Työajanseurannan valinta – näin vertailet työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia

Mitkä työajanseurantaohjelmiston ominaisuudet ovat välttämättömiä? Miten valita helppokäyttöinen ohjelmisto, joka on kuitenkin riittävän laaja ja hyödyllinen esimerkiksi palkanlaskijalle? Entä ohjelmiston käyttöönotto ja käytön opettaminen työntekijöille?

Ohjelmistojen hankkiminen tuntuu usein siltä, että ostaisi sitä kuuluisaa sikaa säkissä: omien tarpeiden määrittäminen voi olla hankalaa, eikä ohjelmistoista usein päällepäin katsomalla selviä, kuinka ne lopulta arjessa toimivat. 

Tässä jutussa kerromme, mihin yrityksen työaikajärjestelmää valitessa kannattaa kiinnittää huomiota, ja mistä voit tunnistaa juuri omalle yrityksellesi sopivan – tai sopimattoman – ohjelmiston. 

entry_pikaopas_productlist.png

Voit ladata itsellesi myös pikaoppaan työajanseurannan valintaa helpottamaan

Klikkaa tästä lataamaan maksuton vertailutaulukko, joka auttaa hahmottamaan yrityksesi tarpeita ja työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia »

Lataa opas

Työajanseurannan perusasiat, eli käytettävyys ja työajan tulkinta

Työajanseurannan helppo käytettävyys on tärkeää, koska aikaa ja tunteja täytyy kirjata kaikkialla yrityksessä, ja usein kirjauksia tehdään myös muualla kuin toimistolla. Työtunnit kannattaa kirjata joka päivä, joten työajan kirjaamisen on oltava yksinkertaista – monimutkainen järjestelmä ei ui helposti osaksi työntekijöiden jokapäiväistä arkea. 

Ensimmäisenä kannattaakin tarkistaa, toimiiko ohjelmisto mobiililaitteilla sekä tutustua näkymään, jossa tunteja merkitään ohjelmistoon. 

  • Millä laitteilla työaikaa voi kirjata? Mahdollistaako järjestelmä sekä kellokortti-tyyppisen leimauslaitteen käytön että tuntikirjaukset mobiilisovelluksella?
  • Muistaako järjestelmä käyttäjän kirjautumisen, vai täytyykö salasana syöttää joka kerta uudestaan?
  • Onko näkymä niin yksinkertainen, että sitä voi helposti käyttää esimerkiksi ulkona tai kohteessa, toimiston ulkopuolella?

Työajanseurannan admin-ominaisuudet ovat tärkeät esihenkilöille ja henkilöstöstä vastaaville

Työaikakirjausten toinen puoli on tietysti työaikatietojen hallinnointi, eli tuntien tarkistaminen, liukumien ja lomien hyväksyntä ja esimerkiksi ylityökorvausten laskeminen. Tähän kokonaisuuteen osallistuu useimmiten useita ihmisiä, usein yrityksen eri osastoilta.

Mitä useampi ihminen työaikatietoja tarvitsee, sitä tärkeämpää on että tiedot ovat järjestelmässä selkeästi, ja käyttäjätasoja (työajan kirjaaja, kirjausten hyväksyjä, palkanlaskija ja pääkäyttäjä sekä esimerkiksi yrityksen johto) voi määritellä järjestelmään helposti. 

Tietojen läpinäkyvyys helpottaa kaikkien elämää: kun esimerkiksi lomapäivät, työaikapankkiin kertyneet saldot ja liukumat ovat sekä työntekijän, tiiminvetäjän että HR:n näkyvillä, vältytään hämmentäviltä tilanteilta ja ikäviltä yllätyksiltä. 

  • Tutustu myös admin-näkymään: kuinka helppoaon käyttäjien lisääminen ja käyttäjätasojen määrittäminen?
  • Ovatko työaikatiedot kaikkien osapuolten näkyvillä?
  • Pystyvätkö tiiminvetäjät tarkistamaan ja hyväksymään kirjauksia mobiililaitteilla, sovelluksin tai selaimesta?
  • Pääseekö admin-näkymiin ja raportteihin käsiksi kaikilta laitteilta ja mobiilisti?

Vinkki: Kun aloitat Visma Entryn ilmaisen koekäytön, pääset ensimmäisenä admin-näkymään. Isosta plus-merkistä lisäät käyttäjiä helposti, ja käyttäjät pääsevät aloittamaan työtuntien kirjaamisen vaikka heti!

Työajan tulkinta näyttää liukumat ja lomakertymät automaattisesti

Työajan tulkinta tarkoittaa sitä, että järjestelmä laskee sinne syötettyjen TES-tietojen ja paikallisten sopimusten mukaisesti perustyöajan ja sen ylittäviltä osin liukumia ja ylityökertymiä. Lomakertymät muodostuvat järjestelmään työsuhteen aloituspäivien perusteella. Automatisoitu tulkinta vähentää inhimillisten virheiden riskiä – ja tietysti myös manuaalista työtä.

Työajan tulkintaan liittyvät myös erilaiset työaikaryhmät, esimerkiksi tuntitöitä tekevät ja kuukausipalkkalaiset. Jos työajan tulkinta on käytössä, kannattaa varmistaa myös se, että työaikaryhmien luominen onnistuu admin-näkymästä eikä esimerkiksi vaadi työtä järjestelmän toimittajalta. 

Onko järkevämpää tehdä työajan tulkinnat käsin, vai olisiko työehtosopimusten mukainen, automaattinen työajan tulkinta yrityksen arkea helpottava apu?
Pystyykö järjestelmään luomaan erilaisia työaikaryhmiä eri työehtosopimusten ja eri tyyppisten työsuhteiden mukaisesti?

Työajanseurantajärjestelmien vertailu ja ominaisuudet

Millaisia ominaisuuksia eri työajanseurantaohjelmistot tarjoavat? Yksinkertaiset, ilmaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat tuntien kirjaamisen ja tarkastelun, ja ohjelmistojen monimutkaistuessa ominaisuuksienkin määrä luonnollisesti kasvaa. 

Kun arvioit eri järjestelmien sopivuutta omiin tarpeisiisi, tutustu ainakin näihin ominaisuuksiin: 

Työaikapankki on työntekijän ja työnantajan välinen sopimus siitä, että työsuoritteita tai erillisiä palkkioita voi muuttaa vapaapäiviksi. Jos työajanseurantajärjestelmässä on mukana työaikapankin käytön mahdollistava tulkinta, osaa järjestelmä “erotella” työntekijän kirjauksista perustyötunnit, liukumat ja työaikapankin kautta vapaina korvattavat työsuoritukset. 

Projektiseuranta mahdollistaa tuntien ja työajan merkitsemisen suoraan tietylle projektille. Tämä helpottaa esimerkiksi laskutusta, kun projektien työtunnit voi merkitä ja toimittaa laskun liitteenä. 

Työmääräimet eivät liity suoraan työajan seurantaan, mutta ovat näppärä toiminnallisuus silloin, kun työtä tehdään työpaikan ulkopuolella, esimerkiksi huolto- ja remonttitöissä. Työmääräimet toimivat työntekijälle sähköisenä työtehtävien jakajana: työntekijä saa sovelluksen kautta tiedon kulloisestakin työtehtävästä. Työmääräin voi sisältää tarkempaa tietoa tehtävästä, kuten kuvia, liitetiedostoja tai kirjoitetun ohjeistuksen (osoite, tarkennus tehtävään jne.), arvioidun tuntimäärän ja niin edelleen, eikä erillisiä työkaluja työmääräinten välittämiseen tarvita. 

Työajan raportointi ja erilaiset raportit auttavat järjestämään työpaikan toimintaa ja varmistamaan, että työntekijöiden tuntikertymät ovat sillä sillä tasolla kuin pitääkin laskutuksen ja palkanlaskennan kannalta. Samalla voidaan seurata työkuorman tasaista jakautumista, mikä on tärkeää esimerkiksi työssä jaksamisen kannalta.

Työajanseurannan hinta ja kustannukset

Työajanseurannan valinnassa täytyy tietysti kiinnittää huomiota myös järjestelmän hintaan ja sen käyttökustannuksiin. Tarjolla on myös lukuisia ilmaisia järjestelmiä ja esimerkiksi excel-pohia, joiden avulla työajanseurannassa pääsee ainakin alkuun.

Kun mietit työajanseurannan hintaa, tarkista, mistä työajanseurantajärjestelmän hinta koostuu. Esimerkiksi Visma Entryn hinta määräytyy kuukausittain käytössä olevan paketin ja käyttäjämäärän mukaan.

Ohjelmistolisenssin hinnan lisäksi työajanseurannan hintaan vaikuttavat seuraavat asiat, jotka kannattaa tarkistaa tarjoajien kanssa keskustellessa:

  • Tarvitsetko yrityksen tiloihin erillisiä työaikapäätteitä tai leimauslaitteita, ja millaisia kustannuksia niiden hankinnasta, asennuksista ja käyttöönotosta syntyy?
  • Käyttöönotto- ja koulutuskustannukset – sisältyykö työajanseurantajärjestelmään kattava käyttöönotto, vai laskutetaanko työkustannukset erikseen?
  • Ohjelmiston jatkuvan käytön tuki esimerkiksi admin-käyttäjille: kuinka helppoa uusien työntekijöiden ja esimerkiksi työaikaryhmien lisääminen tarvittaessa on?
  • Entä integraatioiden hinta? Onko tietojen siirto ohjelmistosta toiseen maksullista, paljonko integraatioprojekti maksaa, vai onko se peräti veloituksetonta?

Työajanseurantajärjestelmän integrointi muihin järjestelmiin

Kannattaa tarkistaa, voiko työajanseurantajärjestelmän integroida muihin yrityksen jäejstelmiin. Hyvin hoidettu työajanseuranta ja työaikatietojen hallinnointi säästää nimittäin aikaa ja vaivaa monessa yrityksen toiminnossa, koska tietojen siirtäminen käy kätevästi, eikä aikaa kulu esimerkiksi tuntilappujen tietojen uudelleenkirjaamiseen. 

Jos työajanseuranta on integroitu yrityksen talous- ja palkkahallintoon, liikkuvat työaikatiedot helposti ja automaattisesti esimerkiksi palkanlaskentaan. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat myös veloituksettomia palkkaintegraatioita saman konsernin muihin järjestelmiin.

Rajapintoihin perustuvien integraatioiden lisäksi voi tietoja eri järjestelmien välillä siirtää esimerkiksi .csv-työkaluilla tai integraatiotyökaluilla kuten Zapierilla. 

Oletko valitsemassa työajanseurantajärjestelmää? Lataa alta avuksesi template, jossa listataan työajanseurantajärjestelmien ominaisuudet, mitä niillä tehdään, ja mitä niiden vertailussa kannattaa huomioida.