Kohta on taas käsillä vuodenvaihde ja talousihmisten kiireisin aika – tilinpäätösaika. Kirjanpitolaki edellyttää yritykseltä tilikauden ajalta laadittavaksi tilinpäätöksen, joka sisältää kuvauksen tuloksen muodostumisesta eli tuloslaskelman, taseen joka kuvaa yrityksen taloudellista asemaa tilinpäätöshetkellä sekä näiden liitetiedot. Lisäksi suurten yhtiöiden ja pörssiyhtiöiden tulee laatia rahoituslaskelma ja toimintakertomus.
Meillä Visma Solutionsilla tehdään tilinpäätös joka kuukausi, joskin ilman viralliseen tilinpäätökseen liittyviä liitetietoja. Normaali kuukausiraportointi valmistuu kuukauden 5. työpäivän aikana, samassa ajassa kuin alustava tilinpäätös. Viralliseen tilinpäätöksen koostamiseen kuluu vain 10 työpäivää, joista toinen työviikko käytetään tilintarkastukseen ja liitetietojen laadintaan.
Tilinpäätös valmistuu nopeasti, vaikka yrityksen volyymi on suuri. Esimerkiksi Visma Solutionsin tämän vuoden liikevaihto on n. 25 Meur, työntekijöitä yli 120, laskutettavia tuotteita on 4 ja laskuja lähtee keskimäärin 6.000 kappaletta kuukausittain sisältäen yli 23.000 asiakkaan laskutustiedot.
Miten me tämän teemme?
Onnistuminen vaatii oikeat työkalut ja menetelmät
Aikataulussa pysyminen vaatii selkeitä prosesseja, sovittuja määräaikoja, tehokasta ja sitoutunutta taloustiimiä ja hyvää yhteistyötä sekä tilitoimiston että tilintarkastajien kanssa. Seuraavan vuoden vuosikello raportointiaikatauluineen lyödään lukkoon hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta, silloin kaikki tietävät määräajat ja suunnittelevat toimensa sen mukaisesti. Kuukausittaisista määräajoista ja mahdollisista muutoksista muistutetaan säännöllisesti sähköpostitse.
Laskutus: Kuukauden vaihteessa ensimmäinen tehtävä on laskutus, kahden ensimmäisen työpäivän aikana laskutusprosessista lähtee keskimäärin 6000 jatkuva- ja kertaluonteista palvelulaskua asiakkaille. Kun laskutus on tehty ja kaudelle kuuluva liikevaihto kirjattu, keskitytään tuloksen koostamiseen.
Palkanlaskenta: Seuraavaksi käydään läpi suurimman kuluryhmän, palkanlaskennan osuus. Kuukausipalkkojen lisäksi tulokseen jaksotetaan provisiot, kannustinpalkkiot tms. kaudelle kuuluvat erät sekä kirjataan lomapalkkavarauksen muutos.
Muut kulut ja niiden jaksotus: Neljännen työpäivän aikana suljetaan ostoreskontra ja loput kaudelle kuuluvat kulut jaksotetaan. Jaksotusta varten tietoja haetaan hankintojen hyväksyttämisjärjestelmästä Proceedosta. Lisäksi taloustiimi saa tietoa käynnissäolevista kampanjoista ja hankinnoista mm. kuukausittain pidettävissä tapaamisissa IT-, markkinointi- ja myyntitiimien kanssa. Muistin apuna ovat myös Google Driveen taltioidut kustannusennusteet ja -raportit. Tarkka budjetointi ja jatkuva ennustaminen ovat tärkeitä työkaluja puuttuvien kulujen ja eroavaisuuksien etsinnässä.
Työkalut: Netvisorin kirjanpito-ohjelma on oiva väline tiukassa raportointiaikataulussa pysymiseksi. Tilinpäätös edellyttää suoriteperustetta ja Netvisorin jaksotustyökalulla voidaan myyntilaskujen jaksotus hoitaa automaattisesti. Myös ostolaskut voidaan jaksottaa laskutuskaudelle. Kun työajan seuranta ja palkanlaskenta hoidetaan Netvisorilla, myös lomapalkkavaraus on aina todellisen tilanteen mukainen.
100 % paperiton kirjanpito: Paperittomasta taloushallinnosta on puhuttu jo pari vuosikymmentä ja Netvisorin myötä se on toteutunut. Kaikki myynti- ja ostolaskut ovat sähköisessä muodossa, joko suoraan verkkolaskuna tai skannauspalvelun välityksellä, työntekijät voivat kännykkäsovelluksen avulla kuvata osto- ja matkalaskuihin liitettävät kuitit ja muistiotositteisiin liitettävät laskelmat tms. voidaan skannattuina liittää kirjanpitoon. Kun kaikki on yhdessä järjestelmässä ja sähköisessä muodossa, myös tilintarkastus nopeutuu. Tilintarkastaja voi omalta päätteeltään kirjautua Netvisoriin, josta löytyy kaikki tarkastettava aineisto, sillä myös hallinnon asiakirjat voidaan liittää järjestelmään.
Toimiva yhteistyö on organisointia
Saumaton yhteistyö taloustiimin sisällä on tärkeää, kaikki ovat asiantuntijoita omissa tehtävissään ja tärkeitä osatekijöitä raportoinnin onnistumisessa. Myös yhteistyö tilitoimistokumppanin kanssa on yksi kulmakivi tilinpäätöksen oikea-aikaiselle ja -sisältöiselle valmistumiselle. Jos me talon sisällä olemme asiantuntijoita omissa tehtävissämme sekä yrityksen sisäisen raportoinnin tarpeissa, kirjanpitäjä on asiantuntija lakisääteisissä ja määrämuotoissa asioissa.
On kuitenkin hyvä muistaa, ettemme elä vain tilinpäätöshetkeä varten, vaan tulosraportointi on jatkuva prosessi. Vaikka virallinen tilinpäätös tehdään kerran vuodessa, joka kuukausi tuotetaan tilinpäätöksen tasoinen kuukausiraportti. Taloushallinnon tehtävähän on tuottaa mahdollisimman reaaliaikaista tietoa johtamisen ja päätöksenteon tueksi.
Leena Mäkelä
Talousjohtaja, Country Finance Manager
Visma Solutions Oy
Olen Visma Solutions Oy:n talousjohtaja. Uskon, että taloushallinnon sähköistämisella, yhteiskäyttöisyydellä ja automatisoinnilla taloustiimi tuo oman kortensa kekoon yritysten kannattavuuden lisäämisessä.
