Näin lisäät työhyvinvointia ja kustannussäästöjä hyvinvointialueuudistuksessa

Hyvinvointialueuudistus lähestyy vääjäämättä. Nyt viimeistään täytyy selvittää, miten uudistuksesta selviydytään ja saadaan täysi hyöty irti. Tämä vaatii tulevilta hyvinvointialueiden päättäjiltä aktiivista reagointia ja uskallusta tehdä päätöksiä epävarmuuden keskellä. 

Nimittäin, alueet, jotka yrittävät sitkeästi roikkua vanhoissa toimintamalleissa, eivät tule onnistumaan – uusi hyvinvointialue ei pyöri nykyisten mallien ja järjestelmien avulla edes nykybudjetilla, saati tuota säästöjä.

Työvoiman hallinta ja työvuorosuunnittelu ovat avainasemassa uuden kokonaisuuden haltuunotossa. Tässä selvityksessä kerromme, miten voit lisätä työntekijöiden hyvinvointia, hyvinvointialueen tasa-arvoa ja kustannussäästöjä työvoiman hallinnan avulla. Meillä on tähän valmis ratkaisu

Ota siis ohjat käteesi ja ala valmistautua. Näillä askeleilla se onnistuu.

Askel 1: Ymmärrä mitä eri kulttuurien yhteentörmäys tarkoittaa käytännössä

Askel 2: Yhdenmukaista suunnitteluprosessit ja näkymät

Askel 3: Varmista soteuudistuksen säästöt – unohtamatta työntekijöiden hyvinvointia

Askel 4: Ota oikea työkalu tueksi – tutustu Numeroniin

Askel 1: Ymmärrä mitä eri kulttuurien yhteentörmäys tarkoittaa käytännössä

Hyvinvointialueuudistuksessa yhdistyy useita eri kulttuureja: perusterveydenhuolto, sosiaalitoimi, erikoisterveydenhuolto, pelastuslaitokset ja ensihoito.

Kulttuurien yhteenlyöminen vaatii aina toimintamallien sovittelua. Yksi isoimmista haasteista onkin se, miten eri yksiköiden tärkeimmät prosessit saadaan yhdenmukaistettua riittävän nopeasti.

Työvoiman hallinta on prosessi, joka täytyy saada heti alkumetreillä kuntoon. Se takaa yksiköiden ja koko alueen toiminnan. Lisäksi sen vaikutukset näkyvät suoraan työntekijöiden hyvinvoinnissa, kustannuksissa sekä palvelun laadussa.

Tulevien hyvinvointialueiden yksiköissä suunnitellaan toimintaa tällä hetkellä hyvin eri keinoin. Voit siis kuvitella mitä tapahtuu jos yhdistymisen hetkellä jokainen yksikkö suunnittelee töitään eri järjestelmissä ja eri prosesseilla. Jos teillä ei ole toimintasuunnitelmaa tätä varten, sellainen on syytä tehdä pikimmiten.

Askel 2: Yhdenmukaista suunnitteluprosessit ja näkymät

Haaste uusien hyvinvointialueiden työvoiman hallinnassa piilee siinä, että terveydenhuollossa, lääkäreillä ja pelastuslaitoksilla on kaikilla omat sopimukset ja käytännöt joita he seuraavat.

Pääpiirteittäin avattuna, terveydenhuollossa työvuorojen suunnittelua ohjaa KVTES, lääkäreiden suunnittelussa huomioidaan päivystykset, vastuut ja eri toiminnot, kun taas pelastuslaitoksissa poikkeusluvat sekoittavat pakkaa.

Näiden suunnittelu on nykymallissa pitänytkin tehdä erillisillä työkaluilla, koska yksikään järjestelmä ei ole yksinään kyennyt tulkitsemaan ja käsittelemään eri sopimuksia, lupia ja käytäntöjä. Uusilla hyvinvointialueilla tämä ei ole kuitenkaan kestävä ratkaisu: useiden järjestelmien ylläpito tulee kalliiksi, vaatii useita pääkäyttäjiä ja tekee kokonaisuudesta monimutkaisen.

Nyt tilanne on kuitenkin toinen: Visma Numeron mahdollistaa kaikkien näiden ympäristöjen työvoiman hallinnan. Sen ominaisuuksien avulla suunnittelet kaiken terveydenhuollosta ja sosiaalitoimesta aina lääkärisuunnitteluun, pelastuslaitoksen sekä ensihoidon vuoroihin. 

Yhteen järjestelmään siirtymällä varmistat, että suunnittelu koko alueella on tehokasta ja yhdenmukaista. Ja mikä parasta: saat vertailukelpoista dataa tiedolla johtamisen tueksi.

Kokeilimme aiemmin erästä työvuorosuunnittelujärjestelmää, mutta se ei taipunut poikkeusluvallisiin työaikoihin tai paikallisiin sopimuksiin. Järjestelmän toimimattomuus näkyi virheinä sekä vuorosuunnittelussa että palkoissa.

– Teemu Lehtonen, Kanta-Hämeen pelastuslaitos

Lue miten Numeroniin siirtyminen helpotti Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen arkea

Askel 3: Varmista soteuudistuksen säästöt – unohtamatta työntekijöiden hyvinvointia

Tällä hetkellä näyttää uhkaavasti siltä, että soteuudistuksen säästöt jäävät huomattavasti suunniteltua pienemmiksi. Ikävä todellisuus on se, että säästöjä täytyy kaivella todennäköisesti tulevaisuudessa jostain lisää.

Samalla terveydenhuoltoala kärsii hoitajapulasta ja liiasta kuormituksesta, eikä tilanne näytä kirkastuvan lähitulevaisuudessa.

Uusien hyvinvointialueiden pitäisi jotenkin kyetä ratkomaan näitä vastakkaisia ongelmia yhtäaikaisesti. Uskomme vakaasti, että yksi ratkaisun avain piilee työvoiman hallinnassa.

Tällä hetkellä vuorot suunnitellaan pitkälti yhdistämällä saatavilla oleva työvoima tiettyihin kellonaikoihin. Suunnittelu ei huomioi kiirepiikkejä eikä hiljaisempia aikoja niin hyvin kuin voisi ja tästä johtuen vuoroissa on välillä yli- tai alimitoitusta. Nämä heijastuvat suoraan työntekijöiden hyvinvointiin ja kustannuksiin.

Uusi järjestelmä ei tuo uusia hoitajia hoitajapulan keskelle, mutta se auttaa hyödyntämään saatavilla olevaa työvoimaa aiempaa järkevämmin. Kun kokonaisuuteen liitetään vielä sijaiset, keikkalaiset ja ostopalveluhenkilöt, joiden kokonaisuudet ja työkutsut täytyy myös hoitaa, puhutaan kokonaisvaltaisesta työvoiman hallinnasta. 

Numeronissa suunnittelu pohjautuu aina työn tarpeeseen sekä työn vaatiman osaamisen huomioimiseen. Järjestelmä hakee automaattisesti osaavan tekijän vapaana olevaan työhön.

Askel 4: Ota oikea työkalu tueksi – tutustu Numeroniin

Numeron on todistetusti erinomainen ratkomaan juurikin näitä haasteita. Esimerkiksi sosiaalipalveluyritys Treilin toimitusjohtaja toteaa näin:

Niin hullulta kuin se kuulostaakin niin työvuorosuunnittelulla on suuri vaikutus laatuun. Meillä on työn osaamisen valvonta paremmalla tasolla kuin aikaisemmin sillä Numeron vahvistaa ja valvoo kriittisiä valmiuksia, joita henkilökunnalla pitää olla. Esimerkiksi sitä, että joka vuorossa on riittävä määrä lääkeluvallisia ihmisiä niin, että lääkehoidon laatu on oikealla tasolla. Tämä parantaa palvelun laatua.

Lue lisää siitä, miten Treili hyödyntää Numeronia

Siksi viimeinen suositus kuuluukin näin: tarkastele miten nykyiset ratkaisut toimivat ja vertaa sitä Numeronin tarjoamiin ratkaisuihin. Voit yllättyä siitä, mikä on jo mahdollista.

Tässä muutama esimerkki Numeronin mahdollisuuksista.

Voit suunnitella työvuorot työn tarve edellä

Suurimmassa osassa työvoiman hallintajärjestelmistä työn suunnittelu lähtee työntekijöiden määrästä ja olemassa olevista vuoroista.

Numeron kääntää tämän ympäri, ja auttaa suunnittelemaan työvuorot asiakaslähtöisesti työn tarpeen pohjalta. Eli sen perusteella, paljonko paikalla on potilaita tai asiakkaita.

Numeronin avulla:

• Voitte analysoida mille hetkille ruuhkapiikit ja hiljaisemmat hetket tyypillisesti osuvat eri yksiköissä ja osastoilla. Näin voitte ennustaa, missä hetkissä tarvitaan useampaa osaajaa, ja missä kohtaa voidaan mennä pienemmällä miehityksellä.
  
• Varmistatte, että vuorossa on juuri oikea määrä oikeita osaajia. Se lisää potilasturvallisuutta, vähentää työn kuormittavuutta kiireessä, ja myös vastapainona säästää kustannuksia hiljaisemmissa hetkissä.

Hankkiudut eroon manuaalisesta työstä ja säästät aikaa

Tyypillisesti jaksosuunnitteluun liittyy runsaasti käsin tehtävää työtä: suunnitelma tehdään alkuun järjestelmässä, jonka jälkeen lista tulostetaan ja laitetaan yksikköön näkyville. 

Mahdolliset jakson aikana tulevat muutokset, kuten sairaslomat, merkitään listaan käsin ja naputellaan sitten jälkikäteen koneelle. Suunnittelua tehdään useimmiten kolmen viikon jaksoissa, jolloin manuaalisen työn määrä on valtava.

Usein myös henkilöstön vapaa- ja vuorotoiveet, toteumatiedot ja lomat käsitellään ensin paperilla, ja kirjataan myöhemmin esihenkilön toimesta järjestelmään. Tästä kertyy valtava määrä työtä, joka vie aikaa tärkeämmältä tekemiseltä.

Numeronissa:

• Yllä mainitut toiminnot tehdään suoraan järjestelmään ja ne tulevat näkyviin reaaliajassa kaikille.

• Työntekijöillä on oma portaali, jonka kautta he voivat itse syöttää toiveensa ja poissaolonsa. Näin välistä säästyy ylimääräinen vaihe, ja esihenkilön aikaa vapautuu.

• Poissaoloja ilmoittaessa Numeron tunnistaa mihin vuoroihin jää vajausta, ja ilmoittaa tämän työn suunnittelijalle. Jos työn tarve on välissä muuttunut, järjestelmä tunnistaa tämän eikä etsi silloin näihin korvaavaa tekijää.
  
• Järjestelmä etsii aina ensisijaisesti korvaajaa olemassa olevien työntekijöiden joukosta, ja huomioi tässä tarvittavan osaamisen. Jos oikeaa osaajaa ei löydy, auttaa se etsimään sellaisen sijaispoolista.

Ennen muutosta karkeasti noin 30 prosenttia esihenkilöiden ajasta meni työvuorosuunnitteluun. Meille oli aika merkittävä havainto, että kolmesta esihenkilöstä yhden työpanos menee siihen kokonaan.

– Leena Lehtonen, Treili Oy

Tuot työvuorosuunnittelun, sijaishallinnan, lomasuunnittelun ja töihinkutsun samaan järjestelmään

Työvoimaa hallitaan yksikön sisällä tyypillisesti useammalla eri järjestelmällä. Esimerkiksi terveydenhuollon yksikössä saatetaan yhdellä järjestelmällä suunnitella vuorot, toisella hallita sijaisia, kolmannella suunnitella lomia, neljännellä suunnitella lääkäreiden päivystykset ja viidennellä lähettää työkutsuja työntekijöille ja sijaisille.

Järjestelmät eivät todennäköisesti keskustele keskenään kovin sujuvasti, jolloin tietoa joudutaan usein etsimään ja siirtämään paikasta toiseen.

Numeronissa:

• Työvuorosuunnittelu, sijaishallinta, lomasuunnittelu, päivystysten hallinta ja töihinkutsu löytyvät samasta järjestelmästä ja siksi tieto kulkee saumattomasti.
  
• Tiedon etsimiseen ja jakamiseen menee vähemmän aikaa, ja sitä on mahdollista tarkastella kootusti.
  
• Työvoiman lainaaminen eri osastoilta on helpompaa. Tavallisesti jos osastopäällikkö lainaa ihmistä toiselta osastolta, kustannus siirtyy mukana vain, jos sen muistaa kirjata käsin. Numeronissa kustannuspaikka on aina työn takana: jos henkilö siirtyy osastolta toiselle, myös kustannuspaikka siirtyy automaattisesti. Sama koskee sijaisia.

Hyödynnät optimointia ja automatisointia ja jälleen säästät runsaasti aikaa

Hyvinvointialueeseen kuuluvilla aloilla työvuorosuunnittelu ei ole helppo nakki: siinä täytyy huomioida muun muassa sopimukset, lait, työn vaatima osaaminen ja työntekijöiden toiveet.

Jaksosuunnitteluun uppoaa siis kevyesti useampi päivä kuukaudessa.

Numeron:

• Muodostaa annettujen tietojen pohjalta parhaat mahdolliset listat. Se varmistaa, että jokainen kivi käännetään ja listat suunnitellaan lakien, mitoitusten, TTL:n suositusten, sopimusten, osaamisten ja toiveiden pohjalta mahdollisimman optimiksi. Tämä tuo tasa-arvoisuutta ja läpinäkyvyyttä koko hyvinvointialueelle.

Varmistamme Numeronin avulla, että joka vuorosta löytyy riittävästi tarvittavaa osaamista. Henkilökunta voi lisätä järjestelmään omat työvuorotoiveensa ja ohjelma auttaa toteuttamaan toiveita mahdollisimman hyvin ja tasapuolisesti.

– Jeanette Gripenberg, Kårkulla

Lue kuinka Kårkulla on hyötynyt Numeronista

Mahdollistat halutessasi ristiinsuunnittelun eri osastojen ja yksiköiden välillä välillä

Tyypillisesti työvuorojen suunnitteluohjelma täytyy asentaa erikseen jokaiselle koneelle, jossa suunnitelmia tehdään. Tällöin suunnittelija voi suunnitella vain yhden tiimin työtä kerrallaan, eikä hän näe muita.

Tällöin ristiinsuunnittelu ja raportointi on hankalaa.

Numeronissa:

• Suunnittelijoille ja esihenkilöille voidaan tarjota näkymä myös muille osastoille ja yksiköihin jos näin halutaan. Järjestelmä toimii verkossa eikä erillisiä asennuksia työasemille tarvita.
  
• Suunnittelijoille ja esihenkilöille voidaan tarjota näkymä myös muiden tiimien tilanteisiin reaaliajassa. Näin saatte parhaan hyödyn irti jo olemassa olevasta työvoimasta: työvoimaa voidaan lainata osastojen ja yksiköiden välillä sijaisten käytön sijaan.

• Koko organisaation työvuorot, työvuorojen osaamisvaateet, eri työntekijäryhmät ja työntekijöiden osaamiset kuvataan samaan tietokantaan. Näin toteumia, työaikaa sekä sijaishallintaa voidaan seurata samassa järjestelmässä.
  
• Jos työvuorosuunnittelu halutaan keskittää, se onnistuu helposti. Se näyttäisi olevankin monen sotealan toimijan tahtotila.

Haluatko aukoa pöydälläsi olevia solmuja ja sparrailla asiantuntijan kanssa hyvinvointialueuudistukseen valmistautumisesta ja työvoiman hallinnasta? 

Autamme sinua saamaan kokonaisuuden haltuun. Varaa keskustelutuokio kanssamme, niin käydään yhdessä läpi tilanteenne ja katsotaan teille järkevät askelmerkit tulevaan. Laita rohkeasti viestiä tai soita!