Siirry sisältötekstiin

Verkkolasku on viisaan valinta

Verkkolasku on viisaan valinta. Kustannussäästöjen lisäksi verkkolaskutuksella tarjoat asiakkaalle joustavamman ja vaivattomamman palvelukokemuksen.

Monet yritykset edelleen lähettävät paperisia laskuja, vaikka verkkolaskutus on ollut mahdollista jo vuosia. Onko valloillaan harhaluulo, että verkkolaskutukseen liittyisi kalliita aloituskustannuksia? Näin ei nimittäin ole ollut enää vuosiin. Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisesti tarjoaa itse asiassa useita merkittäviä hyötyjä. 

Myös 2020 huhtikuussa voimaan astunut laki sähköisestä laskutuksesta ohjaa voimakkaasti verkkolaskujen lähettämiseen – elinkeinonharjoittajilla nimittäin on oikeus saada pyynnöstä toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa.

Säästät suorissa kuluissa vähintään 65 %

Kokonaiskustannukset ovat korkeat, jos yrityksessä lähetetään edelleen paperisia laskuja. Tarvitaan fyysiset materiaalit, mutta myös henkilötyöaikaa, kun laskuja tulostetaan, taitellaan kirjekuoriin ja postitetaan. Ilahduttavan moni yritys tänä päivänä taklaakin tätä haastetta hyödyntämällä ulkoistettua tulostus- ja lähetyspalvelua, mikä säästää yrityksen omia resursseja.

Tänä päivänä suosiota on kasvattanut laskujen lähettäminen sähköpostien liitteinä, mikä vie suurin piirtein saman verran aikaa kuin verkkolaskun lähettäminen. Poikkeuksen muodostavat ne kerrat, jolloin vastaanottaja ei saa laskua, vaan se on inhimillisen virheen vuoksi lähetetty väärään osoitteeseen tai jäänyt huomioimatta vastaanottajan suuren sähköpostimäärän vuoksi. Tilanteen selvittely vie aikaa ja pahimmassa tapauksessa laskun maksaminen viivästyy.

”Työntekijän aikaa säästyy ja näppäilyvirheiden määrä minimoituu.”

Ehdottomasti suurimmat hyödyt yritys ja asiakas saa siirtymällä verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon. Laskun vastaanottajan ei tällöin tarvitse syöttää tietoja manuaalisesti järjestelmään, vaan ohjelma poimii laskulta otsikko- ja rivitiedot automaattisesti. Työntekijän aikaa säästyy ja näppäilyvirheiden määrä minimoituu. Kun tällaiset usein toistuvat manuaaliset aikasyöpöt hoidetaan automaation avulla, voidaan työntekijöiden aika suunnata tuottavampien työtehtävien hoitamiseen.

Laskut menevät perille turvallisesti ja samantien

Laskut eivät enää katoa matkalla, kun laskut lähetetään verkkolaskuina. Asiakas saa laskun lähes samantien kun lähetys tehdään. Paperilaskut kulkevat viiveellä ja koko prosessi on riippuvainen siitä, että postinjakelussa ei ole ongelmia. 

Nykyisin laskuissa näkee usein jopa 7 pv maksuehtoja ja lasku voi olla päivätty valmiiksi historiaan. Mikäli paperilaskun toimittamiseen kuluu 5 pv, niin kierrätykseen ja maksatukseen ei juurikaan jää aikaa. Lisäksi laskuja hyväksyvät henkilöt saattavat tehdä töitään näin korona-aikana kokonaan etänä ja pois työpisteeltä, jossa paperilaskun hyväksyntä suoritetaan. Tässäkin mielessä verkkolaskutus tarjoaa vastaanottajalle joustavamman palvelukokemuksen.

Verkkolasku on myös turvallinen vaihtoehto. Erilaiset laskupetokset voi tehdä mahdottomiksi hyödyntämällä verkkolaskutusta ja sähköistä laskujen kierrätystä. Laskujen data tallentuu automaattisesti ja laskuja on helppo tarkastella myös jälkikäteen.

”Verkkolaskutuksella varmistat, että pystyt jatkossakin palvelemaan kaikenlaisia asiakkaita – myös niitä toimijoita, jotka vastaanottavat ainoastaan verkkolaskuja.”

Jos haluat tarjota asiakkaillesi erinomaisen palvelukokemuksen, on verkkolaskutus oikea valinta. Suojaat asiakkaasi mahdollisilta laskuhuijauksilta ja ennenkaikkea poistat manuaalisen työn vaivan sekä nopeutat laskutusprosessia merkittävästi. Verkkolaskutuksella varmistat, että pystyt jatkossakin palvelemaan kaikenlaisia asiakkaita – myös niitä toimijoita, jotka vastaanottavat ainoastaan verkkolaskuja. Samalla säästä merkittävän summan rahaa ja aikaa.

Lue myös:
Finlex: Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta
4 askelta ostolaskujen paperittomaan käsittelyyn
5 askelta sähköiseen taloushallintoon

Suosituimmat