Postin korottaessa jälleen hintoja, verkkolaskutus on viisaan valinta

Helsingin Uutiset uutisoi huhtikuun alussa, että Posti nostaa jälleen kerran kirjeiden lähetyshintoja. Korotus on jo kolmas reilun vuoden sisällä. Missä mahtaa mennä hintakatto? Ja miten monta korotusta on odotettavissa seuraavan 3kk, 6kk ja 12 kk aikana?  

Uutinen väkisinkin sai miettimään, miksi niin monet yritykset edelleen lähettävät paperisia laskuja, vaikka verkkolaskutus on ollut mahdollista jo vuosia? Onko valloilla harhaluulo, että verkkolaskutukseen liittyisi kalliita aloituskustannuksia? Näin ei nimittäin ole ollut enää vuosiin. Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisesti tarjoaa itse asiassa useita merkittäviä hyötyjä.

Säästät suorissa kuluissa vähintään 65%

Kokonaiskustannukset ovat korkeat, jos yrityksessä lähetetään edelleen paperisia laskuja. Tarvitaan fyysiset materiaalit, mutta myös henkilötyöaikaa, kun laskuja tulostetaan, taitellaan kirjekuoriin ja postitetaan. Ilahduttavan moni yritys tänä päivänä taklaakin tätä haastetta hyödyntämällä ulkoistettua tulostus- ja lähetyspalvelua, mikä säästää yrityksen omia resursseja. Tulostuspalvelukaan ei valitettavasti suojaa Postin hinnankorotuksilta, joita on mahdotonta ennustaa etukäteen.

Tänä päivänä suosiota on kasvattanut laskujen lähettäminen sähköpostien liitteinä, mikä vie suurin piirtein saman verran aikaa kuin verkkolaskun lähettäminen. Poikkeuksen muodostavat ne kerrat, jolloin vastaanottaja ei saa laskua, vaan se on inhimillisen virheen vuoksi lähetetty väärään osoitteeseen tai jäänyt huomioimatta vastaanottajan suuren sähköpostimäärän vuoksi. Tilanteen selvittely vie aikaa ja pahimmassa tapauksessa laskun maksaminen viivästyy.

Ehdottomasti suurimmat hyödyt yritys ja asiakas saa siirtymällä verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon. Laskun vastaanottajan ei tällöin tarvitse syöttää tietoja manuaalisesti järjestelmään, vaan ohjelma poimii laskulta otsikko- ja rivitiedot automaattisesti. Työntekijän aikaa säästyy ja näppäilyvirheiden määrä minimoituu. Kun tällaiset usein toistuvat manuaaliset aikasyöpöt hoidetaan automaation avulla, voidaan työntekijöiden aika suunnata tuottavampien työtehtävien hoitamiseen.

Laskut menevät perille turvallisesti ja samantien

Laskut eivät enää katoa matkalla, kun laskut lähetetään verkkolaskuina. Asiakas saa laskun lähes samantien kun lähetys tehdään. Paperilaskut kulkevat viiveellä ja koko prosessi on riippuvainen siitä, että postinjakelussa ei ole ongelmia. Jos mietin, miten usein tänä päivänä saa lukea erinäisistä kirjeiden ja lehtien jakeluhäiriöistä, niin tämä vain vahvistaa käsitystä verkkolaskutuksen helppoudesta ja luotettavuudesta.

Nykyisin laskuissa näkee usein jopa 7pv maksuehtoja ja lasku voi olla päivätty valmiiksi historiaan. Mikäli paperilaskun toimittamiseen kuluu 5pv, niin kierrätykseen ja maksatukseen ei juurikaan jää aikaa. Lisäksi laskuja hyväksyvät henkilöt ovat usein matkustavia henkilöitä ja pois työpisteeltä, jossa paperilaskun hyväksyntä suoritetaan. Tässäkin mielessä verkkolaskutus tarjoaa vastaanottajalle joustavamman palvelukokemuksen.

Muistan edelleen, kun vuoden 2016 loppupuoliskolla lehdistö uutisoi useista erilaisista laskutukseen liittyvistä huijauksista. Huijauslaskuja liikkui tuolloin normaalia enemmän. Niitä lähetettiin sähköpostien liitteinä yrityksille ja lähettäjäksi oli usein merkitty jonkun tekaistun yrityksen johtaja. Oli myös tapauksia, missä pitkäkyntiset olivat ryöstäneet Postin kirjelaatikoita ja väärentäneet laskuihin tilinumerot, jolloin asiakkaat päätyivät maksamaan laskuja väärille tileille. Tämänkaltaiset laskupetokset voi tehdä mahdottomiksi hyödyntämällä verkkolaskutusta ja sähköistä laskujen kierrätystä.

Jos haluat tarjota asiakkaillesi erinomaisen palvelukokemuksen, on verkkolaskutus oikea valinta. Suojaat asiakkaasi mahdollisilta laskuhuijauksilta ja ennenkaikkea poistat manuaalisen työn vaivan. Samalla säästä merkittävän summan rahaa.

Heikki toimii tuotepäällikkönä Visma Softwarella, jossa hän on työskennellyt 15 vuotta tuotehallinnassa ja konsultoinnissa. Heikin tavoitteena on yritysten liiketoimintaprosessien tehostaminen ja sähköistäminen. Tällä hetkellä hänen vastuullaan onkin Visma.net ERP, verkkolaskupalvelu sekä hosting-liiketoiminta.
Connect with Heikki: