Lomien suunnittelu Excelissä voi tuntua ensisilmäyksellä näppärältä, jos yrityksessä työskentelee alle 50 henkeä.
Tästä käytännöstä löytyy kuitenkin monta sudenkuoppaa.
Harvinaisen tuttu tilanne on, että lomakauden jo alettua joku työntekijöistä hoksaa kysyä, milloin lomalistat saapuvat täytettäväksi. Tästä käynnistyy hidas ja epämääräinen prosessi, jossa lähdetään selvittämään käytettävissä olevien vuosilomapäivien määrää ensin HR:ltä tai esihenkilöltä, ja sitten palkanlaskennasta.
Tuskallisen odottelun jälkeen loma-excel saadaan vihdoin liveksi. Seuraavaksi odotetaan sitä, että kaikki työntekijät kirjaavat lomatoiveensa sinne. Sen jälkeen esihenkilön täytyy vielä pyöritellä kaikkien lomat yhteensopiviksi ja ottaa selkoa siitä, kenelle loman voi myöntää sellaisenaan ja keiden kanssa täytyy sumplia vielä tarkemmin. Usein tämä vaatii vielä täysin erillistä Exceliä tai kalenteria.
Mihin suunnittelu sitten kannattaa siirtää? Tähän on kaksi fiksua vaihtoehtoa. 👇
- HR-järjestelmä
- Työajanseurantajärjestelmä
Näin suunnittelet lomat HR-järjestelmässä 👩💻
HR-järjestelmä kalskahtaa korporaatiohankinnalta, mutta todellisuudessa jokaisella yli 30 hengen yrityksellä pitäisi olla sellainen. Siinä vaiheessa perusjärjestelmän tuoma ajansäästö tyypillisesti ylittää järjestelmän kustannukset.
Saima HR on hyvä ja simppeli ratkaisu, jossa henkilöstötietojen sekä lomien ja poissaolojen hallinta hoituu näppärästi.
Saima HR:ssä sekä työntekijällä että työnantajalla on näkymä lomien kokonaistilanteeseen. Työntekijä voi toivoa lomansa ja merkata poissaolonsa järjestelmän kautta, ja samalla hän näkee reaaliajassa montako vuosilomapäivää on vielä jäljellä.
Esihenkilö puolestaan voi tarkastella kalenterinäkymässä koko yrityksen tai tiimin lomia ja lomatoiveita, ja hyväksyä ne. Esihenkilö saa järjestelmästä ulos lomaoikeusraportin ja lomasaldon.
Jos yritykselläsi ei ole vielä mitään järjestelmää käytössä, HR-järjestelmä on fiksuin ensimmäinen hankinta jonka voit tehdä.
Etsitkö mahdollisimman kevyttä ja kustannustehokasta HR-järjestelmää? Saima HR:ssä voit valita käyttöösi vain ne ominaisuudet, joita oikeasti tarvitset. Laske paljonko Saima HR kustantaisi yrityksellesi kuussa.
Näin suunnittelet lomat työajanseurantajärjestelmässä ⏱
Jos yrityksesi työajanseurantajärjestelmästä löytyy loma- tai poissaoloseuranta, niin lomasuunnittelu kannattaa ehdottomasti tehdä siellä. Näin varmistat, että lomat kulkevat käsi kädessä muun työajan kanssa.
Pk-yritykselle fiksu vaihtoehto on Tiima Standard. Se tuo työajan sekä lomat ja poissaolot samaan paikkaan ja samoihin näkymiin.
Tiimassa työntekijä näkee paitsi vuosilomapäivien, myös muiden saldollisten vapaapäivien määrän ja sen, paljonko niitä on vielä käytettävissä. Samalla henkilöstö näkee kollegojensa läsnäolotiedot, eli milloin kukakin on poissa.
Lisäetuna Tiimassa esihenkilö tai HR voi tarkistaa, paljonko poissaoloja yrityksessä on kokonaisuudessaan ollut. Näin kokonaistilannetta on helppo seurata, ja puuttua asiaan varhaisen välittämisen mallilla, mikäli poissaolot lähtevät nousuun syystä tai toisesta.
Sekä työntekijät että esihenkilöt voivat käyttää Tiimaa mobiilisti.
Tiimassa lomien hallinta kuuluu osaksi Standard-pakettia. Tutustu Tiima Standardiin täältä >
Vinkki: jos käytössäsi on jo molemmat, toimi näin 💡
Jos yritykseltäsi löytyy jo sekä HR- että työajanseurantajärjestelmä, kannattaa toimia seuraavasti.
HR-järjestelmän tärkein tehtävä on toimia master datana, eli paikkana jossa säilötään ja ylläpidetään henkilöstötietoja. Kun yrityksesi siis ottaa muita järjestelmiä käyttöön, HR-järjestelmä integroidaan niihin niin, että työntekijöiden tiedot kulkeutuvat sujuvasti myös muihin tarvittaviin paikkoihin.
Tässä tilanteessa varsinainen lomasuunnittelu kannattaa siis siirtää työajanseurantajärjestelmään. Samalla saat mahdolliset saldovapaat, vuosilomat ja muut vapaat samaan paikkaan.
Tällöin maksat Saima HR:stä vain perushintaa, ja lisäksi Tiima Standardin kustannuksen siihen päälle. Molemmilla järjestelmillä on kuitenkin myös runsaasti muita käyttötarkoituksia, joten tässä tapauksessa ei kannata tuijotella hintaa turhan tarkasti.
Ja vielä tiivistettynä: Miksi lomasuunnittelu kannattaa siirtää pois Excelistä? 🙅♀️
- Kenenkään ei tarvitse ahdistella HR:ää, esihenkilöä tai palkanlaskentaa saadakseen vuosilomapäivät näkyviin.
- Tieto asuu yhdessä paikassa, jossa kaikki pääsevät tarkastelemaan sitä reaaliajassa.
- Lomasuunnittelu onnistuu silloin kun kuuluukin, eikä päivien lukkoonlyöminen veny ylimääräisen venkslauksen ja tiedonhaun vuoksi.
- Työntekijä voi kirjata lomatoiveensa milloin ja missä tahansa. Esihenkilö voi vastaavasti hyväksyä ne vaikka liikeessä.
- Lomien ohella voidaan tarkastella myös muita poissaoloja ja saldokertymiä. Nämä kulkevat käsi kädessä, ja siksi niitä ei kannata kohdella turhaan erikseen.
- Yritys saa selkeitä raportteja tulevaisuuden päätöksiä varten mm. siitä, paljonko sairauspoissaoloja ja lomapäiviä yrityksessä on yhteensä.
- Järjestelmässä on yhteinen näkymä koko tiimin lomiin ja poissaoloihin.
- Esihenkilö näkee nopeasti, kenellä on vielä vuosilomapäiviä pitämättä.
- Myös palkanlaskenta hyötyy, kun tiedot kulkevat suoraan järjestelmästä toiseen.
Työskenteletkö alle 30 hengen yrityksessä? Siinä tapauksessa Excel voi olla sinulle ihan toimiva työkalu. Loimme tätä varten HR-Excelin, jota voit hyödyntää myös lomasuunnittelussa.
Työskenteleekö yrityksessäsi yli 30 työntekijää? Suosittelemme simppeliä HR-järjestelmää, jossa henkilöstön lomatiedot ja muu tärkeä tieto on aina ajan tasalla ja löydettävissä yhdestä paikasta.
