Työajanseuranta on yritysten lakisääteinen velvoite. Helppokäyttöinen tuntiseuranta tekee arjesta sujuvaa ja tarjoaa työaikatiedot läpinäkyvästi kaikille asianosaisille. Työajanseurannalla nopeutat myös palkkahallintoa ja raportointia.
Kokeile työajanseurantaa maksutta!Työajanseuranta ja työaikakirjanpito ovat työnantajien velvollisuuksia, joita määrittelee työaikalaki. Tuntikirjanpitoa ja työajanseurantaa tehdään kahdesta syystä:
yritys osoittaa, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja
todistukseksi siitä, että työntekijä on saanut tekemästään työstä oikeansuuruisen korvauksen, eli palkan
Työnantajan tulee siis kirjata talteen jokaisen työntekijän tekemät työtunnit sekä palkat, jotka niiden perusteella on maksettu.
Työajanseuranta onnistuu parhaiten siihen tarkoitetulla järjestelmällä, johon kukin työntekijä kirjaa itse tekemänsä työtunnit ja muut työnantajan kanssa sovitut yksityiskohdat. Työajanseurantajärjestelmän avulla työaikakirjaukset ja saldot pysyvät ajan tasalla, palkanmaksuun liittyvät virheet ja manuaalisen työn määrä vähenevät, palkanmaksu- ja laskutusprosessi tehostuvat.
Erilaiset kellokortti- ja aikaleimausjärjestelmät ovat olleet osa työpaikkojen arkea jo pitkään. Työn muuttuessa on kuitenkin tärkeää varmistaa, että työajan ja tuntien seuraaminen, kirjaaminen, tarkistaminen ja hyväksyntä käyvät helposti eikä niihin kulu ylimääräistä aikaa. Kun käytössä on nimenomaisesti työaikojen merkkaamiseen ja työaikatietojen hallinnointiin tarkoitettu järjestelmä, tulee seurannasta helppoa ja osa päivittäistä arkea.
Miten työajanseuranta onnistuu liikkuvassa työssä? Entä silloin, kun osa henkilöstöstä työskentelee etänä, tai etätyötä tehdään esimerkiksi muutamina päivinä viikossa? Kaikilla laitteilla toimiva työajanseuranta, jossa myös työtuntien tarkistaminen ja kuittaaminen onnistuvat sekä mobiilisovelluksessa että tietokoneen selaimessa, tuo tuntien kirjaamisen osaksi arkea.
Hyvä järjestelmä pitää työajan, liukumat, ylityöt ja lomapäiväkertymät jatkuvasti asianosaisten saatavilla niin, ettei esimerkiksi HR-vastaavan tai tiiminvetäjän tarvitse erikseen kaivaa työntekijöiden lomapäivien määrää kesälomasuunnittelua varten. Työajanseurantaan tarkoitettu järjestelmä tai sovellus pitää tiedot sekä työntekijän että työnantajan saatavilla, jolloin työmäärät ja tunnit ovat läpinäkyvästi kaikkien tiedossa.
Työajanseurantajärjestelmän avulla työaikojen kirjaukset ovat määrämuotoisia ja tiedot tarkkoja. Tämä tarkoittaa sitä, että tietojen siirtäminen palkka- ja taloushallintoon ei vaadi ylimääräistä käsityötä.
Yksinkertaisimmillaan työajanseurannan tiedot voi siirtää esimerkiksi excel-työkalun avulla oikeassa muodossa palkkahallintoon, tai järjestelmien välille voi rakentaa rajapintojen avulla integraation, joka siirtää tietoja automaattisesti.
Haluatko kokeilla joustavaa, kaikilla laitteilla toimivaa työajanseurantaa maksutta? Visma Entry tukee lähes kaikkia suomalaisia työehtosopimuksia ja laskee niiden mukaiset lisä- ja ylityötunnit sekä liukumat automaattisesti.
Koostimme oppaaseen tarkemman listan työajanseurantajärjestelmien eri ominaisuuksista niin, että löydät juuri yrityksesi tarpeisiin soveltuvan järjestelmän.