Omakohtaista kokemusta aiheeseen tuo kesällä 2017 tilitoimistossamme aloitettu projekti, jossa otimme käyttöön taloushallinnon pilvipalvelun ja siirsimme suurimman osan asiakkuuksistamme sähköisyyteen. Reilun vuoden kestäneen projektin myötä olemme saaneet paljon kokemuksia ja oppeja yhdessä asiakkaidemme kanssa.
Ei ole sama minkä tilitoimiston valitset
Tilitoimistot toimivat palvelualalla ja jokainen yritys on omanlaisensa. Taloushallinnon sähköistyminen on aiheuttanut sen, että alalla löytyy monenlaista toimijaa, joten ei ole yhdentekevää, minkä kumppanin käsiin annat yrityksesi taloushallinnon. Pari vuotta sitten emme olisi voineet tarjota asiakkaillemme niitä palveluita, joita nyt tarjoamme. Palveluvalikoimaan vaikuttaa käytössä olevan ohjelmiston lisäksi se, tarjotaanko asiakkaille myös lisäarvoa liiketoiminnan kehittämiseen.
Alan muutos on tuonut alallemme positiivista painetta kehittää toimintaa ja meillä tämä otetaan huomioon esimerkiksi rekrytoinneissa. Pelkkä kredit ja debit -kirjausten osaaminen ei enää riitä, vaan haemme joukkoomme palvelualttiita controllereita. Vaikka sähköisyyden myötä asiat voisi hoitaa etänä, on meille tärkeää myös tavata asiakkaitamme kasvotusten ja olla se taho, keneltä uskalletaan kysyä apua muuhunkin kuin kuukausittaiseen kirjanpitoon liittyen. Tilitoimistojen muuttuvan roolin myötä apua pitäisi saada ainakin liiketoiminnan kehittämiseen, mutta myös esimerkiksi hinnoitteluun ja rekrytointiin.
Sähköisyyden hyödyt ja myytit
Sähköinen taloushallinto ei ole mitään rakettitiedettä. On helppo tunnistaa, missä tilanteessa sähköisyydestä on hyötyä ja missä ei. Sähköisyyttä kannattaa lähteä miettimään esimerkiksi silloin, kun se on esimerkiksi raportoinnin kannalta tarpeellista: jos yrityksellä on useampi toimipiste tai tarpeeksi volyymiä osto- tai myyntilaskuissa. Raportointi on helpompaa ja reaaliaikaisempaa kun pääsee itse seuraamaan budjettia ja saa reaaliaikaisen tiedon yrityksen taloustilanteesta, eikä edellisen kuun tuloslaskelmaa ja tasetta tarvitse erikseen pyytää.
Esimerkiksi yhden hengen toiminimiyrittäjä, jonka toiminta on pientä, ei välttämättä hyödy sähköisyydestä, sillä kustannukset nousevat suuremmiksi kuin hyödyt. Tällaisessa tapauksessa voimme kuitenkin auttaa tekemällä ja toimittamalla myyntilaskut sähköisesti, mikäli vastaanottaja sitä vaatii. Sähköisyydellä on kiistattomia hyötyjä monille, mutta ei kaikille.
Myytit, joihin arjessa törmään, liittyvät usein työnjakoon ja siihen, mihin kaikkeen tilitoimistolla on oikeus. Tilitoimiston ottaessa pankkiyhteyden hoitoonsa saatetaan ajatella, että tilitoimisto pääsee käsiksi yrityksen verkkopankkiin, vaikka todellisuudessa aineistot haetaan ws-kanavan kautta. Toisaalta ajatellaan, että sähköistymisen myötä tilitoimiston työ vähenee merkittävästi, tai että molemmin puolin voidaan nostaa jalat pöydälle ja antaa koneen hoitaa hommat. Näin ei tietenkään ole. Vaikka sähköisyys ja automaatio helpottavat työtä poistaen virheitä, ei myyntireskontra ole ajantasalla ennen kuin viitteet on kohdistettu.
Kuten hyvällä myyjällä, on meilläkin tavoitteena löytää asiakkaalle parhaiten palveleva ratkaisu. Työnkuva on muuttunut myös tilitoimistoilla, sähköisyys tehostaa työtapoja ja on nykyaikaa. Kokemukseni mukaan monet yrittäjät ovat jo aika valveutuneita ja osaavat vaatia tilitoimistolta palveluita – kannustan sinuakin siihen!
Kirjoittaja: Samma Uuskoski, Tilitoimisto Profitcount
Sinua voisivat kiinnostaa myös seuraavat sisällöt:
Opas: Taloushallinnon ulkoistaminen
Opas: Taloushallintojärjestelmän yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa
Opas: Tilitoimistojen liiketoimintamalli muuttuvassa maailmassa – näin käännät toimintaympäristön haasteet mahdollisuuksiksi
Ansaitseeko tilitoimistosi viisi tähteä? Asiakaskokemus kilpailuetuna
Lue lisää Visma Fivaldista: fivaldi.fi
