi

Nordea otti  Proceedo -hankintajärjestelmän käyttöön vuonna 2008 ja on onnistunut automatisoimaan valtaosan laskunkäsittelystään e-laskun avulla sekä täsmäyttämällä saapuvia laskuja Proceedossa luotuihin tilauksiin.

Nordean hankintapolitiikka määrää miten eri palveluja tilataan. Valtaosa tilauksista ja kaikki laskut käsitellään Proceedossa, automatisoiden laajalti ostolaskujen käsittelyä.

"Tilausten täsmäyttämisen ja laskunkäsittelyn automatisoinnin kautta koemme tehokkuuden lisääntyneen.", Nordean Hankintajohtaja Øystein Engen sanoo.

Nordealta ja muilta asiakkailta saatu palaute vaikuttaaa merkittävästi Proceedo -hankintajärjestelmän kehityksessä.

"Saatavuus on meille erityisen tärkeää. Myös käyttäjäystävällisyyden merkitys on suuri, jotta käyttäjä löytää helposti etsimänsä" Engen toteaa.

Øystein Engen photo

Øystein Engen
Head of Procurement, Nordea

Keskitetyt hankinnat Fazerilla

Kun sisäänostot keskitettiin Fazerin 220 ravintolassa, säästettiin rahaa ja ympäristövaikutus väheni.

 – Kuusi vuotta sitten meillä ei ollut kaikkia ravintoloita kattavaa yhteistä sisäänostojärjestelmää, vaan niihin ostettiin tilaamalla puhelimitse tai toimittajien sivustoista. Koordinoiminen ei ollut mahdollista, joten osto-osaston neuvottelemia ehtoja ei päästy hyödyntämään, kertoo Fazer Food Servicesin Hankintajohtaja Harald Rydén.

Oikeat toimittaja ja oikeat sopimukset 

Tuolloin sai alkunsa ajatus keskittää hankinnat. Ravintoloita varten luotiin keskitetty sisäänostoportaali, jotta varmistetaan, että kaikkiin Fazer Food Servicesin ravintoloihin ostetaan oikeilta toimittajilta ja oikeita sopimuksia hyödyntämällä. 

Siihen tarvittiin IT-ratkaisua, joten Fazer Food Services arvioi käytettävissä olevat vaihtoehdot. Valinta oli Visma Proceedo.

– Se oli helppokäyttöinen ja monipuolinen, joten se toimi kaikissa
ravintoloissamme, kertoo Harald Rydén.

Osto-osaston kilpailuttamat hinnat päivitetään suoraan portaaliin. Tällöin uusimmat sopimukset ja hinnat ovat ravintoloiden käytettävissä heti.

Henkilökunta tilaa tarvitsemansa tuotteet Proceedolla ja saa toimitusvahvistuksen sekä ilmoituksen toimituspäivästä.

Selkeät edut: säästää ympäristöä ja rahaa 

Proceedon avulla on  myös vähennetty yrityksen vaikutuksia ympäristöön. Kaikilla Fazerin ravintoloilla onkin ISO 14001 -ympäristösertifiointi.

 – Nyt ravintoloihin ostetaan harvemmilta toimittajilta, joten kuljetuksia tarvitaan vähemmän.

Ostot suunnitellaan ravintoloissa nykyään paremmin ja tarpeettomia pikkuhankintoja vältetään.

Lisäksi ostojen keskittäminen kasvattaa volyymejä ja tehostaa hallintaa.

– Nyt voimme taata toimittajillemme aiempaa suuremmat sisäänostot, joten saamme edullisemmat hinnat. Lisäksi voimme hallita sisäänostoja tehokkaammin, kun kaikki tapahtuu portaalissa, muistuttaa Harald Rydén.

Sinnikkyys tuotti tuloksia

Ravintoloiden henkilöstö on tyytyväinen järjestelmään. Se helpottaa sisäänostoja
ja antaa aikaa omistautua ydintoimintaan eli maistuvan ruoan tarjoamiseen. 

Kun yritys ryhtyy koordinoimaan sisäänostojaan, Harald Rydénin mielestä yrityksen kannattaa ottaa huomioon muutama seikka.

– Analysoikaa tarpeenne ja ratkaisulle asettamanne vaatimukset perusteellisesti. Varmistakaa, että toimittajat sitoutuvat toimintaanne. Hyvän lopputuloksen kannalta on
tärkeää, että järjestelmätoimittajan yhteyshenkilö ymmärtää toimintanne,
hän toteaa.

– Halusimme ratkaisun, joka auttaa toteuttamaan sisäänostoprosessiamme kaikissa ravintoloissa. Se on toiminut loistavasti. Siksi olemme erittäin tyytyväisiä Proceedoon, kertoo Harald Rydén

Visma Proceedo Fazer Harald Rydén

Harald Rydén
Hankintajohtaja
Fazer Food Services

Kiinnostavatko sähköisen hankinnan tulevaisuuden trendit? 

Miten paljon modernit hankintaratkaisut voivat lisätä kilpailukykyänne? Onko sähköisen hankinnan trendit ja tulevaisuusnäkymät hallussa? Lue selvityksestämme, mihin suuntaan sähköiset hankinnat ovat menossa, ja mieti, miten haastattelemiemme asiantuntijoiden vinkkejä ja ajatuksia voisi soveltaa juuri teillä. 

Tulevaisuus on täällä ja nyt.  

Ota parhaat ideat haltuun selvityksestämme. 

Visma Proceedo Fazer Harald Rydén

Onko tarkoituksena uusia tilausprosessit uudella järjestelmällä?

Oppaamme auttaa sinut alkuun Hankintajärjestelmän kehityshankkeessa.

Lue vinkkimme onnistuneeseen Hankinnasta Maksuun -hankkeeseen

Hankinnasta_maksuun_kuva
.
icon icon
Tehostaa hallintaa
icon icon
Kaikkiin hankintoihin
icon icon
Luotettava pilvipalvelu

Ota yhteyttä

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt että Visma saa ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla

Niko Kytö photo

Niko Kytö
Myyntipäällikkö
puh: +358 44 254 69 32