Huolellinen tarjouspyynnön laatiminen onkin siksi tärkeä askel onnistuneessa tietojärjestelmähankinnassa. Tarjouspyynnössä määritellään varsinaisten vaatimusten lisäksi yleensä myös kuvaus hankinnasta sekä annetaan toimittajan täytettäväksi hintalomake.
Visma Publicin asiantuntija Terhi Soikkeli kokosi viisi käytännössä hyväksi todettua vinkkiä, jotka auttavat onnistumaan tarjouspyynnön tekemisessä.
1. Keskity oman organisaatiosi tarpeeseen – aloita tarjouspyynnön tekeminen rajaamalla
Ethän kopioi tarjouspyynnön tekstiä toiselta organisaatiolta, jolla on eri tarpeet kuin sinulla?
Saamissamme tarjouspyynnöissä tulee toisinaan vastaan vaatimuksia, jotka eivät välttämättä ole tarjouspyynnön laatijan näkökulmasta pakollisia. Tällaisia vahvasti rajaavia määrittelyjä lipsahtaa tarjouspyyntöihin erityisesti silloin, kun pohja kopioidaan toisen organisaation tarjouspyynnöstä, ja alan ominaispiirteet jätetään huomioimatta.
Hyvä esimerkki tästä on järjestelmän tuen saatavuus ympäri vuorokauden. Tämä on tarpeellinen vaatimus esimerkiksi sairaaloissa, mutta harvoin kunnan kirjanpidossa. Asiaa voi tarkastella myös taloudellisesta näkökulmasta: ympärivuorokautinen tuki tuo palveluun turhia kustannuksia, jos sille ei oikeasti ole tarvetta.
Vaatimusten määrittely muiden pohjia hyödyntämällä saattaa pahimmillaan johtaa siihen, että vaatimukset muodostuvat liian tiukoiksi, eivätkä järjestelmätoimittajat pysty täyttämään niitä. Pahimmillaan tarjoukset voivat jäädä kokonaan saamatta.
Tarjouspyynnössä saatetaan myös esimerkiksi edellyttää, että järjestelmän tulee integroitua kaikkiin muihin järjestelmiin reaaliaikaisesti. Tarkempi läpikäynti kuitenkin usein osoittaa, ettei tämä olekaan kaikkien liittymien osalta oleellista, tai edes toivottavaa. Jos palkat lasketaan kerran kuukaudessa, reaaliaikaisen rajapinnan rakentaminen saattaa olla järjestelmässä turha ominaisuus, joka lisää hankkeelle tarpeettomia kustannuksia.
Tarjouspyynnön tekemisessä myös tietojärjestelmän raportointityökalujen osalta vaatimusmäärittelyyn kannattaa kiinnittää huomiota. Tarjouspyynnössä olisi parasta kuvata lähtötaso, jolla päästään alkuun. Lisäominaisuudet voivat olla tarjouspyynnössä esimerkiksi pisteytettäviä tai optioita.
Moderneissa järjestelmissä on tyypillistä, että raportointityökaluja kehitetään aktiivisesti asiakkaan tarpeiden mukaan. Tällöin ei ole tarkoituksenmukaista, että tarjouspyyntöön on sisällytetty laajoja vaatimuksia.
2. Varmista ennen tarjouspyynnön laatimista, että prosessisi ovat kunnossa
Ennen ohjelmistohankinnan aloittamista on hyvä hetki tarkistaa ja päivittää organisaatiosi prosessit, mikäli edellisestä läpikäynnistä on useampi vuosi. Apuna voit käyttää prosessikonsultointia, jossa koko toiminnon ketju käydään läpi, karsitaan mahdollisia tarpeettomia tehtäviä pois ja varmistetaan, että prosessit vastaavat nykypäivän tarpeita. Prosessikonsultointi selkeyttää, mitä organisaatiosi haluaa järjestelmältä. Konsultointi antaa myös eväitä kehittää prosesseja tarvittaessa.
Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely on tämän jälkeen helpompaa tehdä. Samalla järjestelmähankkeen onnistumisen mahdollisuudet paranevat.
3. Tarpeiden koontilista ja selkeä kieli auttavat tarjoajaa
Jotta organisaation tarpeista on mahdollista saada selkeä kokonaiskuva, järjestelmän kaikki vaatimukset on hyvä koota yhteen, esimerkiksi Excel-tiedostoon. Näin palveluntarjoajan on helpompi arvioida, vastaako heidän tarjoomansa tarpeeseen, sekä koota kattava tarjous.
Jos vaatimuksia on ripoteltu eri puolille tarjousta, kokonaiskuva organisaation tarvitsemasta järjestelmästä voi jäädä hataraksi. Hankinnan kuvaukseen ei siksi ole toivottavaa laittaa vaatimuksia, joita ei löydy listauksesta. Esimerkiksi hankinnan kuvauksessa voisi lukea yleisesti, että liittymät tulee automatisoida. Vaatimustaulukossa (Excel) on sitten oma välilehtensä, jossa on kuvattu lähde- ja kohdejärjestelmät, mitä tietoa niissä liikkuu, ja toivotaanko tiedonsiirron automatisointia.
Tarjouspyynnössä on olennaista olla täsmällinen ja välttää tulkinnanvaraisia termejä kuten esimerkiksi tai muun muassa. Meidän palvelutarjoajien on tärkeää ymmärtää tarpeesi mahdollisimman tarkasti, jotta osaamme vastata niihin tarjouksessamme. ”esimerkiksi” on parempi korvata ”vähintään” sanalla ja listata perään ne itselle tärkeät asiat. Samoin vaikkapa rooleista ei kannata käyttää eri termejä. Mitä selkeämmin toiveet ilmaisee, sitä varmemmin niihin voidaan vastata.
Jos haluat sisällyttää tarjouspyyntöön ominaisuuksia, joiden osalta tarpeen määrittely ei vielä ole täysin selvä, tämäkin on mahdollista. Kirjaa tällöin tarjouspyyntöön selkeästi esille se, että ominaisuuden tarkempi määrittely ja hinnoittelu on mahdollista tehdä myöhemmin. Tällöin tarjouksessa toivotaan kannanottoa vain siihen, että toimittaja kykenee jonkinlaisen ratkaisun asiaan tarjoamaan.
Ja mikä tärkeintä: kuvaa tarjouspyynnössä tarpeesi, ja jätä ratkaisun tarjoaminen ohjelmistontoimittajalle.
4. Älä tee liian tiukkaa aikataulua
Yksi haastavimmista tekijöistä tarjousprosessissa on aikataulu. Teemme aina tarjoukset täsmällisesti asiakkaan tarjouspyynnön mukaisesti ja tarjouksen laatimiseen osallistuvat meillä useat eri asiantuntijat. Jotta varmistat vaatimuksiisi kattavasti vastaavan tarjouksen, annathan tarjouksen laatimiselle tarpeeksi aikaa. Jos pystyt välttämään tarjouspyynnön julkaisemisen joulun tai juhannuksen alla, varmistat itsellesi laadukkaan tarjouksen, joiden tekemiseen pääsevät osallistumaan parhaat asiantuntijamme. Asiantuntijoidemme lomakaudet osuvat myös meillä juuri edellä mainittuihin ajankohtiin.
Yhtä tärkeää kuin tarjouksen tekemiseen varattu aika, on myös tarjouspyynnössä vaaditun käyttöönoton toteutusaikataulu sekä tuotantoonlähdön realistisuus. Kaikkia ominaisuuksia ei välttämättä tarvitse ottaa heti käyttöön (esimerkiksi arkistot). Realistisella aikataululla vältetään henkilöstön ylikuormitus myös asiakkaan puolella.
5. Neuvottelumenettely on joustava hankintatapa
Neuvottelumenettely tarjoaa julkisissa hankinnoissa mahdollisuuden pohtia omia vaatimuksia suhteessa tarjolla oleviin ratkaisuihin ja on siksi varsin toimiva tapa. Erityisesti silloin, kun tarpeita on syytä tarkentaa matkan varrella, neuvottelumenettely on ketterä tapa edistää ohjelmistohankintaa.
Neuvottelumenettelyssä tehdään ensin osallistumispyyntö, jonka perusteella valitaan neuvotteluihin osallistuvat toimittajat. Neuvotteluissa ostaja näkee toimittajien erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja voi punnita omia vaatimuksiaan niiden valossa. Osallistumispyyntö voi sisältää jo alustavan tarjouspyynnönkin, jolloin ostaja näkee, ovatko hänen pakolliset vaatimuksensa toteutettavissa. Neuvotteluissa voidaan tarkentaa tarpeita ja neuvotella eri palveluntoimittajien kanssa vaatimusten hienosäädöstä ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista. Tällöin tarjoukset saadaan vertailukelpoisiksi ja mikä tärkeintä, vaatimukset eivät rajaa osallistujia pois. Useammasta tarjouksesta on helpompi valita paras!
Lisätietoa neuvottelumenettelystä julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilla.
Kaiken kaikkiaan on hyvä pitää mielessä, että ohjelmisto tulee käyttöön pitkäksi aikaa. Tällöin tuen ja tuotekehityksen laadukkuus ja pitkäjänteisyys merkitsevät paljon, kun taas yksittäisellä tiukalla pakollisuusvaatimuksella ei ole pidemmän päälle niin suurta merkitystä. Se voi kuitenkin estää luotettavan kumppanin osallistumisen kilpailutukseen.
