Terveydenhoitoalan työvuorosuunnittelu sujuu oikeilla järjestelmillä

Työvuorosuunnittelu on sana, joka merkitsee terveydenhoitoalalla hyvin useaa erilaista käytäntöä. Käytännöt vaihtelevat paljon riippuen paitsi yksiköstä, niin myös siitä kuinka työyhteisön pelisäännöt ja vastuut on jalkautettu.

Yleisimmin terveydenhoitoalalla suunnitellaan työvuoroja varsin autonomisesti: aluksi työntekijät suunnittelevat työvuoronsa joko osittain tai kokonaan itsenäisesti. Tämän jälkeen esimies tai listavastaava vie suunnitelmat työvuorojärjestelmään ja mikäli työntekijöiden toiveista löytyy ristiriitaisuuksia, käydään neuvottelukierrokset työntekijöiden kanssa. Lopuksi esimies hyväksyy ja julkaisee työvuorolistan.

Kuten edellä kuvaamastani prosessista voi päätellä, nykyisellään terveydenhoitoalan työvuorosuunnittelu on varsin aikaavievää. Työvuorosuunnittelussa ei välttämättä aina toteudu tasapuolisuus, eikä henkilöstön erikoisosaaminen useimmiten tule esille työntekijöiden sijoittelussa. Henkilöiden osaamisen hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa on ehdottomasti myös henkilökunnan osaamisen arvostamista.

Kuinka terveydenhoitoalan työvuorosuunnittelua sitten saisi sujuvoitettua, ja mitä se vaatii järjestelmältä? Uusia, edistyksellisempiä ratkaisuja on jo olemassa.

Terveydenhoidon resursointi on useimmiten erilaisten järjestelmien yhteispeliä

Terveydenhuollon toimintakentän laajuus ja vaativuus edellyttää myös IT-ratkaisuja tuottavilta yrityksiltä uutta otetta ja yhteistyötä eri toimijoiden kesken. Yhdessä miettien ja eri osaamista hyödyntäen saadaan tuotettua asiakkaille uusia ratkaisuja paremmin kuin yksin toimien.

Yksi terveydenhuollon kiperimmistä kysymyksistä on seuraava: miten parantaa työn tuottavuutta ja samalla varmistaa, että osaava hoitohenkilökunta on työn tarpeen mukaisissa tehtävissä ja työhyvinvointi sekä työaikaergonomia tulee huomioitua? Tämän dilemman ratkaiseminen vaatii useimmiten muutamankin eri järjestelmän yhteispeliä.

Visma Numeron on ratkaisu, joka on näyttänyt kyvykkyytensä laajasti eri toimialoilla. Esimerkiksi päivittäisen resurssoinnin tarpeisiin on mahdollista hyödyntää asiakkaan operatiivisten järjestelmien tuottamaa tietoa työn tarpeesta. Terveydenhuollossa työn tarvetieto voi olla esimerkiksi potilaskohtainen hoitoisuustieto, jonka avulla työvuorosuunnittelun päivittäisnäkymään saadaan reaaliaikainen arvio, kuinka paljon hoitotyötä ko. hetken potilaiden tila huomioiden vaatii. Kun työn tarvetietoa yhdistetään näin työvuorosuunnitteluun, saadaan jo huomattavasti täsmällisempää arviota siitä, minkälaisia resursseja mihinkin työvuoroon tarvitaan.

Nykyaikainen terveydenhuollon työvuorosuunnittelu pohjautuu työn todelliseen tarpeeseen

Mikä sitten oikeastaan on edistyksellinen henkilöstönohjausjärjestelmä, ja minkälaisia hyötyjä konkreettisesti saavutetaan, kun eri järjestelmät keskustelevat keskenään? Perinteiseen työvuorosuunnitteluun verrattuna käännämme Visma Numeronissa työvoiman hallinnan perusmallia eri näkökulmaan.

Visma Numeronissa suunnittelu lähtee siitä, että jaksosuunnittelun aluksi ladataan etukäteen kuvatut työt ja työn vaatima osaaminen. Tämän jälkeen avoimille töille etsitään automaattisella jakso-optimoinnilla oikeat osaajat perustuen mm. osaamisprofiileihin, työsopimustietoihin ja vuorotoiveisiin.

Palvelua toteutettaessa työn tarve, kuten esim. potilasmäärät, voivat kuitenkin vaihdella osastoittain, eivätkä kaikki henkilötkään ole käytettävissä suunnitellusti johtuen poissaoloista. Tällöin Visma Numeron näyttää reaaliaikaista mitoitustietoa työkuorman tasauksesta vastuussa olevalle ”resurssipäällikölle”. Mitoitustiedon Numeron saa asiakkaan operatiivisista järjestelmistä, kuten esim. potilastietojärjestelmä.

Kun työntekijä sairastuu, vapauttaa Numeron puolestaan poissaolon alle jääneet työt ja tarjoaa heti mahdollisuutta katsoa, tarvitaanko sijaista sekä mahdollistaa sijaisen etsinnän omalta osastolta, naapuriosastoilta tai sijaispooleista. Työvuorojen muutokset ja sijaistyökutsut voidaan lähettää järjestelmän varmistamille osaajille tekstiviestinä.

Järjestelmästä voidaan lähettää myös ns. avoin työkutsu, jolloin työntekijä käy Numeron mobiilipalvelun avulla läpi avoimia “keikkatarjouksia” ja pystyy varaamaan omaa osaamista vastaavia vuoroja. Kun kokonaisuuteen lisätään vielä moniammatillinen näköala, jossa mm. lääkäreiden ja hoitajien sijoitukset suunnitellaan sekä palkkatulkinnat tuotetaan samalla järjestelmällä, voidaan puhua jo kokonaisvaltaisesta työvoiman hallinnan järjestelmästä.

SOTE-uudistuksessa tulee mahdolliseksi ja jopa välttämättömäksi varmistaa koko hoitoketjussa, että työvoima ja työ kohtaavat optimaalisesti – joka päivä. Terveydenhuollossa ei työ tekemällä lopu teknologian ja väestön ikäkehityksestä johtuen. Muutosten takia työ ei enää asu vanhassa kohdassa hoitoketjua. Visma Numeron auttaa nykyisiä palveluntuottajia ja uutta SOTE-yksikköä toteuttamaan käytännössä henkilötyön tuottavuuden parantamisen potilaan, työntekijän ja veronmaksajan parhaaksi.

Työvuorosuunnittelusta vapautuvat tunnit merkitsevät enemmän aikaa hoitotyölle ja johtamiselle

Työvuorosuunnittelun tai osan siitä automatisoimalla osastonhoitajan tai listasuunnittelusta vastaavan hoitajan aikaa vapautuu. Tämä työpanos voidaan puolestaan käyttää muun muassa hoitotyön kehittämiseen ja johtamiseen.

Kokonaisvaltaisen työvoiman hallinnan järjestelmän hyödyt terveydenhoitoalan työvuorosuunnittelulle:

  • Keskitetty työvuorosuunnittelu kaikkien hoitotyöntekijöiden osalta samassa järjestelmässä mahdollistuu
  • Toiminto- tai työpistekohtainen työvuorosuunnittelu ja osaajien liikkuminen yli yksikkö- ja osastorajojen työkuorman mukaan helpottuu
  • Henkilöstö saa omat nykyaikaiset työvälineet osallistua jaksosuunnitteluun
  • Sijaisten hallinta ja töihin kutsut onnistuvat samassa järjestelmässä
  • Työn tarve, kuten esim. potilaista lähtöisin oleva työkuormitus, on yksi henkilöiden sijoittelussa huomioon otettava uusi tunnusluku
  • Mahdollistaa systemaattisen, yhdenmukaisen ja tehokkaan toimintalähtöisen suunnittelun

Tiedätkö, mitä kaikkea järjestelmän käyttöönottoprojektissa kannattaa huomioida?

Huolellinen suunnittelu varmistaa toimivan järjestelmäprojektin. Kirjoitimme avuksesi 11 askelen oppaan työvoimanhallinnan järjestelmän käyttöönotossa onnistumiseen. Lataa opas talteen klikkaamalla alta.

About

Yli 20 vuotta IT-alan projekti- ja asiantuntijatehtävissä ovat opettaneet kuuntelemaan ja ymmärtämään asiakkaan tarpeita. Yhdessä asiakkaan kanssa parhaiden käytäntöjen etsiminen ja löytyminen tuo tyytyväisiä asiakkaita sekä onnistuneita projekteja.
Connect with Pirjo: