Tehokkuutta on…

Tehokkuus merkitsee meille jokaiselle hieman eri asioita. Yhdelle tehokkuutta on tehdä montaa asiaa samaan aikaan, toisen tehokkuutta voi olla se, että tekee edellisen asian valmiiksi ennen seuraavan aloittamista. Taloustieteessä tehokkuus merkitsee sitä, ettei tuhlata resursseja eikä ole tarpeetonta kitkaa.

Mitä kitka sitten on?

On olemassa niin lepo- kuin liikekitkaa. Lepokitka estää liikkeelle lähtöä ja liikekitka pyrkii vastaavasti pysäyttämään jo alkaneen liikkeen. Lepokitka on yleensä suurempi kuin liikekitka, vaikkakin tunnetaan myös tapauksia, joissa liikekitka on suurempi kuin lepokitka. Näin kitka määritellään tieteellisesti, mutta minulle kitka voi olla myös huonoja rutiineja ja prosesseja, ajan tuhlausta, asioiden tekemistä useaan otteeseen. Minulle lepokitkaa on jonkin asian aloittaminen useaan otteeseen. Kun saan aloitettua, tulee valmista, mutta ajan ja paikan varaaminen aloittamiselle on useasti haastavin osa.

Tehokkuusviikkoni

Vähentääkseni lepokitkaa ja minimoidakseni liikekitkan olen luonut itselleni viikkorutiinin tukemaan tehokkuutta. Minulle tehokkuus merkitsee sitä, että työpäivän aikana käytän aikani suunnitellusti ja saavutan asetettuja tavoitteita. Jotta tavoitteet saavutetaan, on niiden eteen ponnisteltava, on kulutettava vaihteleva määrä aikaa sekä työtä. On tavoitteita, joiden saavuttaminen vaatii jopa vuoden työn ja huolellisen valmistelun. On tavoitteita, joiden saavuttaminen on nopeampaa, mutta työmäärä saattaa olla määrällisesti sama, ainoastaan käytetty aika eroaa.

Työssäni haasteeksi oli muodostunut ajankäyttö. Työpäivät menivät pitkälle eri palavereissa, kohtaamisissa ja tilaisuuksissa. Kello 16 loppuivat päivän palaverit, mutta päivän työt olivat vielä tekemättä. Yritin paikata asiaa iltatöillä, mutta pidemmän päälle oli yhtälö sietämätön. Kenen oli vastuu? Mielestäni minun. Minä vastaan omasta ajankäytöstäni. Tietysti ajalleni oli paljon odotuksia ja vaatimuksia, se on myönnettävä, mutta loppujen lopuksi vastuu henkilön ajankäytöstä on hänen itsensä.

Vauhdikas työ vaatii vastapainoksi hyvää suunnittelua ja strukturointia. Minulle tämä tapahtuu viikkotason suunnittelulla. Viikkotavoitteet johdan vuosisuunnitelmasta, jonka olen tarvittaessa pilkkonut kuukausitasolle. Maanantaina viikon alkaessa teen itselleni viikon top5-listan. Kyseessä viisi avainsanaa, joihin minun tulee keskittyä ja keskittää aikaani tulevalla viikolla. Minulla on kovakantinen vihko, joka seuraa puhelimen ja kannetavan tietokoneen tavoin minua kaikkialle. Kirjoitan listan vihkooni ja samalla määritän kalenteriini em. asioille tarvittavan ajan. Aina avatessani vihon, kuin vahingossa, näen tuon listan.

Lista seuraa minua viikon ajan, ohjaa ajankäyttöäni ja sopivassa määrin myös muistuttaa. Joskus on viikkoja, jolloin jo torstaina voin tyytyväisenä todeta viikkotavoitteideni täyttyneen. Olen nähty myös viikkoja, jolloin toimiston ovi on sulkeutunut vasta myöhään perjantai-illalla. Jollekin edellä mainitun kaltainen viikko saattaa kuulostaa tehokkaalle, mutta itse en sanoisi sitä viikkoa tehokkaaksi. Se oli viikko, jolloin tapahtui paljon, mutta on eri asia oliko se oikeaa, tärkeimpien asioiden tekemistä. Siinä on niin ajankäyttöni kuin asian ydin.

Tuumasta toimeen

Kuulostaako tämä vaikealta? Monen kiireisen vastaus kuuluu, että hyvä juttu, mutta ei minulla ole aikaa. Ajan puute lienee nyky-yhteiskunnan yleisimmin käytetty (teko)syy. Vastuu ajankäytöstäni on minun.

Viikkorutiinini vie minulta maanantaiaamuisin aikaa 5 minuuttia. Tämän lisäksi seuranta vie joitain minuutteja. Arvioisin asiaan käytetyn kokonaisajan viikkotasolla 15 minuutiksi. Se, miten paljon viikkotavoitteeni ovat minulta säästäneet aikaa, sitä en ole laskenut, mutta arvioni mukaan lukuisia iltoja, ylitöitä, venyviä aikatauluja, huonoa omatuntoa, stressiä, huolta ja murhetta. Viikkotavoitelista ei hoida töitä puolestani, sen myönnän. Listan avulla varmistan, että tärkeimmät ja ennen kaikkea oleellisimmat asiat tulevat tehdyksi ajallaan ja niiden vaatimalla intensiteetillä.

Taloustieteessä käytetään usein rahassa mitattavia tehokkuuden käsitteitä, vaikka rahalla ei voikaan mitata kaikkia tehokkuusmittareita. Rahan käyttöä tehokkuuden käsitteenä voidaan perustella sillä, että raha kuuluu taloustieteen piiriin ja on helpompi empiirisesti havaita kuin preferenssit. Henkilöiden välinen hyötyjen vertailu on monien taloustieteilijöiden mukaan epätieteellistä.

Viikkotavoitelistaani en voi rahassa mitata tai tieteellisesti todistaa, mutta käytännön empiirinen kokemus kertoo minulle, että listan avulla keskityn olennaisiin asioihin, pääni pysyy kirkkaampana, koska siellä ei ole sataa ”tärkeintä” asiaa vaivaamassa samaan aikaan, ja osaan keskittää aikaani sekä ajankäyttöäni. Tänään on maanantai ja viikontavoitteistani löytyi tehtävä ”avausblogi visma.fi:hin”. Maanantai-iltapäivä oli sopiva hetki kirjoittaa blogi, vaikka samaan aikaan sähköpostissa on monta huomiota vaativaa asiaa ja aloittamisen olisi hyvin voinut siirtää viikolla.

Visman blogin tavoitteena on kertoa ajankohtaisista aiheista, taustoittaa tämän hetken puheenaiheita kuin myös valottaa tulevaisuuden ajatuksia. Syksyn aikana otamme kantaa niin SEPAan, Hetemäen työryhmään, Visman jaksoon Diilissä kuin moneen muuhun aiheeseen.

Mistä sinä haluaisit kuulla lisää?

Terhi Karasjärvi

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: