Tekoäly vapauttaa tilitoimistossa aikaa asiakastyöhön

Taloushallinnon alalla rutiinityöt syövät edelleen osan työajasta. Tekoäly poistaa manuaalista, rutiininomaista tekemistä tehostaen työtä ja automatisoiden päätöksentekoa.

Tekoäly ei suinkaan vähennä töitä tai työpaikkoja, vaan asiantuntija voi käyttää jokaisen säästetyn työtunnin arvokkaaseen konsultoivaan ja asiakaspalvelulliseen työhön.

Kerro kerro kuvastin, kelle laskun kirjaisin

Hyvänä esimerkkinä rutiinityöstä on tiliöinti. Kirjanpitäjällä menee keskimäärin kaksi minuuttia yhden ostolaskun manuaaliseen käsittelyyn. Tekoälyä hyödyntäen saman voi tehdä alle 30 sekunnissa.

Olemme kehittäneet Visman taloushallinto-ohjelmiin tekoälyä jo muutaman vuoden. Tänä keväänä toimme Visma Fivaldiin AutoSuggest-suositustoiminnon, jonka osa käyttäjistä onkin jo huomannut ottaa käyttöön.

AutoSuggest tarkoittaa käytännössä sitä, että ostolaskua kirjatessa tekoäly ennustaa mille tilille kirjaukset tehdään. Ennustus näkyy ehdotuksena, jonka kirjanpitäjä tarkistaa ja hyväksyy yhdellä napin painalluksella – tai hylkää, jos se menikin pieleen.

Tarkkuus kasvaa tekoälyn oppiessa

Moni meistä käyttää tekoälyä tietämättään ihan päivittäin esimerkiksi puhelimen ennustavassa tekstinsyötössä tai karttapalveluiden reittioppaissa. Samaan tapaan AutoSuggest on käytössä lähes huomaamatta, sillä kaikilla käyttäjillä on ostolaskun kirjausnäkymässä ”Ehdota tiliöinti”-painike. Tekoälyn hyödyntäminen vaatii kuitenkin sen, että lasku on saapunut verkkolaskuna – siinä taas yksi hyvä syy sähköistää laskujen vastaanottaminen!

Mistään kristallipallosta ennusteita ei kaiveta, vaan tekoäly toimii vasta, kun sitä opettaa. Tällä hetkellä AutoSuggestin ehdotukset ovat osuneet oikeaan 84 prosentin tarkkuudella. Tekoäly jatkaa oppimistaan koko ajan, joten täsmällisyys tulee varmasti tästä paranemaan.

AutoSuggest ei siis ole kallis lisäosa, vaan se kuuluu ohjelmaan ihan maksutta. Käyttöönottokaan ei vaadi mitään toimia. Opetus tapahtuu huomaamatta ja ilman erillistä panostusta, sillä ohjelma kerää dataa käyttäjän aiemmista tiliöinneistä asiakaskohtaisesti – eli käsittelemällä laskuja tuttuun tapaan, kunnes dataa on riittävästi. Jos olet jo käyttänyt Fivaldin ostolaskujen käsittelyä, sinulla on valmista dataa suosituksia varten.

Mihin haasteeseen tarttuisimme seuraavaksi?

Tekoäly kykenee myös tekemään sellaisia havaintoja, joihin ihminen ei pysty. Ihmisen laskentakyky on rajallinen, mutta kone voi tunnistaa erilaisia kaavoja. Otetaan esimerkiksi kassavirtaennuste: vanhanaikainen ja ihmisaivoille mahdollinen tapa ennustaa kassavirtoja on laskea saatavien saapuminen eräpäivistä. Mutta kaikki laskun maksajat eivät toimi eräpäivien mukaan. Osa maksaa laskun heti sen saavuttua, osa eräpäivänä, osa eräpäivän jälkeen ja osa sellaisena päivänä, kun heille saapuu saatavia.

Täsmällisen ennusteen tekeminen ihmisen kapasiteetilla on etenkin suurilla asiakkuuksilla melko mahdotonta. Sen sijaan tekoäly lukee maksukäytösdataa, luo datasta kaavoja, laskee toimintatapoja alta aikayksikön ja laatii näiden pohjalta huomattavasti tarkemman kassavirtaennusteen.

Tekoäly ja koneoppiminen tarjoaa rajattomasti mahdollisuuksia. Kehitystiimimme suurin haaste onkin löytää ne kriittisimmät kohdat, joihin lähdemme seuraavaksi rakentamaan ratkaisua.

Kesän aikana tulemme valitsemaan kymmenien vaihtoehtojen joukosta muutaman, joita lähdetään seuraavaksi ratkomaan. Tympeiden rutiinitöiden aikakausi olkoon siis ohi – eläköön asiakastyö!

Visma Fivaldi uudistuu – Ostolaskujen käsittely saa kesäkuussa helppokäyttöisen maksatus-toiminnon. Syksyn aikana Fivaldin uudistus jatkuu monella rintamalla mm. myyntilaskutuksen ja palkanlaskennan uudistuksilla. Ohjelmiston kokonaisuudistuksessa parannamme tuotteen käytettävyyttä ja helpotamme tilitoimiston arkea automatisoimalla rutiinityöt.

visma.fi/fivaldi

Ps. oletko huomannut, että järjestämme Työn Uusi Suunta -seminaarin?