Siirry sisältötekstiin

Wilma kysyi – kansa vastasi! Kohti parempaa Wilma-viestintää

Wilma on käytetyin yhteydenpitoväline kodin ja koulun välillä. Lähes kaksi miljoonaa suomalaista saa ja lähettää harva se päivä Wilma-viestejä. Opettajilla viestien määrä on ihan omaa luokkaansa, puhumattakaan jos on vielä omiakin lapsia, joita koskevat viestit tulevat myös omaan Wilmaan. Miten Wilma-viestintä kehittyy?

Wilma-viestintää
Wilma-viestintää

Viimeisen vuoden aikana viestintä Wilmalla on noussut suureen osaan myös etäopiskelun yleistyttyä. Viestitoiminto on Wilmassa tärkeä ja käytetyin ominaisuus. Haluamme Wilman viestinnästä entistä parempaa, sujuvampaa ja käyttäjäystävällisempää, joten sen vuoksi tämän suuresti käytetyn viestitoiminnon uudistaminen on siintänyt haaveissa jo pidempään. Nyt toimeen on tartuttu, perinpohjaisesti, kysymällä suoraan kaikilta Wilma-käyttäjiltä.

Wilman kehitystiimistä tuotepäällikkö Janne ”James” Saarela sekä UX-suunnittelija Johanna Havinen kertoivat mitä tällä hetkellä on tekeillä Wilma-viestinnän suhteen.

Miksi Wilma-viestit?

Janne:

Viestintä on Wilman A ja O, varmasti koko palvelun näkyvin osa koteihin. Juuri siksi haluamme tehdä siitä mahdollisimman hyvää ja käyttäjäystävällistä. Wilman viestintä on alunperin suunniteltu ja mitoitettu huomattavasti pienemmille massoille kuin nykyisellään olisi tarvetta. Etäkoulunkin vuoksi sähköisen viestinnän määrä on ihan eri tasolla kuin joskus vuosia taaksepäin.

”Mobiilisovelluksella viestiin vastaaminen on helppoa, kun vain kirjoittaa vastauksen viestiin ja lähettää. Lähettämisessä on vaikeuksia löytää oikea opettaja, jos ei muista kuka opettaa kyseistä ainetta. Tällöin joutuu Wilmasta ensin etsimään opettajan nimen.” -Huoltaja

Miten uudistus tehdään?

Johanna:

Ihan aluksi osallistimme ihmisiä omasta yrityksestämme eri tiimeistä. Monet työntekijämme käyttävät myös itse Wilmaa huoltajan roolissa – myös meillä kehitystiimissä. Asiakastukemme ja pääkäyttäjien kautta olemme saaneet arvokasta tietoa. Silti halusimme tietää enemmän, useammalta, ja antaa ihan kaikille käyttäjille mahdollisuuden saada äänensä kuuluville.

Niinpä päätimme teettää kattavan käyttäjätutkimuksen, joka toteutettiin Visma Consultingin toimesta. Tutkimuksen näkyvin osuus oli kysely ihan jokaiselle Wilma-käyttäjälle – niin opettajille, huoltajille, opiskelijoille kuin hallinnollekin. Linkki kyselyyn sisällytettiin Wilmaan, sekä selainversioon että mobiilisovellukseen. Lisäksi tutkimuksessa on haastateltu käyttäjiä, sekä toteutettu työpajoja eri kouluasteiden opettajille ja hallinnon henkilöstölle. Kokemuksia on pyritty keräämään ihan kaikilta eri käyttäjäryhmiltä kuullaksemme heidän aitoja mielipiteitä Wilma-viesteistä.  

Janne:

Käyttäjälähtöisyys edellä! Koskaan ennen Wilman kehityksessä ei ole tehty mitään näin massiivista käyttäjämäärää kuunnellen ja osallistaen. Kyseessä on ensimmäinen kerta, kun oikeasti näin isolta joukolta edes kysytään. Wilmaa koskevia kehitystoiveita saamme jatkuvasti toki mm. pääkäyttäjien ja asiakasyhteisömme kautta. Koskaan aikaisemmin emme ole kuitenkaan kysyneet suoraan ihan kaikilta käyttäjiltä.

– Meitä kiinnosti kokeilla, saammeko suurelta yleisöltä vastakaikua, ja sitä todella saimme! Olemme ylpeitä, että myös yrityksemme strategiassa on nähty tärkeäksi se, että olemme aidosti lähellä käyttäjien arjessa. Varsinkin kun kyseessä on käytetyin Wilman ominaisuus, halusimme nähdä sinne lähes kahden miljoonan suomalaisen Wilma-käyttäjän arkeen saadaksemme pohjatietoa mahdollisimman paljon.

Saimme yli 65 000 vastausta kyselyymme, mistä olemme äärettömän kiitollisia! Arvostamme ihan jokaista vastausta ja hienoja kehitysideoita. Median kautta välillä tulee kuva Wilmasta negatiivisessa valossa mutta oli ilahduttavaa huomata, että reilusti yli puolet (kyselyn ollessa kesken n.65% vastauksista) ilmoitti olevansa tyytyväinen tai erittäin tyytyväinen Wilmaan nykymuodossaan.

”Ei tarvitse kuin painaa muutamaa nappia ja hyvä tulee.” – oppilas

Kuva: Kuinka tyytyväinen olet Wilmaan yleisesti?

Kenelle tästä on hyötyä?

Janne ja Johanna:

Kaikille! Wilma palvelee kaikkia: opettajat, hallinto, huoltajat, opiskelijat, varhaiskasvatus, peruskoulut, lukiot, ammatillinen koulutus! Kaikki viestivät ja erilaisia tarpeita on monia. Siksi me ihan oikeasti halusimme kuulla niistä tarpeista, käyttäjien omasta suusta ja näppäimistöltä. Vasta sen pohjalta lyömme kehitystiimeissä tulokset ja tekniset ratkaisut yhteen ja pyrimme muotoilemaan niistä parhaat mahdolliset ratkaisut jokaiselle käyttäjäryhmälle. 

Mitä seuraavaksi?

Janne:

Nyt ensimmäisenä uudistamisen kohteena on nimenomaan Wilman Viestit-toiminto ja sen käyttöä koskevat parannukset. Uskallan sanoa, että uudistuksessa aluksi etusijalla ovat pienemmät, käytettävyyttä ja päivittäistä viestintäarkea parantavat asiat, vaikka tiedämme että esim. liitteitä on toivottu viesteihin paljon. Asia kerrallaan.

Keskustelu ja vuorovaikutus loppukäyttäjien ja asiakkaiden kanssa ei pääty tähän, vaan tämä on uudenlainen alku. Tulevaisuudessa tulemme jokaisessa kehityksen vaiheessa keräämään palautetta käyttäjiltä esim. käyttäjätestien ja prototyyppien avulla. Näin pyrimme varmistumaan, että suuntamme ja suunnittelemamme ratkaisut todella vastaavat tarpeeseen. Tämä on alku, ja teemme tätä jatkuvasti käyttäjälähtöisesti ja heidän tarpeet huomioiden jatkossakin. 

Pitää myös muistaa, että mikään ei koskaan ole täysin valmista. Liikkeelle lähdetään aina askel kerrallaan. Aina syntyy uudenlaisia tarpeita ja toiveita. Tavoitteenamme on päästä yhdessä kohti parasta kodin ja koulun välistä viestintää.

Suosituimmat