Tilitoimistoyrittäjä, palveletko asiakastasi parhaalla mahdollisella tavalla? Uskotko, että rutiinisuoritus on riittävän hyvä? Kovassa kilpailussa kannattaa etsiä uusia tapoja olla asiakkaille korvaamaton. Saatavienhallinnan automatisointi on loistava työkalu palvelun viemiseksi uudelle tasolle.
Tilinpäätösruuhka painaa päälle. Kuitit laitetaan jonoon ja asiakkaan tilinpäätös valmistellaan kaikkien taiteen sääntöjen mukaan. Myöhemmin keväällä taas helpottaa, ja voidaan palata päivittäisiin askareisiin ennen seuraavaa rypistystä.
Tai sitten ei. Tilitoimistot ovat yhä enemmän muuttumassa pelkän kirjanpidon hoitajasta asiakkaiden kokonaisvaltaisiksi talouskonsulteiksi. Yritykset haluavat keskittyä omaan ydinosaamiseensa, ja kaikki laskutuksen rutiinien kanssa kamppailu on pois tästä ajasta.
Monella toimialalla automatisaatio ja robotiikka ovat korvanneet manuaalista suorittamista ja vapauttaneet ihmisten aikaa niihin tehtäviin, jotka tuottavat aidosti lisäarvoa. Myös kirjanpitoalalla on huomattavan paljon rutiinityötä, jonka voi korvata automatisoimalla toimintoja järkevästi.
Miksi automatisointia kaihdetaan?
Yksi selkeä kohde, johon automatisointi tuo huomattavasti etua, on saatavienhallinta. Sähköinen taloushallinto on ollut todellisuutta monessa suomalaisessa yrityksessä jo pitkään, mutta tästä huolimatta saatavienhallinnan automatisointi laahaa perässä.
Havainto ei perustu mutuiluun vaan puhtaasti dataan. Visma tutki äskettäin saatavienhallinnan tilannetta suomalaisissa yrityksissä. Vain 17 prosenttia tutkituista yrityksistä oli täysin automatisoinut saatavienhallintansa, vaikka 69 prosentilla oli käytössään ohjelmisto, joka mahdollistaisi muistutusten lähettämisen. Perinnän automatisointi oli vielä vähäisempää. Saatavienhallinnan automatisoineet yritykset saavat selvää etua. Visman perintätutkimuksessa yli puolet (58 %) niistä yrityksistä, jotka mittaavat saatavien kiertoa, oli onnistunut nopeuttamaan saatavien kiertoa hyvin tai erittäin hyvin.
Miksi tällaisia ominaisuuksia ei käytetä, vaikka mahdollisuus olisi? Tutkimuksessa tuli esille, että monet yritykset pelkäävät automatisoinnin vaikuttavan kielteisesti asiakaskokemukseen.
Mutta onko pelko asiakaskokemuksen heikentymisestä turha? Ajoissa lähtevät muistutukset ovat hyvää asiakaspalvelua. Niistä yrityksistä, jotka olivat ottaneet automaattimuistutuksen käyttöön, runsas kolmannes koki asiakaskokemuksen parantuneen. Eikä voi väheksyä sitäkään, miten rutiinityön väheneminen vaikuttaa omiin työntekijöihin: tutkimuksessa yli puolet vastaajista kertoi, että myös henkilöstön tyytyväisyys oli kasvanut.
Maksumuistutusten automatisoinnista kilpailuetu tilitoimistoille
Tilitoimistoilla on nyt loistava paikka profiloitua asiakkaidensa elämän helpottajana. Maksumuistutusten ja tarpeen vaatiessa myös perinnän automatisointi on yleensä helppo liittää mukaan erilaisiin taloushallinnon järjestelmiin, joita asiakastyössä käytetään.
Esimerkiksi Maventa Reskontravahti -palvelun saa yhdistettyä yleisimpiin taloushallinnon ohjelmistoihin nopeasti ja vaivattomasti. Saatavienhallinnan lisääminen sähköisten talouspalvelujen valikoimaan vapauttaa asiantuntijoiden aikaa palvelemaan asiakkaita monimutkaisempien haasteiden parissa.
Reskontravahdin käyttöönotossa ei myöskään ole turhia huolia. Kustannukset ovat läpinäkyviä, eikä toimeksiantajalta veloiteta vuosi- tai kuukausimaksua selvien ja riidattomien saatavien muistuttamisesta.
Kun automaatio hoitaa muistutusten lähettämisen, tilitoimisto pystyy keskittymään asiakkaan parempaan palveluun. Ilman automatisointia eräpäivien tarkkailu, laskujen perään kysely ja muut rutiinityöt vievät aivokapasiteettia asioilta, joihin olisi fiksumpaa käyttää aikaa.
Hyvä taloushallinto on ennakointia
Automatisoidusta saatavienhallinnasta on muutakin etua kuin se, että maksumuistutukset lähtevät ajallaan. Älykäs järjestelmä pystyy seuraamaan muutoksia asiakkaiden käyttäytymisessä ja ennakoimaan maksuvaikeuksien syntymistä. Näin pulmallisiin tilanteisiin voidaan varautua jo ennen kuin ne lävähtävät silmille.
Älyominaisuuksia hyödyntämällä tilitoimisto voi muuttua ulkoistetusta kirjanpitäjästä asiakkaan luotetuksi kumppaniksi. Esimerkiksi laskutuksen sujuvuus on yrityksen tärkeimpiä elintoimintoja, jonka häiriintyminen vaikuttaa kaikkeen toimintaan. Jos tilitoimisto pystyy parantamaan asiakkaansa bisnestä takaamalla rahakierron sujumisen, suhde tiivistyy entisestään.
Kun automatisoitu saatavienhallinta on mukana palveluvalikoimassa, tilitoimisto voi kutsua itseään aidosti digitaaliseksi. Jos haluat ottaa askeleen kohti asiakkaidesi parempaa palvelemista, ota reilusti yhteyttä meihin.
Anna-Mari Leino
Account Manager
+358 44 724 2165
anna-mari.leino@visma.com
