Pienyrittäjän kuittien metsästyskausi ja miten siltä voi välttyä

Taas se kirjanpitäjä hätyyttelee puuttuvista kuiteista, puutteellisista selityksistä ja epäselvistä ajokilometreistä. Vuosi on jo lopuillaan ja nyt pitäisi muistella, mikä työmatka oli kyseessä viime toukokuussa, jotta saa tehtyä matkalaskun asianmukaisin tiedoin. Kuitteja löytyy sieltä täältä, niitä nidotaan nippuihin ja täytellään Exceleitä. Osa kuiteista saattaa olla jo hukkunut tai haalistunut. Kuulostaa varmaan monesta pienyrittäjästä tutulta ja saa miettimään kannattaako matkalaskuja täytellä. Matkalaskuista yrittäjä saa kuitenkin rahanarvoisen hyödyn, joka kannattaa käyttää hyväksi. Mutta matkalaskujen tekemisen ei tarvitse olla hermoja raastavaa.

Vuoden 2016 verovapaat matkakustannusten korvaukset

Matkalaskulla pienyrittäjä voi verovapaasti laskuttaa yritykseltään tilapäisestä työmatkasta aiheutuneita kustannuksia. Korvauksen suuruus määritellään Verohallinnon vuosittain antamassa päätöksessä. Päätös vuoden 2016 verovapaista matkakustannusten korvauksista ja päivärahoista julkaistiin joulukuun 2015 alussa.  

Matkalaskuilla voidaan veloittaa kilometrikorvausta, kun työmatka tehdään omalla autolla tai muulla kulkuneuvolla. Vuoden 2016 kilometrikorvauksen perussumma on 0,43 euroa kilometriltä. Korvauksen määrään vaikuttaa esimerkiksi millainen kulkuneuvo on kyseessä, matkustajien määrä sekä muut ajo-ominaisuudet. Jos kyseessä on työsuhdeauto, pienentää se kilometrikorvauksen määrää. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista ja sitä voidaan maksaa, kun matkakohde on yli 15 kilometrin päässä asunnosta tai varsinaisesta työpaikasta. Päivärahan suuruus määräytyy työmatkan kestoajan mukaan ja vuonna 2016 kokopäiväraha on 40 euroa. Ulkomailla tehdystä työmatkasta saatava päiväraha määräytyy kohdemaan mukaisesti. Verohallinnon sivulla on maakohtainen luettelo päivärahojen enimmäismääristä. Matkalaskulla voidaan korvata myös muita työmatkasta aiheutuneita kuluja, kuten lentolippuja, parkkimaksuja ja hotellimaksuja. Tämän kaltaiset korvaukset perustuvat todellisiin kuluihin ja ne voidaan korvata kuittien tai tositteiden perusteella.

Vältä turha kuittien metsästys

Miten sitten kannattaisi toimia, jotta pienyrittäjä välttyy loppuvuoden hermoja raastavalta kuittien metsästyskaudelta? Yritysten käyttöön on olemassa lukuisia palveluratkaisuja, jotka yhdistävät yrityksellesi sopivan matkalaskujärjestelmän sekä asiantuntevan taloushallinnon palvelun. Vismalta saat nämä molemmat: kaikki tarvitsemasi taloushallinnon palvelut sekä järjestelmät, jotka tekevät taloushallinnon ja matkalaskujen  pyörittämisestä vaivatonta. Asiantuntevan kirjanpitäjän kanssa on helppo selvittää, mikä järjestelmä soveltuu parhaiten sinun yrityksesi tarpeeseen. Oikeanlaisen palveluratkaisun miettiminen yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa tarjoaa myös oivan tilaisuuden käydä läpi työnjako; kuka tekee, kuka tarkastaa ja hyväksyy ja kuka maksaa?

Kun matkalaskut tehdään ajantasaisesti vuoden mittaan käyttäjäystävällisellä ohjelmalla, vältytään turhalta stressiltä loppuvuodesta. Matkalaskujen tekemisen voi hoitaa kätevästi jo tien päällä esimerkiksi Visman M2-mobiilisovelluksella. Se muodostaa koko laskutusprosessin kattavan kokonaisuuden, jolloin matkalaskujen käsittely on nopeaa ja helppoa. Ajokilometrit saadaan helposti järjestelmään, kun työmatkalle lähtiessä napsautetaan sovellus päälle ja perille päästyä napsautetaan taas pois. Kilometrit tallentuvat automaattisesti, eikä niitä tarvitse jälkikäteen laskeskella. Matkakuluihin liittyvistä kuiteista voidaan napata valokuvat älypuhelimen kameralla saman tien ja kirjoittaa selitykset suoraan sovellukseen. Lisäksi ohjelma laskee oikeat kilomerikorvaukset ja päivärahat. Tieto siirtyy automaattisesti taloushallinnon järjestelmään, työtunteja säästyy ja kulukorvaukset kilahtavat pankkitilille.

Kun taloushallinnon prosessit on pitkälle automatisoitu, ei kirjanpitäjällekään tarvitse kiikuttaa puuttuvia kuittinippuja. Näin pienyrittäjä saa paljon paremman hyödyn kirjanpitäjänsä ammattitaidosta, kun jää aikaa keskittyä yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin asioihin esimerkiksi kahvikupposen äärellä.

Ota meihin yhteyttä, mikäli haluat keskustella lisää siitä, miten matkalaskujen tekoa tai muita yrityksesi prosesseja voitaisiin tehostaa.

MillaLeinoMilla Leino
Kirjanpitäjä ja Business Advisor -koulutettava
Visma Services Oy

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: