Verkkolaskuformaatissa määritellään tietosisällöt ja niiden sijainti sähköisellä verkkolaskulla, kun laskuja välitetään operaattoreiden, pankkien ja organisaatioiden välillä. Uusien vaatimusten mukaisesti ostajalla on oikeus vaatia sähköinen verkkolasku myyjältä ja ostaja voi halutessaan myös pyytää myyjää lisäämään laskulle tietoja, jotka katsoo tärkeäksi oman laskujen käsittelyn kannalta.
Laskun tietosisällöt
Valtionhallinto on määritellyt laskun vähimmäissisällön lisäksi välitetäviksi tiedoiksi mm. tilausnumeron, sopimusnumeron, tiliöintiviitteen ja työmaanumeron. Kun organisaatio tekee sopimuksia tai myy palveluita valtion virastoille, virastot voivat ilmoittaa omat tietonsa (koodit) välitettäväksi laskuilla.
Osa näistä tiedoista on voitu välittää myös aikaisemmin verkkolaskuilla, mutta osa tiedoista on ollut monelle välittäjälle uusia tietoja. Monella kunnalla ja kuntayhtymällä on useita erilaisia toiminnan ohjausjärjestelmiä, jotka toimivat eri osa-alueilla kunnissa ja niistä toimitetaan laskuaineistoja joko suoraan operaattorille tai taloushallinnon kautta ns. laskutusputkea käyttäen.
Verkkolaskuformaatin huomioiminen lähdejärjestelmässä
Kun uusia tietosisältöjä otetaan käyttöön pitää tieto useimmiten saada siirtymään jo lähdejärjestelmästä (sieltä missä laskutusaihe syntyy) laskutukseen, jotta tieto voidaan välittää eteenpäin. Tämän vuoksi on tärkeää, että kunnat ja kuntayhtymät huolehtivat siitä, että lähdejärjestelmät (esim. tilavuokrat, maanvuokrat, terveydenhuollon ym. toiminnanohjausjärjestelmät) huomioivat uuden verkkolaskuformaatin mukaiset sisällöt jo omissa järjestelmissään, ja että järjestelmissä on mahdollisuus tallentaa ja välittää tieto laskutukseen.
Kun hankitaan tai päivitetään näitä järjestelmiä, kannattaa organisaatioiden aina varmistaa, onko verkkolaskuformaatti 3 valmiudet olemassa tietoja tuottavassa järjestelmässä, varsinkin jos järjestelmästä tuotetaan laskutettavaa aineistoa jollekin muulle julkisorganisaatiolle, valtiolle tai yritykselle. Laskun vähimmäisvaatimukset koskevat myös kuluttajille suunnattuja laskuja, kun on kysymys arvonlisälain mukaisesta myynnistä. Käytännössä verkkolaskuformaatin tiedot kannattaa huomioida laskutuksessa mahdollisimman kattavasti erittelemättä erilaisia asiakasryhmiä, jotta laskujen lähettäminen on mahdollisimman yksinkertaista.
Kun verkkolaskuformaatin muutosta suunnitellaan kunnissa ja kuntayhtymissä kannattaa huolehtia siitä, että mukana on riittävästi asiantuntemusta myös lähdejärjestelmistä kuntien yleislaskutuksen lisäksi. Lisäksi verkkolaskuformaatin mukaisen tietosisällön tuottamisen varmistaminen lähdejärjestemistä helpottaa projektin aikataulutusta ja käyttöönottoa.
Operaattoreiden valmius käsitellä laskuja
Myös laskun välittäjien eli operaattoreiden valmius käsitellä verkkolaskuformaatti 3 muotoisia laskuja on tärkeää varmistaa. Käyttöönoton yhteydessä on hyvä sopia operaattorin kanssa ylimenoajasta, jotta päivittäisiä laskuja voidaan lähettää vanhemmalla formaatilla samalla kun uutta verkkolaskuformaattia testataan. Visman Maventa verkkolaskun avulla uudet tietosisällöt kyetään välittämään ja laskujen sisällöt tarkastamaan ennen laskujen välittämistä eteenpäin. Järjestelmä antaa mahdollisista virheistä tiedon lähettäjälle, jolloin varmistetaan, että laskuilla on tarvittava tietosisältö juuri sellaisena kuin ostaja on toivonut laskulla olevan.
Outi Ylönen
Senior Consultant
Visma Public Oy
Outi Ylönen työskentelee Visma Publicilla ja varmistaa tehtävässään, että asiakkaidemme uusien taloushallinnon ohjelmistojen käyttöönotto sujuu aina onnistuneesti ja asiakkaillamme on edellytykset hyödyntää järjestelmiä tehokkaasti.
Visma Public Oy
Me Visma Publicilla haluamme vahvistaa suomalaisten organisaatioiden toimintaa tehostamalla niiden talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja älykkäiden ratkaisujen ja laadukkaiden palveluiden avulla. Päätuotteemme ovat julkisen sektorin palkka- ja henkilöstöhallintoon suunnattu Personec F -tuoteperhe sekä digitaalisen taloushallinnon kokonaisratkaisu Wintime, joka palvelee sekä julkista että yksityistä sektoria.
