Ilmainen työajanseuranta Excelissä tai sovelluksessa – löydä paras tapa työtuntien kirjaamiseen

Onko työajanseuranta pakollinen? Kyllä on. Sen voi kuitenkin hoitaa monella tavalla, tarvittaessa myös ilman ohjelmistokustannuksia. 


Tämän jutun luettuasi tiedät, millaisia ilmaisia vaihtoehtoja työajan kirjaamiseen ja seurantaan on tarjolla, ja missä tilanteissa maksuttomat työkalut toimivat parhaiten.

 

projektiseuranta_laskutus_678x452.png

 

Työajanseurannan vähimmäisvaatimukset, eli mitä työajanseurantaan tarvitaan?

Aluksi tärkeä muistutus: työaikalaki määrittää, että työajanseuranta on pakollista kaikissa yrityksissä. Työnantajan tulee seurata jokaisen työntekijän työtunteja ja niistä maksettua korvausta, ja pitää tunti- ja palkkakirjanpito tallessa esimerkiksi työsuojelutarkastusta varten. 

Yrittäjää tietysti kiinnostaa työajanseurannan hinta ja se, voiko ilmainen tai halpa työajanseuranta täyttää lakisääteiset vaatimukset. 

Yksinkertaisimmillaan työajanseurantaan riittää tuntilappu tai -lista, johon työntekijä kirjaa päivittäin tekemänsä tunnit. Kirjaukset voi tehdä myös Exceliin, Google Sheetiin tai työajanseurantajärjestelmään, jolloin työaikatiedot pysyvät tallessa digitaalisesti.

Haluatko perehtyä työajan seuraamiseen työpaikoilla ja sen fiksuun järjestämiseen tarkemmin? Lue Täydellinen opas työajanseurantaan!

Ilmainen työajanseuranta Excelissä tai sovelluksissa – tutustu vaihtoehtoihin

Millaisia ilmaisia työajanseurantaohjelmia tai -sovelluksia on olemassa? Monella työajanseurantajärjestelmällä on ilmaisversio, mutta myös vanha tuttu työajanseuranta-excel on yhä suosittu työkalu monissa suomalaisyrityksissä. 

Työajanseuranta Excelissä: lataa pohjat käyttöösi helposti

Työajanseuranta taulukossa? Maailman suosituin taulukkolaskentaohjelma taipuu moneen – myös työajanseurantaan. 

Microsoft tarjoaakin valmiit, ilmaiset Excel-pohjat yrityksen työajanseurantaan: esimerkiksi viikottaisen työaikaraportin, kellokorttipohjan ja työaikakortin. Lataa ilmaiset työajanseurantapohjat suoraan Microsoftin sivuilta. 

Ilmaiset työajanseurantasovellukset: helppo työajanseuranta ilman ohjelmistokustannuksia

Moni työajanseuranta-applikaatio tarjoaa maksuttoman kokeilukauden ennen maksulliseen täysversioon siirtymistä. Olemassa on kuitenkin myös ohjelmistoja, joiden avulla työaikaa voi seurata täysin ilmaiseksi. Työtunnit tai päivittäinen työaika kirjataan sovellukseen puhelimella tai tietokoneella, ja ne pysyvät tallessa ja tarkasteltavissa helposti. 

Jos valitset ilmaisen työajanseurantaohjelman, tarkista huolellisesti, onko ilmaiselle käytölle asetettu esimerkiksi käyttäjämäärä- tai aikarajoituksia, ja mitkä ominaisuudet ilmaisversioon sisältyvät. Näin varmistat, että valitsemasi ohjelmisto sopii yrityksesi tarpeisiin.

Ilmaisia automaatioita työajan seurantaan ja raportointiin

Kun käytössäsi on työajanseuranta Excelissä, sovelluksessa tai ohjelmistossa, saatat haluta viedä tietoja ohjelmasta toiseen. Voit esimerkiksi yhdistää Google-kalenterin käyttämääsi sovellukseen: näin saat kalenteriin merkityt tapaamiset helposti suoraan työajanseurantajärjestelmään. 

Tämän, ja nipun muita näppäriä, ilmaisia automaatioita työajanseurantaan eri järjestelmien, kalenteriohjelmien ja esimerkiksi Google Sheetin välille löydät esimerkiksi Zapierin sivuilta.

Millaisille yrityksille ilmainen työajanseuranta sopii? 

Pelkkä tuntien kirjaaminen sovitulla tavalla voi hyvinkin riittää työajan raportointiin. Ilmaiset työajanseurannan mallit toimivat etenkin silloin, kun työntekijöiden määrä on pieni eikä yrityksessä käytetä esimerkiksi liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia.


Ilmainen työajanseuranta toimii mainiosti silloin, kun: 

  • yrityksessä on käytössä säännöllinen työaika
  • palkanmaksun peruste on kaikille työntekijöille sama eikä käytössä ole erillisiä työaikaryhmiä
  • yrityksessä ei tehdä ylityötä, sunnuntaityötä tai vuorotyötä
  • käytössä ei ole liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia
  • työajasta ei tarvita muuta raportointia tai dataa kuin “pakolliset” ja lakisääteiset tiedot
  • tuntilistat voidaan säilyttää tietoturvallisesti
  • yrityksessä ei ole tarvetta siirtää tietoja automaattisesti esimerkiksi palkkahallintoon

Huomioi nämä, jos hoidat työajanseurannan Excelissä tai paperilla

Jos päädyt pitämään työaikakirjanpitoa taulukkolaskentaohjelmassa tai paperilla, on tärkeää huomioida muutama asia: tietojen asianmukainen säilyttäminen ja niiden hyödyntäminen esimerkiksi palkanmaksua varten. 

Työaikatietojen säilyttäminen ja pääsy tietoihin

Jos työajanseuranta hoidetaan paperilla, täytyy jokaisella työntekijällä olla selvät sävelet siitä, kenelle tuntilaput tai -raportit palautetaan, ja kuka vastaa niiden säilyttämisestä. 

Sama koskee esimerkiksi exceleitä: työntekijän lisäksi pääsy tiedostoihin tulee olla myös työnantajalla, jotta tiedot voidaan esittää silloin, kun esimerkiksi viranomainen niitä kysyy. 

Työaikatietojen siirtäminen ja hyödyntäminen

Työajanseurannassa syntyvää tietoa tarvitaan yrityksen palkkahallinnossa. Ylityöt ja ylityökorvaukset täytyy merkitä sekä tunti- että palkkakirjanpitoon erikseen, samoin kuin esimerkiksi vuosi- ja sairasloma-aikojen palkat. 

Tietojen siirto onnistuu helposti, jos tuntikirjanpito tehdään digitaalisesti – paperisilta tuntilapuilta tiedot on todennäköisesti joka tapauksessa nakuteltava esimerkiksi Exceliin. Siksi työaikatiedot kannattaakin kerätä työntekijöiltä jo lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa, joko taulukkoon, työajanseurantaohjelmaan tai -sovellukseen.

Milloin ilmainen työajanseuranta kannattaa päivittää kattavampaan järjestelmään?

Yrityksen ja liiketoiminnan kasvaessa myös työajanseurannan tarpeet muuttuvat. Excelin tai Google Sheetin avulla tehty tuntiseuranta voi käydä liian vaivalloiseksi, tai maksuttoman työaikasovelluksen ominaisuudet tai käyttäjämäärärajat tulla vastaan. 

Silloin on aika pohtia, millainen työajanseurantajärjestelmä auttaisi yritystä kasvamaan hallitusti ja kannattavasti. 

Kattavan ja Suomen oloihin ja lainsäädäntöön räätälöidyn työajanseurantajärjestelmän hankkiminen voi tulla ajankohtaiseksi, kun…

  • Yritys tai tiimi kasvaa niin, että excelit tai tuntilaput aiheuttavat liikaa säätöä tai ilmaisjärjestelmän ominaisuudet “loppuvat kesken”
  • Organisaation rakenteet muuttuvat ja mukaan tulee esimerkiksi tiiminvetäjiä, joiden tulee päästä tiimiläisten työaikatietoihin helposti
  • Työaikatietoihin, liukumien ja esimerkiksi kertyneiden vapaapäivien määrään halutaan reaaliaikainen ja läpinäkyvä näkymä
  • Yrityksessä halutaan hyödyntää työajan TES-tulkintoja tai muita työaikojen määrittelyyn liittyvää automatiikkaa
  • Yrityksessä otetaan käyttöön liukuva työaika tai työaikapankki
  • Työaikatietoja halutaan tutkia ja raportoida tarkemmin, esimerkiksi yrityksen tehokkuutta tai henkilöstön hyvinvointia silmällä pitäen
  • Työajan tiedot halutaan säilyttää tietoturvallisesti

Miten yrityksen tarpeet kannattaa kartoittaa työajanseurantajärjestelmän valintaa varten? Lataa pikaopas ja muistilista sopivan järjestelmän valintaan täältä!

Maksuton kokeilu auttaa järjestelmän valinnassa

Jos etsit jo järeämpää järjestelmää monipuoliseen, mutta helppokäyttöiseen ja yksinkertaiseen työajanseurantaan, aloita Visma Entryn ilmainen kokeilujakso!

Entry on edullinen työajanseuranta, joka sisältää työkalut myös työajan tulkintaan, liukumien ja työaikapankin käyttöön ja projektiseurantaan.  Entry tarjoaa myös ilmaiset sovellukset sekä Android- että iPhone-puhelimiin. 

Kun aloitat koekäytön, pääset luomaan käyttäjiä palveluun heti, ja he voivat kirjata työtuntejaan ohjelmaan vaikka saman tien. Jos päätät jatkaa Entryn käyttöä 14 päivän kokeilujakson jälkeen, pysyvät tiedot tallessa ja voitte jatkaa ohjelmiston käyttöä ilman keskeytyksiä.

Tutustu Entryyn ja aloita koekäyttö »