Viikko Visan matkassa

Olen Visa Järvinen ja toimin Visma Softwarella myyntikoordinaattorina Virta-tiimissä. Tarkoituksemme Virta-tiimissä on auttaa Fivaldi-tilitoimistoja kasvattamaan sähköisyyttään ja kehittämään liiketoimintaansa. Tehtäväni Virta-tiimissä on tukea muuta tiimiä ja avustaa sähköisyyden alkutaipaleella olevia tilitoimistoja ensiaskelten ottamisessa. Tehtäviini kuuluu myös koko myyntiorganisaation myyntiliidien jakaminen.

Normaali työviikkoni koostuu tilitoimistojen kontaktoimisesta, heidän yhteydenottoihinsa vastaamisesta ja erinäisten tilausten käsittelystä. Viikkoon kuuluu paljon puhelintyötä ja sähköpostin kirjoittamista. Ajoittain myös tapaan tilitoimistoja kasvotusten. Tapaamiset ovat  alkaneet korostua työssäni, koska vastuuni tulee muuttumaan lähitulevaisuudessa enemmän asiakasvastuulliseen suuntaan.

   

Maanantai: toiminnanohjausta kotitoimistolla

Työviikkoni alkoi kotitoimistolta, koska jouduin viemään upouuden autoni huoltoon. Pääasiassa teen työni toimistolta käsin, mutta kuukauteen mahtuu keskimäärin kahdesta viiteen etätyöpäivää.

Maanantain kalenteri ei näyttänyt normaalista poikkeavalta – sähköposteihin vastaamista ja viikoittainen tiimipalaveri. Tiimipalaverissa oli mukana vierailijana sisaryhtiömme kollega, joka oli esittelemässä tiimillemme tilitoimistojen toiminnanohjaukseen tarkoitettua ValueFrame-toiminnanohjausjärjestelmää. Esittelyn tarkoitus oli parantaa tiimimme ymmärrystä ohjelmasta, jotta osaisimme kertoa ohjelmistosta tilitoimistoasiakkaille. Esitys herätti mielenkiintoisia kysymyksiä, joihin ValueFrame tuo tilitoimiston arjessa vastauksia; Jääkö töitä laskuttamatta? Tietävätkö tilitoimistot asiakkaidensa rahallisen arvon? Onko jokin asiakkuus mahdollisesti tappiollinen? Kuinka hyvin tieto liikkuu tilitoimiston sisällä työntekijöiden kesken?

Etäpäivinä työpäivät venyvät helposti. Aloitin työnteon aamukahdeksan jälkeen ja lopetin puoli seitsemältä illalla. Toki välissä tulee pidettyä taukoja, kuten nytkin kävin noutamassa autoni huollosta – onneksi meni takuuseen tällä kertaa, huh!

Tiistai: Paluu toimistolle

Etäpäivät ovat mukavia silloin tällöin, mutta toimistolla käydessä pääsee paremmin työrutiiniin kiinni ja välttää mökkihöperöitymisen. Keskustelen mielelläni myös tiimiläisteni ja muiden kollegoideni kanssa kasvotusten. Hyvät ja luontevat suhteet kollegoiden kanssa on mielestäni oleellinen osa töissä viihtymisen kannalta.

Työpäivän askareet koostuivat hyvin perinteisistä sähköposteista, tiketeistä ja puheluista. Päivän erikoisuutena oli luonnostella sisäinen kuukausiraporttipohja erästä suurta asiakastamme varten, jonka asiakasvastuun olen ottamassa hoitooni vaiheittain. Vaikka raporttien laatiminen ja päivittäminen onkin parhaimmillaan puuduttavaa, saa niiden laatimisesta ja läpikäymisestä tärkeää asiakastietoa ja -tietämystä. Jokaisesta merkittävämmästä asiakkaasta tulisi tehdä säännöllistä raportointia tai analyysiä asiakkuuden tilasta. Tällöin toimenpiteet asiakkaan suuntaan pohjautuvat paremmin tietoon tuntuman sijaan.

Keskiviikko: Tempauksia ja tavoitteita

Keskiviikon työrutiineihin kuului tikettejä, puheluita ja sähköpostia. Yksi lyhyt palaveri oli myös sovittuna StandOut-tiimimme kesken. Yrityksessämme järjestettiin vuoden 2018 aikana joka kuukausi erilaisia StandOut-tempauksia, joiden tarkoituksena oli motivoida henkilökuntaa ja luoda työpaikalle positiivista ilmapiiriä. Henkilöstö jaettiin ryhmiin ja jokaiselle ryhmälle annettiin vastuukuukausi ja teema, jonka ympärille tempaus tuli kehittää.

Ryhmämme kunniana oli järjestää vuoden viimeinen tempaus teemanaan ahkeruus, jonka tuloksia palaverissa kävimme läpi. Liekö aiemmat tempaukset verottaneen osallistujien innokkuutta, sillä tempauksemme osallistumisprosentti ei yltänyt toivotulle tasolle. Tempauksemme tarkoituksena oli kertoa parhaat saavutukset ja tavoitteet sekä työ että vapaa-ajalla kuluneelta ja tulevalle vuodelle.

Annetut vastaukset olivat kuitenkin kattavia ja mielenkiintoista luettavaa. Monen henkilön työtavoitteet keskittyivät – luonnollisestikin – oman osaamisen kehittämiseen. Vapaa-ajan tavoitteissa näkyi vaihtunut vuosi, sillä moni asetti itselleen liikunnallisia tavoitteita. Omat tavoitteeni kuluvalle vuodelle asetin asiakkuuksien hallinnan kehittämiseen tukemaan muuttuvaa työtehtävääni. Vapaa-ajan tavoitteeni tähtäävät itseni kehittämiseen ja omien ennätysteni rikkomiseen rakkaimmissa harrastuksissani: perhokalastuksessa ja golfissa.

Torstai: Asiakastapaamiseen valmistautumista

Näin kirjoitettuna päivät tuntuvat toistavat itseään, mutta todellisuudessa ne voivat olla hyvinkin vaihtelevia. Yhteydenotto tai saapunut liidi saattaa vaatia suurempaa selvitystä, jonka kautta myös itse oppii työstä enemmän. Tuntuu myös, että eteeni osuu päivä päivältä haastavampia kysymyksiä ja tapauksia, joiden ratkaiseminen lisää asiantuntijuutta. Samojakin kysymyksiä tulee, mutta niihin vastaaminen tuo varmuutta työhön.

Olisin menossa tapaamaan minulle siirtyvää asiakasta ja keskustelemaan yhteistyöstämme, joten pyhitin päivän viimeiset työtunnit esityksen laatimiseen asiakastapaamista varten. Otin esitykseen tuekseni myyntitietoja aiemmin viikolla laatimastani sisäisestä raportista. Sen pohjalta olisi helppo osoittaa missä myynti kulkee nyt ja miltä ennuste näyttää. Tapaamisen vetäminen toki jännitti jo tässä vaiheessa, vaikka olin muutamissa vastaavanlaisissa tapaamisissa aiemmin jo Vismalla ollessani ollut. Kyseessä olisi kuitenkin ensimmäinen tapaaminen kyseisen asiakkaan kanssa ja luonnollisesti tahdoin sen menevän hyvin vakuuttavan ensivaikutelman saamiseksi.

Perjantai: Kick-Off päätti viikon

Perjantaina saavuin aikaisin toimistolle tyhjentämään tehtävälistaani, sillä päivällä yrityksessämme järjestettiin vuoden avaava Kick-Off -tapahtuma ja päivä venyisi iltamyöhään asti. Tapahtumassa katsottiin menneen vuoden tuloksia ja kerrottiin tulevan vuoden tavoitteet.

Mieleenpainuvimmat hetket Kick-Offissa olivat konsernijohdon videotervehdys ja vieraspuhujan esitys. Konsernijohto oli tehnyt oma-aloitteisesti nykytrendien mukaisesti YouTubemaisen videotervehdyksen tapahtumaan. Videon sisältö ei sinänsä eronnut normaalista vuosikatsauksesta, mutta esitystapa oli raikas ja piti mielenkiinnon yllä. Video oli hyvä esimerkki tavasta uudistaa vanhoja kuluneita kaavoja ja lainata vallitsevista trendeistä vaikutteita ja tapoja myös työelämän jokapäiväisiin kokouksiin.

Tapahtuman kohokohta oli kuitenkin itselleni ennalta tuntemattoman itseään Suomen ensimmäiseksi ja parhaaksi myynnin professoriksi tituleeranneen Petri Parvisen pitämä puheenvuoro. Parvinen piti erittäin energisen, intensiivisen ja inspiroivan puheenvuoron asiakastyöstä ja asiakaslähtöisyydestä. Parvinen kertoi esimerkkitapausten kautta erilaisista asiakastyön uudistamismalleista. Muistiinpanojen tekeminen oli mahdotonta, koska kun yksi tapaus oli käsitelty oltiin jo kovaa vauhtia seuraavan tapauksen kimpussa. Tyydyin vain seuraamaan esitystä korvat höröllä. Oli mielenkiintoista huomata, että vaikka esityksessä oli paljon uusia tapoja, joita voisi omaan asiakastyöhön soveltaa, tuli esityksessä useampia tapoja, joita me Virta-tiimissä jo käytämme. Oli mukava huomata, että olemme Virta-tiimissä oikeilla jäljillä kumppanuusohjelmamme kanssa.

Tapahtuman “virallisen” osuuden jälkeen oli luvassa illallinen ja iltatapahtuma. Iltatapahtumassa palkittiin menestyneitä kollegoita ja juhlittiin pitkään yrityksessä työskennelleitä henkilöitä. Myöhäisillan ohjelmanumerona oli karaokea, joka on saavuttanut henkilöstömme keskuudessa suuren suosion ja poikinut uusia aiemmin tuntemattomissa olleita talentteja. Siihen, että lauloinko, tyydyn toteamaan hiljattain menehtyneen tunnetun suomalaisen sanoin: “Ehkä lauloin, ehkä en, so not, kunhan homma kulkee.”