Monipuolinen työajanseuranta­järjestelmä tukee kasvuyrityksen arkea

Surveypal on suomalainen asiakaspalvelun asiakaskokemuksen mittaamiseen ja kehittämiseen, sekä työntekijäkokemukseen keskittyvä SaaS-palvelu.  Surveypal-henkilöstöön kuuluu digitaalisen tuotekehityksen, koodaamisen ja testaamisen sekä myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun ammattilaisia. 

Yrityksen henkilöstömäärän kaksinkertaistuminen viime vuosien aikana ja työaikalakiin vuonna 2020 tehdyt muutokset toimivat lähtölaukauksena työajanseurantajärjestelmän vaihtamiselle. Tavoitteena oli löytää kattava ja helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä, joka helpottaisi niin työntekijöiden, tiiminvetäjien kuin HR:nkin arkea. 

– Käytössämme ollut järjestelmä oli vaikea käyttää: työntekijöiden piti esimerkiksi tehdä tuntikirjaukset tuntien ja minuuttien sijaan desimaaliluvuin. Omassa työssäni taas häiritsi se, että järjestelmän raportointimahdollisuudet olivat aika kapeat, kertoo HR & Finance Manager Anu Tengvall.

– Lisäksi erilaiset työaikamallit aiheuttivat vaikeuksia ja lisätöitä. Jos työntekijä siirtyi tekemään lyhennettyä työviikkoa esimerkiksi opintovapaan takia, laski järjestelmä myös hänen työaikahistoriansa uusiksi: liukumasaldot muuttuivat ja korjaukset piti tehdä työläästi käsin.

Työajanseurantajärjestelmien vertailu onnistuu parhaiten, kun tietää mitä tarvitsee

Surveypal kartoitti huolella kaikki tarpeet, joita työajanseurannan ja raportoinnin tulisi kattaa. 

– Teimme asiakaspalvelun tiiminvetäjänä toimivan kollegani kanssa sisäisen tarvekartoituksen ja kirjasimme sen excel-muotoon. Seurasin HR-alan foorumeilla, mitä eri järjestelmistä puhutaan: mitä seurantatyökaluja ja -järjestelmiä kehutaan, ja mitä on moitittu. Kyselin myös kokemuksia tutuilta alamme toimijoilta, kuvaa Anu järjestelmän valintaprosessia. 

– Tekemämme tarvekartoitus auttoi vertailemaan järjestelmiä ja lopulta päädyimme pyytämään kolmelta toimijalta tarkemmat esittelyt. 

Helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä kattaa monia tarpeita

Mitä Surveypal odotti uudelta työajanseurantajärjestelmältä? Ainakin taipuisuutta liukumien ja lomien laskentaan, kätevää mobiilikäyttöä sekä erilaiset projektit ja laskutettavat asiakkuudet kattavaa raportointia.

Anu kertoo, että Visma Entry oli vahvoilla läpi koko valintaprosessin. 

– Siinä ei ollut mitään suoria miinuksia tai puutteita, vaan se täytti tarpeet tosi hyvin. Entry on myös järkevästi hinnoiteltu ja saimme testata järjestelmää joustavasti.

Monipuolinen järjestelmä tekee koko organisaation arjesta sujuvampaa

Surveypal tiesi alusta asti, että perinteinen, fyysisellä laitteella leimattava kellokorttijärjestelmä ei olisi heidän valintansa. Työajan kirjaamiselle on silti selkeät käytännöt. 

– Työaika pitää kirjata kahdeksan päivän sisällä työn tekemisestä, eli menneen viikon tunnit voi kirjata vielä maanantain aikana. Kannustamme kaikkia työntekijöitä työajan aktiiviseen kirjaamiseen, ja mobiiliapplikaatio tukeekin tätä viestiä hyvin. Esimerkiksi silloin, kun työskentelin useammin toimistolla, kirjasin omat tuntini usein bussissa matkalla kotiin, Anu kuvaa.

– Entryssä samat työajan kirjaamisen, tarkistamisen ja hyväksynnän ominaisuudet ovat käytössä sekä mobiilissa että desktop-versiossa. Se helpottaa myös työaikaraportteja hyväksyvien tiiminvetäjien arkea. 

– HR-puolella saan Entrystä kuukausittain loma- ja poissaoloraportit, joista välitän tarvittavat tiedot työterveyteen ja palkanlaskentaan. Lisäksi Entry toimii työvälineenä työaikasaldojen tarkkailuun: pystyn tukemaan tiimejä ja tiiminvetäjiä mahdollisten liukumatuntien tasaamisen suunnittelussa.

Läpinäkyvyys helpottaa lomien suunnittelua

Yrityksen kasvaessa tietojen on syytä olla helposti saatavilla niin työntekijöille, tiiminvetäjille kuin HR:llekin. Entryn avulla lomien suunnittelu on helpottunut, kun jokainen työntekijä näkee ajan tasalla olevat lomapäivä- ja saldokertymät itse. Entrystä löytyy myös työaikapankki.

– Työntekijät voivat hahmotella ja anoa lomansa Entryssä, ja tiiminvetäjät myös hyväksyvät ne siellä. Kaikki lomiin liittyvä tieto pysyy yhdessä paikassa ja tiiminvetäjä näkee koko porukan tilanteen helposti. 

"Entry on monipuolinen ja helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä"

 – Entryn paras puoli on se, että se on niin monipuolinen. Se taipuu monenlaiseen tarpeeseen ja pidän erityisesti sen muokattavasta dashboard-etusivusta, Anu kertoo.  

– Toki monipuolisuus tarkoittaa myös sitä, että ennen järjestelmän käyttöönottoa täytyi tarkasti miettiä, mistä kulmasta seurannan ja raportoinnin malleja lähdetään rakentamaan. Onneksi saimme Vismalta asiantuntija-apua käyttöönoton yhteydessä ja seurannan rakenne on nyt fiksusti tehty. 

Työajanseurantajärjestelmän hankinta onnistuu parhaiten, kun pohjatyö on tehty huolellisesti. Millaisia neuvoja Anu Tengvall antaisi muille järjestelmävalintoja pohtiville HR-päättäjille?

– Kannattaa varmistaa, että itse tietää mihin järjestelmän tulee sopia. Eri järjestelmissä on ratkaistu asioita hyvin eri tavoin – on siis tärkeää tunnistaa, mikä palvelee sitä oman yrityksen tarvetta. Entryn monipuoliset ominaisuudet ratkaisivat valinnan meidän kohdalla.

Kokeile Visma Entryä maksutta 14 päivän ajan

Testaa miten Entry sopii yrityksesi tarpeisiin. 14 päivän koekäyttö on täysin veloitukseton, eikä sido mihinkään. Kokeile huoletta!

Aloita maksuton koekäyttö