Parhaat työajanseurantajärjestelmät 2023

Erilaisia vaihtoehtoja on kuitenkin paljon, eikä oikean työaikajärjestelmän valinta aina tunnu helpolta. Lisäksi etenkin kasvuyritysten HR- ja talousvastaavilla on usein kädet täynnä työtä jo valmiiksi.

Siksi teimme avuksesi vertailun, joka toivottavasti auttaa löytämään yrityksesi tarpeisiin parhaiten vastaavan työaikajärjestelmän. Työajanseurantajärjestelmien vertailutiedot on kerätty loppuvuodesta 2021 ja ne perustuvat eri järjestelmien itse sivustoillaan ilmoittamiin tietoihin.

Millaisen työajanseurantajärjestelmän tarvitset?

Työajanseuranta vaikuttaa koko organisaation arkeen. Siksi on tärkeää miettiä, mihin kaikkeen työajanseurantajärjestelmän tulee taipua ja miten se solahtaa helposti osaksi kaikkien työpäivää, riippumatta siitä, tehdäänkö työt esimerkiksi kotitoimistoilla, asiakaspalvelupisteissä vai asiakkaan luona.

Pohdi siis järjestelmää valitessasi ainakin näitä:

✅ Miksi järjestelmä hankintaan: haluatko paikan, johon tunnit kootusti kirjataan, vai järjestelmän, joka myös tulkitsee kirjatun työajan työehtosopimuksen mukaan palkkahallintoa varten?

✅ Minkälaista työtä järjestelmään kirjataan: teettekö projektiluontoista tai liikkuvaa työtä?

✅ Onko tärkeää pysyä erottamaan asiakkailta laskutettava työ kokonaistyöajasta, tai merkitä erilaisia lisiä vaativia työaikoja (esimerkiksi likainen työ)?

✅ Mitä asioita haluatte kirjata järjestelmään: työaika, lomat, poissaolot, työvuorosuunnittelu, liukumat, työaikapankki...?

✅ Miten haluatte kirjata työaikaa (desktopilla, mobiililaitteilla, kiinteällä leimauslaitteella vai kaikilla näistä)?

✅ Minkälaista raportointia tarvitset työaikoihin liittyen?

✅ Kuinka monta käyttäjää yrityksessä on? Kysymys on tärkeä siksi, että käyttäjämäärä vaikuttaa usein järjestelmien hinnoitteluun.

✅ Mihin muihin järjestelmiin työajanseuranta tulisi integroida?

Toggl – Helppokäyttöinen tuntikirjausjärjestelmä

 

Kansainvälisiltä kilpailukentiltä löytyy kymmeniä, ellei satoja vaihtoehtoja nopeaan ja helppoon tuntikirjaukseen. Toggl-softan yksinkertainen käyttöliittymä tekee tuntien kirjaamisesta suorastaan erityisen helppoa.

Ominaisuudet

Yksinkertainen käyttöliittymä ja erityisen helppo tuntien kirjaus. Tunteja voi kirjata eri projekteille. Kansainvälinen järjestelmä ei tarjoa TES-tulkintoja.

Hinta

Edullinen. Toggl-palvelun kk-hinnoittelu vaihtelee käyttäjämäärän ja valittujen ominaisuuksien mukaan 0-18 dollariin kuussa – isommille yrityksille räätälöity hinta.

Kenelle Toggl sopii?

Yritykselle, jossa halutaan helppokäyttöinen työkalu työajan ja eri projektien ajankäytön seurantaan, mutta ei tarvita automaatioita esim. liukumien tai vuosilomien tulkintaan.

Kenelle Toggl ei sovi?

Yritykselle, jossa tarvetta työaikapankille tai projekteja monipuolisemmalle työajanseurannalle ja sen viemiselle esim. taloushallintoon tai palkanmaksuun automaattisesti. Toggl ei tarjoa rajapintoja SalesForcen ja Jiran lisäksi muihin järjestelmiin. 

Visma Entry – Monipuolinen ja helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä, jossa mukana TES-tulkinnat

 

Entry on helppokäyttöinen, mutta samalla ominaisuuksiltaan laaja työajanseurantajärjestelmä, jonka yritys saa nopeasti ja vähällä vaivalla käyttöön. 

Ominaisuudet

Entryssä voi kirjata, tarkistaa ja hyväksyä työaikoja, poissaoloja ja lomia millä tahansa laitteella. Ohjelmistossa on monipuolinen, eri TESeille sopiva työajantulkinta ja sen käyttöönotto on helppoa. Entryn voi myös ottaa maksuttomaan koekäyttöön itsenäisesti 14 päivän ajaksi.

Hinta

Edullinen. Entryn peruspakettien yrityskohtainen kuukausihinta vaihtelee 9-39 €/kk välillä, lisäksi tulee paketin laajuudesta riippuva kuukausihinta, 2-7 €/käyttäjä – isommille yrityksille mukautuva hinnoittelu.

Kenelle Entry sopii?

Kaikenkokoisille yrityksille, jotka haluavat helpon kirjaus- ja hyväksyntäprosessin lisäksi järjestelmän, joka tulkitsee työajan työehtosopimusten mukaisesti ja jossa toimivat sekä liukumat että työaikapankki.

Kenelle Entry ei sovi?

Yrityksille, joissa työvuorosuunnittelu halutaan tehdä samassa järjestelmässä työaikaraportoinnin kanssa. Entryssä ei myöskään voi ylläpitää tarjouskantaa.

 

Visma Severa – Vahva fokus projektinhallinnassa

 

Severa on monipuolinen ja kattava järjestelmä asiantuntijayrityksille. Laajojen ominaisuuksiensa myötä se on enemmänkin projektityöhön sopiva toiminnanohjausjärjestelmä kuin “pelkkä” työajanseurantajärjestelmä. 

Ominaisuudet

Severassa voi resursoida, laskuttaa ja raportoida projektitunnit; lisäksi järjestelmässä onnistuu myös asiakastietojen, tarjousten sekä osto- ja myyntilaskujen hallinta. Myös erilaisia integraatioita on tarjolla koko liuta – myös esimerkiksi Visma Entryyn.

Hinta

Severan hinnoittelu perustuu valittuun pakettiin ja ominaisuuksiin sekä käyttäjämäärään. 

Hinta vaihtelee viiden käyttäjän 125 € kuukausihinnasta esimerkiksi 200 käyttäjän 4440 euron Enterprise-pakettiin. Ohjelmiston käyttöönottoon suositellaan koulutusta, joka veloitetaan erikseen. Käyttöönotossa keskitytään yrityskohtaisiin tarpeisiin ja varmistetaan, että ohjelmiston ominaisuuksia hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla.  

Kenelle Severa sopii?

Severa toimii parhaiten pienissä ja keskisuurissa asiakkailta laskutettavaa työtä tekevissä asiantuntijayrityksissä, jotka etsivät kattavaa ohjelmaa koko yrityksen toiminnanohjaukseen.

Kenelle Severa ei sovi?

Severa saattaa olla ominaisuuksiltaan liian laaja ohjelmisto niille yrityksille, joilla on jo toiminnanohjaus- tai CRM-järjestelmä, tai eivät etsi järjestelmää tehostamaan osto- ja myyntilaskuprosessejaan.

Tiima – Työajan, lomien ja poissaolojen hallinta samassa järjestelmässä

 

Tiima on varsin kattava järjestelmä työajan, poissaolojen ja lomien hallintaan. Tiimassa on monipuoliset työajan tulkintaominaisuudet ja mahdollisuus työvuorojen kirjaamiseen. Ohjelmistosta on saatavilla erilaisia paketteja.

Ominaisuudet

Tiimassa voi leimata ja kohdistaa työaikaa, sekä ilmoittaa poissaoloja ja anoa lomia selaimella tai Tiima Numeron -mobiilisovelluksella. Eri henkilöryhmille voidaan tulkita eri työehto- tai paikallisia sopimuksia rinnakkain. Tiimassa on myös mahdollisuus työvuorojen kuvaamiseen ja kirjaamiseen sekä työvuorolistojen tulostukseen.

Hinta

Suosituin Standard-paketti alkaen 137 euroa kuukaudessa.

Kenelle Tiima sopii?

Kattava Tiima Pro on hyvä valinta yrityksille, joilla on monipuoliset tarpeet esimerkiksi kustannusten kohdistamisen ja työajan tulkinnan suhteen, tai jos pieni osa henkilöstöstä tekee vuorotyötä. Edullisempaan ja kevyemmin käyttöön otettavaan Tiima Standard -pakettiin on valittu Tiiman monipuolisista ominaisuuksista kaikki olennainen pienemmän yrityksen tarpeisiin.

Kenelle Tiima ei sovi?

Kaikkein pienimmille, alle 20 hengen yrityksille Tiiman ominaisuudet voivat olla liian monipuoliset suhteessa saatavaan hyötyyn. Jos työvuorosuunnittelua tehdään vaativassa ympäristössä tai jos suunniteltava henkilöstöryhmä on iso osa yrityksen henkilöstöä, voi oikea ratkaisu olla erillinen työvuorosuunnittelujärjestelmä Tiiman kylkeen.

Koho – Työajanseuranta osana projektien toiminnanohjausjärjestelmää

 

Koho on skaalautuva ja monipuolinen vaihtoehto projektityötä tekeville yrityksille, jotka hakevat työajanseurantajärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän yhdistelmää. 

Ominaisuudet

Kohossa tiiminvetäjät voivat mm. tehdä työaikamääräykset ennakkoon –  työntekijä näkee oman aikataulunsa näistä helposti ja pääsee kuittaamaan tunnit työajan päättyessä. Lisäksi Koho automatisoi laskutuksen: järjestelmä kerää automaattisesti laskutettavat tunnit ja muodostaa niistä laskun. Kohon raportoinnissa voi seurata työajan lisäksi kassavirtaa työntekijä-, asiakas- tai projektikohtaisesti.

Hinta

Erilaisia ominaisuuspaketteja, saatavilla myös erilaisia lisäpalveluita. Koho Timer -paketti, jossa kattavimmat työajanseurannan ominaisuudet, maksaa 25 € / kk / käyttäjä. Lisäksi käyttöönottomaksu 695 €.  

Kenelle Koho sopii?

Koho sopii mainiosti asiakaskohtaista laskutusta tai myyntityötä tekeville yrityksille, jotka etsivät tehoja myyntilaskutuksensa tehostamiseen. 

Kenelle Koho ei sovi?

Koho saattaa olla liian järeä järjestelmä yrityksille, jotka kaipaavat järjestelmää ainoastaan työajanseurantaan.

Kaipaatko lisäapua järjestelmän hankintaan?

Jäikö mieltäsi askarruttamaan, mikä olisi paras järjestelmä juuri omaan yritykseesi? Autamme sopivan järjestelmän etsimisessä mielellämme!

Jos Entry voisi olla yrityksellesi sopiva vaihtoehto, ole rohkeasti yhteydessä asiantuntijaamme. Kerromme mielellämme lisää siitä, millaisiin tarpeisiin Entry on paras vaihtoehto.