Tiiman, Aikajanan ja Numeronin toteuttamassa suuressa työajanseurantatutkimuksessa selvitimme, miten suomalaisissa asiantuntijaorganisaatioissa seurataan työaikaa ja miten se linkittyy työhyvinvointiin. Keräsimme vastaukset yhteensä 86 HR-ammattilaiselta sekä 77 toimihenkilöltä.
Tulokset kertovat, että työajanseurannassa ja työtyytyväisyyden mittaamisessa piilee isolle osalle organisaatioista hyödyntämättömiä mahdollisuuksia muun muassa työntekijöiden pidon, rekrytoinnin ja jaksamisen näkökulmista.
Työtyytyväisyyttä mitataan säännöllisesti, mutta turhan harvakseltaan
Tutkimuksessa selvisi, että työtyytyväisyyttä mitataan organisaatioissa tyypillisimmin vain 1-2 kertaa vuodessa. Lisäksi yli 30 prosenttia organisaatioista mittaa työtyytyväisyyttä harvemmin kuin kerran vuodessa tai ei koskaan.
Kun tätä peilaa siihen, että
- lähes puolet toimihenkilöistä joko harkitsivat työpaikan vaihtoa tai etsivät uutta työtä passiivisesti taikka aktiivisesti
- noin 20 % vastanneista harkitsi parhaillaan työpaikan vaihtoa liian kuormittavan työn takia
- HR-kokee rekrytoinnin haastavaksi: vain reilu 1 % koki, että rekrytointi on erittäin helppoa
tuntuisi siltä että työtyytyväisyyttä ja erityisesti työn kuormittavuutta kannattaa mitata nykyistä tiiviimmällä tahdilla, jotta nykyisistä osaajista saadaan pidettyä kiinni.
76 % työntekijöistä koki työajanseurannan hyödylliseksi – mutta joka neljäs seuraa työaikaa omilla työkaluillaan
Toimihenkilöistä jopa 76 prosenttia kertoi kokevansa työajanseurannan hyödylliseksi. Työnantajan tarjoamat työkalut tuntuivat jäävän tässä kuitenkin puutteelliseksi.
Vain noin 64 prosentilla yrityksistä oli käytössä työajanseurantajärjestelmä. Noin 10 prosentissa yrityksistä työaikaa kirjataan edelleen Excelissä, Sheetissä tai muussa vastaavassa. Lisäksi jopa 8 prosenttia vastaajista ilmoitti, että heillä ei seurata työaikaa ollenkaan.
Ei siis ihmekään, että joka neljäs toimihenkilö kertoi kirjaavansa työtunnit henkilökohtaiseen kalenteriin tai omaan Exceliin.
Tähän ongelmaan kannattaisi puuttua pikaisesti myös työnantajan näkökulmasta: puutteelliset työkalut tarkoittavat, että esihenkilö ei saa automaattista hälytystä ylityötunneista tai selkeää kokonaiskuvaa yksittäisen työntekijän työkuormasta. Pahimmassa tapauksessa työntekijä saa palkkansa virheellisesti, millä on välittömiä negatiivisia vaikutuksia työntekijäkokemukseen
On hyvä myös huomioida, että kokemuksemme mukaan työntekijät nykypäivänä haluavat seurata tunteja helposti missä ja milloin vain. Tällöin järjestelmä saattaa jäädä paitsioon jos se ei tarjoa työajankirjausta mobiilisti.
Moderni työvoiman hallintajärjestelmä tukee työntekijöiden hyvinvointia
Löydösten pohjalta suosittelemme että jokainen yritys tekisi inventaarion perusprosesseja tukeviin työkaluihin.
Nimittäin, modernilla työvoiman hallintajärjestelmällä on mahdollista:
- Helpottaa työajan kirjaamista ja hyväksyntää sekä työaikatapahtumien tulkintaa oikein maksettaviksi palkkatapahtumiksi.
- Tarjota työntekijöille näkyvyys omiin tehtyihin työtunteihin ja ylitöihin.
- Määritellä ylitöille katto ja saada automaattisia hälytyksiä ylityötunneista.
- Seurata ja tasapainottaa tiimien ja yksittäisten työntekijöiden työkuormaa.
- Suunnitella vuorot tasapuolisesti työntekijöiden toiveet ja osaaminen sekä kannattavuus huomioiden.
- Seurata etä- ja lähityön tasapainoa.
- Kirjata työtunteja sovelluksella tai muuten mobiilisti.
Haluatko lukea loputkin löydöksemme? Lataa tutkimusraportti, ja saat kattavan kuvan asiantuntijaorganisaatioiden haasteista ja mahdollisuuksista työajanseurannassa.
