Tehokkuutta kokouksiin

Vuosi 2010 alkaa lähenemään loppuaan. Mitä kaikkea tänä vuonna tulikaan tehtyä ja mihin aika oikein katosi? Laskin, että tänä vuonna oli 253 työpäivää. Tästä luvusta vähennetään lomat eli suurimmalla osalla täyden lomaoikeuden ansainneista 30 työpäivää. Siten työpaikalla tuli vietettyä 223 päivää.

Katselin vuoden kalenteriani taaksepäin ja ylivoimaisesti suurin aikasieppari ovat olleet kokoukset. Jaottelin ne kahteen ryhmään: sisäiset sekä ulkoiset. Karkean arvioni mukaan yli 80 % kokouksissa kulutetusta ajasta meni sisäisiin kokouksiin. Luku järkytti minua, koska löysin kalenteristani tehottomuutta.

Kiltin työntekijän syndrooma

Olen ollut vuoden aikana kiltti työntekijä. Kun joku on minulle kokouskutsun lähettänyt, olen sen hyväksynyt. Olen saattanut pyytää joitain tarkennuksia palaverin agendaan, mutta loppujen lopuksi kuitenkin osallistunut palaveriin. Olen useasti osallistunut myös kokouksiin, joissa on läsnä jopa kaksi jäsentä tiimistäni: minä ja joku toinen. Onko tämä järkevää?

Olemme henkilöstön kehityspalavereissa miettineet ajankäytön järkeistämistä ja yksi esiin nousseista kehityskohteista olivat kokoukset ja niiden tarpeellisuus. Teimme seitsemän kysymyksen itsearviointimallin kokouksen analysoimiseksi. Mallin avulla jokaisen kokouksen lopussa pystymme pitämään muutaman minuutin analyysin kokouksesta ja siten oppimaan tulevaisuutta varten.

  1. Oliko kokous tarpeellinen?
  2. Entä tehokas?
  3. Alkoiko ja loppuiko kokous ajallaan?
  4. Käsiteltiinkö oikeita asioita, olivatko mukana oikeat henkilöt?
  5. Olivatko valmistelut kunnossa?
  6. Mitä voisi parantaa seuraavalla kerralla?
  7. Anna kokonaisarvio numerona 1-4 (1 = turha kokous, 2 = paljon parannettavaa, 3 = hyvä kokous mutta jotain jäi parannettavaksi, 4 = kaikki sujui kuten pitikin).

Itsearviointimalli ei pelasta siihen mennessä jo kulutettua aikaa, mutta se auttaa meitä oppimaan seuraavaa kertaa varten. Ettemme toista uudestaan ja uudestaan tehottomia valintojamme.

Terhin neljä teesiä vuodelle 2011

Kirjoitin itselleni taulun ajankäyttöä varten vuodelle 2011.

  1. Arvioin kriittisesti saamani kokouspyynnöt sekä niihin varatun ajan
  2. Priorisoin asiakasrajapinnassa vietetyn ajan
  3. Tarkistan, ettei tiimistäni ole tuplaedustusta samassa kokouksessa
  4. En osallistu kokoukseen, jossa ei ole agendaa tai johon ei ole tehty etukäteisvalmisteluita

Mikä on sinun tehokkuusvinkkisi vuodelle 2011? Sana on vapaa. Kerro mielipiteesi.

Terhi Karasjärvi

Connect with :