Datan hyödyntäminen on nykyaikana yksi työnteon peruselementeistä. Jokainen Tampuurin käyttäjä hyödyntää dataa jokapäiväisessä työssään. Data luo mahdollisuuksia, siinä on valtava potentiaali. Samalla se tuo mukanaan myös haasteita. Dataa kertyy nykyään niin paljon, että suuresta massasta voi olla hankala löytää sitä itselle tärkeää asiaa. Tätä varten on olemassa Tampuuri BI. Tampuuri BI koostuu tietovarastosta ja sen päälle rakennetuista, Microsoftin PowerBI -ohjelmalla tuotetuista raporteista. Peruspaketti sisältää kattavasti tietoa niin asuttamisesta kuin Tampuurin teknisistäkin moduuleista. Peruspaketti on myös räätälöitävissä kulloistakin organisaation tarvetta vastaavaksi kokonaisuudeksi.
Tampuuri on monen sitä käyttävän organisaation työnteon keskiössä sisältäen valtavasti dataa ja tietoa kiinteistöistä ja niiden ympärillä tapahtuvasta liiketoiminnasta. Tämä datamassa voi olla suureksi avuksi ihan jokapäiväisessä työssä, päätöksiä tehtäessä yksittäisissä tapauksissa ja isossa kuvassa johdattaessa, seurattaessa ja kehitettäessä organisaation toimintaa.
Tampuuri BI:n avulla oikea tieto oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja oikeille henkilöille
Tampuuri BI:n avulla saadaan tapauskohtaisesti relevantti tieto näkyville, katsojan näkökulma toimintaan huomioiden.
Vuokrataloyhtiön toimitusjohtaja haluaa ehkä nähdä koko kiinteistömassan käyttöasteen, tyhjäkäyttöön hukkuvat eurot, avoinna olevien ilmoitusten lukumäärän ja tuleviin PTS-remontteihin budjetoidut eurot verrattuna jo toteutuneiden PTS-remonttien kuluihin. Isännöitsijää taas kiinnostaa oman vastuualueensa käyttöpäiväkirjamerkinnät, huoltotehtävien kuittausaste, toteutuneet kulutukset ja keskeneräiset ilmoitukset. Asuttamistoiminasta vastaavaa taas kiinnostaa tulleiden hakemusten määrä, tehdyt tarjoukset ja vapaat asunnot.
Jokaisen työntekijän kaipaama näkymä tietoon on helppo luoda Tampuuri BI:n raporttien dashboardeilla eli koontinäkymillä, joita voidaan tehdä raporttien sisältämästä tiedosta juuri kullekin käyttäjälle sopivaksi kokonaisuudeksi. Visuaalisesta dashboardista näkee yhdellä silmäyksellä miten omat kiinnostuksen kohteet etenevät. Sama tieto on toki löydettävissä Tampuurista, mutta Tampuuri BI mahdollistaa relevantin tiedon esille tuonnin helposti ja visuaalisesti yhteen näkymään, jolloin saadaan säästettyä klikkauksia ja tiedon etsintään kuluvaa aikaa.
Datan laadun kasvattamisella luotettavuutta raportteihin
Tampuuri BI voi auttaa myös olemassa olevan datan laadun kasvattamisessa. Sen avulla voidaan tuoda esille mahdolliset puuttuvat tai virheelliset tiedot.
Esimerkiksi eräässä tapauksessa Tampuuriin jäi ristiriitoja asukkaan osoitteen ja sopimuskohteen välille syystä tai toisesta. Osoitetietoja jäi myös tyhjäksi. Tietovaraston kautta päästiin kiinni puuttuviin ja ristiriitaisiin osoitteisiin ja ne saatiin korjattua Tampuuriin. Tämän seurauksena lähtevää massapostitusta ei enää tarvinnut tarkistaa osoitteiden osalta lähetysvaiheessa ja samalla pieneni virheellisenä palautuvien postien määrä murto-osaan entisestä.
Organisaatio säästi näin rutkasti aikaa ja kohdehenkilöt saivat postinsa varmemmin ja ajoissa. Lopulta päästiin kiinni myös ongelmaan joka osoitevirheet aiheutti, ja se saatiin korjattua prosessissa, jolloin virheitä ei edes päässyt enää syntymään. Samalla tavalla voidaan Tamppuuri BI:n kautta lähteä ratkomaan epäluotettavan datan ongelmaa mikä tahansa tunnistettu dataongelma edellä. Tarkasteluun voidaan nostaa myös toiminnalle kriittiset tietokentät – jos niissä on puute tai virheellinen kirjaus, se voidaan tuoda esille Tampuuri BI:n avulla.
Kun tehdyt korjausliikkeet viestitään organisaatiossa huolellisesti, saadaan luottoa dataan ja saatavilla olevaan tietoon kasvatettua ja taas säästettyä työntekijöiden aikaa. Samalla varmistetaan luotettavammat perusteet päätöksenteolle, nopeutetaan päätösten tekemistä ja saadaan varmemmin oikea lopputulos toiminnalle.
Virheet näkyväksi ja prosessit kuntoon Tampuuri BI:llä
Tampuuri BI voi tuoda esille myös prosesseissa tapahtuvia eroavaisuuksia ja virheitä. Raportoinnin kautta eräässäkin tapauksessa tutkittiin ilmoitusten läpimenoaikoja. Toisen tilaajan läpimenoajat näyttivät hyvältä, mutta toisen taas valtavan pitkiltä. Kun asiaa lähdettiin tutkimaan, oli toinen tilaaja ohjeistanut kuittaamaan ilmoituksen valmiiksi kun työ on tehty ja toinen vasta kun laskukin on lähetetty. Jälkimmäinen tapa kasvatti läpimenoaikaa valtavasti ja antoi virheellistä kuvaa työn valmiusasteesta sekä työn suorittajien tehokkuudesta. Kun tämä toimintatapa huomattiin, korjattiin kumpikin tilaaja toimimaan samalla tavalla, otettiin käyttöön organisaatiossa ilmoituksen tila ”laskutettu” ja näin saatiin toimintaa yhtenäistettyä sekä raportointia oikeellisemmaksi. Toisessa tapauksessa uusi kiinteistönhoitaja kirjasi opastuksen puutteessa kulutukset Tampuuriin aina kuun ensimmäinen päivä, vaikka lukikin ne oikeaoppisesti jo kuun viimeinen päivä. Tämä vääristi kulutuksia ja varsinkin kulutusennusteita kyseisen kiinteistönhoitajan kohteissa. Pieni asia, jonka vaikutukset kertautuvat, mutta joka saatiin näkyville raportoinnissa ja sitä kautta saatiin toimintatapa korjattua.
Tampuuri BI luo mahdollisuuksia datan tehokkaaseen käsittelyyn, tiedon luotettavuuden kasvattamiseen ja relevantin tiedon esille saattamiseen. Kun organisaation dataan liittyviä ongelmia tunnistetaan, voidaan Tampuuri BI:n avulla luoda toteutus, jonka avulla ongelmista pääse eroon samalla tehostaen organisaation toimintaa.
Tampuuri BI:n hyödyt
- Oikea tieto oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan ja oikeille henkilöille. Tietohallinnon perusmantra toteutukseen Tampuuri BI:n avulla.
- Jokaiselle sopivat koontinäkymät. Visuaalisesta dashboardista näkee yhdellä silmäyksellä itselle tärkeimmät asiat.
- Datan laadun kasvattaminen. Virheet datassa näkyville ja korjatuiksi lähtöpaikkaan, eli Tampuuriin.
- Inhimillisen virheen oikaisu. Vääränlainen tai puuttuva syöte kuntoon
- Prosessien oikaisu. Väärässä prosessin kohdassa tehtävä toiminto oikealle kohdalle prosessia
- Luotettavuus raportointiin paranee. Datan laadun kasvaessa, luotettavuus kokonaisuuteen kasvaa.
- Päättäjät saavat oikeellista dataa päätösten tueksi
- Päätöksentekoon saadaan laatua ja nopeutta
Kiinnoistuitko?
Ole yhteydessä, vastaamme mielellämme sinua askarruttaviin kysymyksiin.
