Työajanseuranta 101: täydellinen opas työajan seurantaan ja sen järjestämiseen kaiken kokoisissa yrityksissä

Työajanseuranta on paitsi yrityksen lakisääteinen tehtävä, myös erinomainen keino lisätä luottamusta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä työpaikalla.

 

Työtuntien järjestelmällinen seuraaminen on sekä henkilöstön että työnantajan etu. Kun työajanseuranta on järjestetty hyvin ja sen tukena on helppokäyttöinen ja tietoturvallinen ohjelma, työtuntien kirjaaminen on sujuvaa ja datan käsittely helppoa. 

Tällä sivulla kerromme miksi ja miten työaikaa kannattaa seurata ja annamme vinkkejä työajanseurannan järjestämiseen – etenkin kasvavassa yrityksessä. 

Onko mielessäsi tarkempia kysymyksiä työajanseurannan eri alueista, tai oletko jo etsimässä työkaluja tuntiseurantaa varten?

Hyppää tästä suoraan kiinnostavimpaan aiheeseen: 

Mitä työajanseuranta on?

Miksi työajanseurantaa täytyy tehdä?

Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työaikaa

Lakisääteinen työaikakirjanpito pähkinänkuoressa: näin laki velvoittaa pitämään kirjaa työajasta

Työajanseuranta on tärkeää etenkin epäselvissä tilanteissa

Työajanseurannan tärkeitä termejä – tutustu sanastoon

Kenen vastuulla työajanseuranta on yrityksessä?

Työn tekeminen muuttuu ja muuttaa samalla työajanseurantaa

Työajanseurannan järjestäminen

Miten työajanseuranta kannattaa järjestää – miten seurata työaikaa?

Tuntien kirjaaminen käsin kirjaaminen vie aikaa, turhauttaa ja altistaa virheille

Työajanseurantaohjelmien vertailu ja valinta

Hyvä työajanseurantajärjestelmä säästää resursseja ja helpottaa raportointia

Työajanseurannan checklist: selvitä nämä ennen kuin valitset järjestelmän

Ota työajanseurannan tiedot hyötykäyttöön

Tuntidata tarjoaa tärkeää tietoa sekä työntekijälle että työnantajalle

Varmista, että työaikatiedot on helppo siirtää järjestelmästä toiseen

Suunnittele käyttöönotto huolellisesti

Muista: paras työajanseuranta järjestelmä kasvaa yrityksesi mukana

Mitä työajanseuranta on?

Miksi työajanseurantaa täytyy tehdä?

Työajanseurantaa täytyy tehdä siksi, että se on lakisääteistä, mutta myös siksi, että siitä on hyötyä sekä yritykselle että työntekijälle. Riittävän tarkalla tasolla kirjatut työtunnit auttavat työntekijää vetämään rajan työn ja vapaa-ajan välille, ja yritystä puolestaan tarkastelemaan, käytetäänkö työtunnit järkevästi ja kannattavasti. Työnantajan tulee myös osoittaa, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja, ja että työntekijä on saanut tekemästään työstä oikeansuuruisen korvauksen, eli palkan. 

Työajaksi lasketaan kaikki aika, jonka työntekijä käyttää työn tekemiseen. Työaikalaki määrittää, että työnantajan on seurattava kunkin työntekijän työaikaa. Järjestelmällinen työajan seuraaminen tuokin turvaa sekä työntekijälle että työnantajalle. 

Manuaalinen, esimerkiksi excelillä tehty seuranta auttaa tekemään työaikalainsäädännön mukaiset, kaikkein välttämättömimmät tuntiraportit. Sähköinen työajanseurantaan tarkoitettu järjestelmä tuo mukanaan kuitenkin melko lyömättömiä etuja:

• Läpinäkyvyys: Kaikki tiedot ovat aina saatavilla ajantasaisesti. Lomien ja tuntien tarkistaminen ja hyväksyntä on helppoa.
• Luottamuksen rakentaminen: Epäselvyydet työajan ja lomien suhteen vähenevät, kun tiedot ovat helposti ja jatkuvasti saatavilla kaikille osapuolille.
• Ajan ja kustannusten säästö: Sähköinen ohjelmisto vähentää manuaalista työtä ja helpottaa raportointia.
• Datan hyödyntäminen ja tietoturva: Analyysien tekeminen ja toiminnan kehittäminen on helppoa, kun tieto on aina saatavilla turvallisessa pilvipalvelussa.

Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työaikaa

Työaikalaki määrää, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Työajanseurannan lakisääteiset velvoitteet ovat melko tarkat, ja niiden täyttämistä eli työaikakirjanpitoa seurataan muun muassa työsuojelutarkastuksin. 

Säännöllisen työajan työtuntien lisäksi on merkittävä erilaiset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. Työaikakirjanpidossa on myös otettava huomioon mahdolliset työehtosopimuksen tai paikallisen sopimuksen mukaiset poikkeukset. 

Jos työpaikalla noudatetaan joustavaa työaikaa, työntekijän pitää toimittaa työnantajalle luettelo tekemistään tunneista. Työnantajan on puolestaan huolehdittava siitä, että työntekijä toimittaa kaikki tarvittavat tiedot työaikakirjanpitoa varten. 

Jos käytössä on työaikapankki, työnantajan on pidettävä kirjaa myös työaikapankkiin säästetyistä tunneista sekä niiden pitämisestä vapaana.

Lakisääteinen työaikakirjanpito pähkinänkuoressa: näin laki velvoittaa pitämään kirjaa työajasta

Työaikalaissa ei ole erikseen määritelty sitä, millä tavalla työaikakirjanpito pitäisi tehdä. Tärkeintä on, että kaikki tarvittavat tiedot on merkitty kirjanpitoon selkeästi. 

Käytännössä vaihtoehtoja on kaksi: 

1. Työaikakirjanpitoon merkitään säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. 
2. Työaikakirjanpitoon merkitään kaikki tehdyt työtunnit eli säännöllisen työajan tunnit sekä lisätyötunnit. Lisäksi erikseen merkitään yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat.

Työajanseuranta on tärkeää etenkin epäselvissä tilanteissa

Jos tehdyn työn määrää ei seurata systemaattisesti, on erilaisten epäselvyyksien ja riitatilanteiden ratkaisu hankalaa. 

Esimerkiksi epäselvyydet ylitöiden korvaamisesta tai lomien pitämisestä on helpompi selvittää, jos työaikakirjanpito on tehty huolellisesti. Jos työnantaja ei ole pitänyt kirjaa työajoista tai on tehnyt sen väärin, tuomioistuimet luottavat yleensä työntekijän selvityksiin ja muistiinpanoihin. 

Onkin työnantajan velvollisuus huolehtia, että työajanseuranta on tehty oikein ja että se on saatavilla tarvittaessa. Työntekijällä tai hänen edustajallaan, kuten luottamusmiehellä, on oikeus pyytää kirjallinen selvitys häntä koskevasta työaikakirjanpidosta. Myös työsuojeluvaltuutettu tai -tarkastaja saattaa pyytää tietoja nähtäväksi. 

Jos työaikakirjanpito on tehty väärin, sitä on muutettu tai se on hävitetty, työnantaja voidaan tuomita rangaistukseen.

Työajanseurannan tärkeitä termejä – tutustu sanastoon

Kenen vastuulla työajanseuranta on yrityksessä?

Työaikalain mukaan työajanseurannan järjestäminen on työnantajan vastuulla. Usein työajanseurannan prosessi on kuitenkin jaettu niin, että työntekijällä on työsopimuksessa määritetty vastuu tuntiensa kirjaamisesta ja seurannasta ja lähiesihenkilöllä sekä tuntien että poissaolojen hyväksynnästä.

Henkilöstöhallinto vastaa usein työajan ja työn kuormittavuuden kokonaisseurannasta läpi yrityksen. 

Työntekijän vastuut työajanseurannassa 

• Työtuntien kirjaaminen
• Lomien anominen
• Saldojen ja kertymien tarkastelu

Esihenkilön vastuut työajanseurannassa

• Työtuntien ja poissaolojen hyväksyntä
• Työajan seuranta

Henkilöstöhallinnon vastuut työajanseurannassa

• Työajan raportointi ja seuranta
• Uusien työaikaluokkien luonti

Johdon vastuut työajanseurannassa

• Analyysit
• Yrityksen kehittäminen

Työn tekeminen muuttuu ja muuttaa samalla työajanseurantaa

Työn tekemisen tavat ja muodot ovat murroksessa. Töitä tehdään entistä enemmän etänä, työsuhteiden muodot moninaistuvat ja paikallisen sopimisen rooli kasvaa. 

Siksi onkin entistä tärkeämpää pitää hyvää huolta työajanseurannasta ja tehdä siitä kaikille osapuolille mahdollisimman helppoa ja läpinäkyvää. Tehdyn työn ja kertyneiden lomien seuraaminen on tärkeää myös työhyvinvoinnin näkökulmasta. 

Työajanseurannan järjestämisen ensimmäinen askel onkin kirkastaa, millaista työtä yrityksessä tehdään ja miten. 

Missä kaikkialla työntekijät tekevät työtä? Mitä työehtosopimuksia yrityksessä noudatetaan? Onko paikallisesti sovittu muunlaisia järjestelyjä? Tekeekö osa henkilöstöstä osa-aikaista viikkoa? Tulevatko työn tekemisen muodot muuttumaan seuraavien vuosien aikana yrityksessä? 

Näiden kysymysten pohjalta työajanseurannan järjestäminen on jo hyvässä vauhdissa.

Työajanseurannan järjestäminen

Miten työajanseuranta kannattaa järjestää – miten seurata työaikaa?

Työaikalaki ei ota kantaa siihen, miten työaikaa pitäisi seurata. Monessa yrityksessä  työajanseurantaa tehdäänkin käsin paperille tai erillisiin tiedostoihin, mikä aiheuttaa paljon lisätyötä ja altistaa virheille. Erilaisten sähköisten järjestelmien suosio kasvaakin jatkuvasti.

"Muistan, miten työntekijä täytti jokaisen työpäivän päätteeksi käsin lapun. Siihen kirjoitettiin tunnit, kohteet ja työtehtävät. Sitten lappu ajettiin toimistolle, jossa sihteeri kirjoitti sen puhtaaksi. Liuskat vietiin esimiehelle, joka tarkasti ne, lähetti tiedot palkanmaksuun ja koosti erikseen kullekin asiakkaalle oman raporttinsa tehdyistä töistä. Kamalaa ajanhaaskausta."

Janne Jalonen
VS Vahinkopalvelut

Tuntien kirjaaminen käsin kirjaaminen vie aikaa, turhauttaa ja altistaa virheille

Monessa yrityksessä työajanseuranta hoidetaan edelleen manuaalisesti, mikä vie aikaa ja on riski myös tietoturvan näkökulmasta. 

Työtunteja kirjataan esimerkiksi paperille tai Excel-tiedostoihin, joita lähetetään edelleen hyväksyttäväksi esihenkilöille ja sieltä edelleen henkilöstöhallinnosta vastaavalle, joka puolestaan käsittelee tiedot ja toimittaa ne palkanmaksuun tai syöttää ne itse palkanmaksujärjestelmään. 

Kuulostaako vaivalloiselta? Sitä se useimmiten onkin. 

• Manuaalinen työajanseuranta vie henkilöstöltä aikaa. Jos työntekijät pitävät työajanseurantaa vaivalloisena, tuntien kirjaaminen jää helposti palkkakauden loppuun. Viikkojen takaiset työtunnit eivät välttämättä ole enää tuoreessa muistissa, eivätkä syötetyt tiedot ole täsmällisiä.
• Manuaalinen malli on raskas tiiminvetäjille ja henkilöstöhallinnolle: heiltä kuluu helposti kymmeniä tunteja kuukaudessa työajan kirjauksista muistuttamiseen, merkintöjen tulkitsemiseen sekä tietojen siirtämiseen eri järjestelmiin. Analyysien ja raporttien teko on vaikeaa, jos tiedot tehdystä työstä ja pidetyistä lomista tulevat tipoittain ja pahimmassa tapauksessa monella eri tavalla ilmoitettuna.
• Kasvavassa yrityksessä ei välttämättä ole varsinaista henkilöstöosastoa, eli manuaalinen työajanseuranta on usein pois muista tärkeistä taloushallinnon tai yrityksen kehittämistehtävistä.
• Kun tietoja syötetään käsin, myös virheiden riski kasvaa. Jos tiedot tehdyistä tunneista saapuvat tekstiviesteinä tai yksittäisinä tiedostoina, voi lain säilytettäväksi määräämiä tietoja kadota laitteiden hävitessä tai rikkoutuessa.

“Tiedostoista ei koskaan tiedä, milloin ne häviävät. Halusimme, että tiedot pysyisivät tallessa ja niitä olisi helppo tarkastella myös jälkikäteen.”

Eveliina Kauppinen
Serviz Oy

Työajanseurantaohjelmien vertailu ja valinta

Hyvä työajanseurantajärjestelmä säästää resursseja ja helpottaa raportointia

Yhä useammassa yrityksessä on huomattu, kuinka paljon turhaa työtä ja turhautumista manuaalinen työajanseuranta aiheuttaa, minkä johdosta on siirrytty sähköisiin järjestelmiin. 

Helppokäyttöinen, myös mobiilissa toimiva työajanseuranta motivoi työntekijöitä kirjaamaan tuntejaan säännöllisemmin, ja kun kaikki tieto on saatavilla yhdessä paikassa, henkilöstöhallinnon työmäärä vähenee ja raportointi helpottuu. 

Erilaisia digitaalisia työajanseurantajärjestelmiä on tarjolla runsaasti, ja niissä on paljon erilaisia ominaisuuksia. Tärkeintä on löytää yrityksesi tarpeisiin sopiva ohjelma ja  ominaisuudet, jotka tukevat yrityksen prosesseja ja kasvua.

Millaisia ominaisuuksia työajanseurantaan tarkoitetut järjestelmät tarjoavat ja pitävät sisällään?

Lataa tästä pikaopas työajanseurantajärjestelmän valintaan ja näet helposti, missä kaikessa työajanseuranta voi auttaa!

Lataa pikaopas » 

Työajanseurannan checklist: selvitä nämä ennen kuin valitset järjestelmän

• Tarpeet: Mihin tarpeeseen työajan seurantaa tehdään? Onko tarkoitus vain seurata liukumia ja ylitöitä vai myös lomien kertymää tai kehittää toimintaa datan pohjalta?
• Käyttäjät ja roolit: Kuinka paljon yrityksessä on työntekijöitä ja kenen pitää hyväksyä työtunnit ja lomat? Tuleeko tilanne muuttumaan lähivuosina? Halutaanko työntekijöille tarjota helppo pääsy tarkastelemaan omia saldojaan? Tarjotaanko johdolle mahdollisuus tarkastella ajantasaisia raportteja ja seurata vaikkapa projektien työtunteja?
• Työajan tulkinta: Onko yrityksessä erilaisia sopimuksia, jotka pitää ottaa huomioon? Onko paikallisesti sovittu esimerkiksi liukumista ja lisätöiden tekemisestä?
• Kerättävät tiedot: Halutaanko työtunteja seurata projekti- tai asiakaskohtaisesti? Millaisia raportteja kirjausten perusteella halutaan laatia?
• Kirjaustavat: Millä kaikilla eri tavoilla työaikaa halutaan kirjata: tietokoneen selaimella, älypuhelimella, kirjauspäätteellä?
• Tietoturva: Sijaitseeko tieto pilvessä? Onko se helposti saatavilla, jos työntekijä tai muu taho vaatii tietoja nähtäväksi?

“Aiemmin käytössämme ollut järjestelmä oli vaikea käyttää: työntekijöiden piti esimerkiksi tehdä tuntikirjaukset tuntien ja minuuttien sijaan desimaaliluvuin. Omassa työssäni taas häiritsi se, että järjestelmän raportointimahdollisuudet olivat aika kapeat.”

Anu Tengvall
Surveypal

Ota työajanseurannan tiedot hyötykäyttöön

Tuntidata tarjoaa tärkeää tietoa sekä työntekijälle että työnantajalle

Sähköisen työajanseurannan tärkeimpiä etuja on järjestelmän keräämä data. Se kannattaa ottaa tehokäyttöön. Työn tekemisestä tulee aidosti läpinäkyvää, kun sekä työntekijät että työnantaja pääsevät näkemään kertyneet saldot ja lomat aina tarvittaessa ja ilman erillistä pyyntöä. 

Työajanseurantajärjestelmä tarjoaa myös johdolle paljon tärkeää tietoa. Kun tehtyjä työtunteja voi seurata projekti- tai työpaikkakohtaisesti kätevästä dashboardista, on työn organisoiminen ja yritystoiminnan kehittäminen tehokkaampaa ja aidosti dataan perustuvaa.

Varmista, että työaikatiedot on helppo siirtää järjestelmästä toiseen

Henkilöstöhallinnon työaikaa voi kulua valtavasti siihen, että työajanseurannan tietoja siirretään palkkahallinnon järjestelmiin. Selvitä, saatko ladattua tiedot työajan seurannasta muihin järjestelmiin yhtenä tiedostona tai integraation avulla täysin sähköisesti, jolloin vältyt tekemästä turhaa manuaalista työtä. 

Lisää ajansäästöä ja tehokkuutta saat integroimalla työajanseurannan muihin yrityksessä käytössä oleviin järjestelmiin. Aikaa säästyy, jos voit siirtää työtunnit automaattisesti palkanlaskentaan tai laskutukseen, tai lähettää suoraan järjestelmästä projektikohtaiset raportit hyväksyttäväksi asiakkaalle tai johdolle.

Suunnittele käyttöönotto huolellisesti

Uuden järjestelmän käyttöönotto on tärkeä vaihe, jonka hoitamiseen kannattaa panostaa. Jos työntekijät kokevat uuden ohjelman hankalaksi käyttää tai sen ominaisuuksien käyttöönotto on jäänyt puolitiehen, saattaa uuden ohjelmiston rinnalla kulkea edelleen ”varjotyöajanseuranta”, jossa työtunnit kirjataan edelleen vanhaan tapaan, ja työajan seurantaan käytetty aika vain kasvaa. 

Suunnittele tarkkaan, miten ja missä järjestyksessä uusi järjestelmä otetaan käyttöön, millaista opastusta ja koulutusta henkilöstölle tarjotaan ja kuinka mahdolliset integraatiot ja muokkaukset toteutetaan. Selvitä, saatko näihin tukea ja koulutusta järjestelmän toimittajalta.

Muista: paras työajanseurantajärjestelmä kasvaa yrityksesi mukana

Kun valitset yritykselle uutta työajanseurannan järjestelmää, kannattaa miettiä nykyhetken tarpeiden lisäksi myös tulevaisuutta. Miten yritys tulee kasvamaan ja kehittymään seuraavien vuosien aikana? Miten ja missä työtä tehdään esimerkiksi viiden vuoden päästä? 

Pystyykö valitsemasi järjestelmä vastaamaan uudenlaisiin tarpeisiin, muovautumaan erilaisiin työn tekemisen muotoihin tai tarjoamaan mahdollisuuksia hyödyntää dataa monipuolisesti?

“On helpompi siirtyä työajanseurantajärjestelmään nyt eikä vasta sitten, kun meillä on kolminkertaisesti enemmän työntekijöitä.”

Eveliina Kauppinen
Serviz Oy

Kokeile työajanseuranta­järjestelmää maksutta 14 päivän ajan

Haluatko kokeilla, miten helppoa Visma Entryn käyttöönotto on? Kokeile järjestelmää maksutta 14 päivän ajan!

Aloita maksuton koekäyttö