Yrittäjä – oletko ”Excelin vanki”?

Excel-taulukkoa käytetään usein työvälineenä pienyrityksen työajanhallinnassa tai matkalaskujen selvittelyssä.

”Eihän yhden tai muutaman työntekijän firmassa kannata hankkia erillistä järjestelmää hoitamaan henkilöstöhallintaan kuuluvia toimintoja”, kommentin kuulee yrittäjän suusta usein.

Mutta riittääkö Excel-taulukko pienelle yritykselle näiden tuloksen kannalta keskeisten asioiden pyörittämiseen?

Pohjatyö vie runsaasti työaikaa

Yrittäjä tekee Excel-taulukkoon laskentakaavat ja joskus vielä hieman muokkaillaan taulukkoon yrityksen ulkoasuakin. Yhdellä taulukolla saadaan työtunnit ja mahdollisesti matka – ja kulukorvaukset kerättyä. Palkanlaskentaa varten kehitetään toinen taulukko ja väliin asetellaan makroja ja laskentakaavoja. Työaikaa tähän kuluu noin päivä tai pari.

Excel-taulukko on nyt täyttämistä vailla. Henkilöstö täyttää taulukot ja matkalaskutiedot, tulostaa, liittää kuitit, allekirjoittaa, skannaa ja lähettää yrittäjälle. Yrittäjä aloittaa sähköpostiinsa saapuneiden Excel-taulukkojen yhdistämisen, tarkastaa tunnit ja vertailee matkalaskun rivit työpöydällä olevaan kuittipinoon. Hän toivoo, että virheitä ei löydy – muuten prosessi on aloitettava alusta uudelleen.

Jatkotyö vie lisää aikaa

Kun palkanlaskenta saadaan viimein valmiiksi, tulostetaan palkansaajalle oma kappale, yksi kappale arkistoidaan mappiin ja etsitään tiedostolle oikeaa paikkaa kovalevyltä. Mahdollisesti vielä tallennetaan ilman revisiointeja, jolloin tietokoneen versiohallinta on täysin sekaisin. Oikea luetettava tieto löytyy ainoastaan paperisena.

Palkanlaskennasta tehdään yhteenveto verottajalle kuukausittain tai paperiset pinot kannetaan tilitoimistoon käsittelyyn. Tokihan voidaan aina Excel-taulukkoja lähettää tilitoimiston palkanlaskijalle, joka syöttää tiedot palkanlaskentaohjelmaan, huolehtii palkkalaskelman lähettämisestä, veroista ja vuosi-ilmoituksista. Palkanlaskija tallentaa ja siirtelee tietoja eri järjestelmien välillä.

Miten monta työtuntia tähän prosessiin on yrityksessä kulunut?

Olisiko helpompaa mikäli…

Exceliä ei käytettäisikään ja käytössä olisi valmis työajanseuranta ja palkanlaskenta, joiden käyttöönotto olisi helppoa? Entä jos tarvittavasta kehitystyöstä huolehtisi palveluntarjoaja, mutta samalla sinä voisit saada omat mielipiteesi kuuluville ja keskustella niistä myös muiden käyttäjien kanssa.

Saman työpöydän ääressä työntekijät ja yrittäjät voisivat tallentaa tiedot ajantasaisesti, jolloin palkanlaskennan perusteet ja erityiskorvaukset olisivat valmiina, kun muodostetaan palkanlaskennan aineistoa. Kun yrityksen olisi tarve käyttää tuntiperusteista asiakaslaskutusta, olisivat tiedotkin heti käytettävissä.

Sähköinen arkistointi pitäisi huolen siitä, että matkalaskut ja palkkalaskelmat ovat tallessa ja helposti saatavilla. Kuitit saataisiin arkistoitua matkalaskuille rivikohtaisesti ja niiden hyväksyjät sekä tilin- ja verotarkastajatkin pääsisivät aineistoon tarvittaessa.

Mihin pienyrittäjän kannattaisi käyttää aikansa? Excel-lomakkeiden pyöritys on harvoin kustannustehokas vaihtoehto.

Lue Netvisorin palveluista.

Helena

Helena Kinnunen, Netvisor Oy

www.netvisor.fi

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: