Toiminnanohjausjärjestelmäprojekti aiheuttaa monissa yrityksissä harmaita hiuksia jo ennen sen varsinaista alkua. Yleinen harhaluulo onkin, että tällaisessa projektissa voi vain epäonnistua tai ainakin liiketoimintaan tulee jonkinlainen tauko, yrityksen toiminta jäykistyy ja uutta järjestelmää joudutaan korjailemaan vielä vuosienkin päästä. Todellisuudessa ERP-projekti sujuu usein ongelmitta, kunhan sille on olemassa tietyt edellytykset ja projekti johdetaan suunnitelmallisesti loppuun saakka.
ERP-projektilta puuttuu johdon tuki
Tyypillisin sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on se, että projektiryhmä jätetään yksin vastaamaan projektin eteenpäin viemisestä. Toki pääasiallinen vastuu projektin toteutuksesta on aina tehtävään valitun projektipäällikön ja -ryhmän harteilla, mutta myös yrityksen johdolla ja muulla henkilöstöllä on tärkeä rooli ERP-projektin onnistumisessa.
Järjestelmätoimittajan osaaminen ja kokemus
ERP-järjestelmän valinnassa on syytä kiinnittää huomiota järjestelmätoimittajan osaamiseen, kokemukseen sekä vakavaraisuuteen. Mitä enemmän järjestelmätoimittajalla on kertoa esimerkkejä onnistuneista ERP-projekteista samalla toimialalla, sitä paremmin asiakas voi luottaa toimittajan kykyyn viedä ERP-projekti läpi myös omassa organisaatiossa. ERP-järjestelmä tulee olemaan yrityksen mukana useiden vuosien ajan, joten on tärkeää, että palvelun jatkokehitykselle sekä tukipalveluille on olemassa varmuus myös tulevina vuosina.
Projektia viedään eteenpäin puutteellisen projektisuunnitelman avulla
Toinen yleinen sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on puutteellinen ja/tai epärealistinen projektisuunnitelma. Projektisuunnitelma yhdessä viestintäsuunnitelman kanssa on projektipäällikön yksi tärkeimmistä työkaluista ERP-projektin toteutuksessa. Ilman selkeää ja johdonmukaista suunnitelmaa projektin läpivieminen voi käydä hyvin raskaaksi koko organisaatiolle. Projektisuunnitelma on tärkeä dokumentti myös yritysjohdolle: sen avulla johto voi seurata ja arvioida projektin etenemistä.
Lue ilmainen opas valinnan tueksi: ERP-järjestelmän hankinta pk-yritykselle – näin onnistut varmasti
ERP-projektin viestintään ei ole panostettu riittävästi
Myös huonosti toteutettu viestintä tekee projektin etenemisestä hankalaa. Projektin alussa onkin syytä huolehtia esimerkiksi siitä, että projektipäällikkö ja järjestelmän toimittaja puhuvat samaa kieltä termien, tavoitteiden ja aikataulujen osalta. Tällä vältetään väärinymmärrykset sekä epäselvyydet projektin myöhemmissäkin vaiheissa.
Uudelle järjestelmälle asetetaan epärealistiset odotukset
Epärealistiset odotukset uutta järjestelmää kohtaan ovat neljäs tyypillinen sudenkuoppa ERP-järjestelmän vaihtamisprojektissa. Yrityksellä käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä vaihdetaan uuteen yleensä siitä syystä, että vanha järjestelmä ei enää tue organisaation tarpeita: raportointi on hidasta, tieto ei kulje organisaation sisällä ja työtä mahdollisesti tehdään päällekkäin. Kun vanha järjestelmä ei enää toimi, uutta järjestelmää kohtaan syntyy usein varsin suuria ja epärealistisia odotuksia.
Kun vanha järjestelmä ei enää toimi, käy helposti niin, että uudesta ERP-järjestelmästä tulee niin sanottu toiveiden tynnyri, jota minkään uuden järjestelmän on vaikeaa pystyä toteuttamaan.
Yritys ei tunnista omia ydinprosessejaan
Neljäs tyypillinen sudenkuoppa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisessa on se, että yritys ei ole osannut tunnistaa oman toimintansa ydinprosesseja – eli niitä prosesseja, jotka oikeasti vievät yrityksen liiketoimintaa eteenpäin ja joita uudella toiminnanohjausjärjestelmällä halutaan tukea. Jos prosesseja ei osata laittaa liiketoiminnan eteenpäin viemisen kannalta tärkeysjärjestykseen, ei uusi toiminnanohjausjärjestelmä välttämättä tehosta yrityksen toimintaa millään tavalla.
Käyttäjien koulutuksessa ja järjestelmän käyttöönoton dokumentoinnissa oiotaan kulmia
Järjestelmän käyttöönotto voi onnistua muuten loistavasti, mutta jos käyttäjät eivät ole oppineet käyttämään uutta järjestelmää, voi kovasti tehty työ valua hukkaan. Käyttöönoton onnistumisessa ratkaiseva tekijä ei ole koulutuspäivien määrä vaan se, ovatko käyttäjät oikeasti oppineet käyttämään uutta järjestelmää ja ymmärtämään sen toimintaa.
Astetta parempi, mutta erittäin vaarallinen tilanne on se, että yrityksessä on vain yksi henkilö, joka hallitsee järjestelmän ja jonka tehtävä on tukea muita käyttäjiä. Tämä on hyvä järjestely niin kauan kuin kyseinen henkilö on käytettävissä – mutta mitä tapahtuu silloin, jos tuo henkilö sairastuu tai irtisanoutuu? Tällöin yrityksellä ei ole enää ketään, joka ymmärtäisi heidän järjestelmäänsä ja sen toimintaperiaatteita. Pahimmassa tapauksessa tarvittavaa ymmärrystä ei löydy enää toimittajaltakaan, jos pääkäyttäjä on omatoimisesti vienyt järjestelmää eteenpäin.
Lue seuraavaksi:
Toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle – täydellinen tietopaketti
Opas: Toimitusjohtajan tietopaketti ERP-projektista
Opas: Paranna tulosta lisäämättä resursseja
Lue lisää Visman ratkaisuista toiminnanohjaukseen:
