Taloushallinto-ohjelmiston vaihto edessä – mitä pitää huomioida?

Taloushallinto-ohjelmiston vaihto on aina iso päätös, joka tehdään vuosiksi eteenpäin. Keräsimme listan asioista, joita tilitoimiston kannattaa pohtia taloushallinto-ohjelmaa vaihdettaessa.

1. Mitä pitää huomioida, kun taloushallinto-ohjelmiston vaihtoa suunnitellaan tilitoimistossa?

Resursointi
Taloushallinto-ohjelmiston vaihdon kulmakivenä on suunnitelmallisuus. Järjestelmän vaihto vaatii aina työtä, ja avain onnistumiseen on oikea resursointi. Projektiin on hyvä asettaa vastuuhenkilö, joka suunnittelee ja johtaa projektia sekä pitää aikatauluista kiinni. Projektin vastuuhenkilön on hyvä suunnitella käyttöönoton vaiheet etukäteen; missä vaiheessa projektia mitäkin tehdään ja millä aikajänteellä käyttöönotto on tarkoitus tehdä. 

Uuden järjestelmän ominaisuudet
Kannattaa myös miettiä, miksi vaihtoa lähdetään tekemään? Johtuuko se siitä, että vanha järjestelmä ei tarjoa jotain tiettyä toiminnallisuutta mitä tarvittaisiin? Vai onko järjestelmä vanhentunut?

Taloushallinto-ohjelmistoa vaihdettaessa on hyvä varmistaa, että uusi hankittava järjestelmä tarjoaa ne toiminnallisuudet ja ominaisuudet mitä tilitoimisto arjessaan tarvitsee siis tärkeimmät ydinprosessit arjen kannalta. Jos tilitoimistolla on sähköisiä ja perinteisiä asiakkaita, niin uudessa järjestelmässä pitää myös olla mahdollisuus hoitaa kaikenlaiset asiakkuudet. Hyvä järjestelmä kasvaa tilitoimiston tarpeiden mukaan ja esimerkiksi Visma Fivaldi mahdollistaa uusien toiminnallisuuksien lisäämisen yrityksen kasvaessa ja tarpeiden muuttuessa.

Myös tilitoimiston omien asiakkaiden käytettävyyttä kannattaa pohtia; onhan asiakkailla jatkossakin mahdollisuudet tehdä samat toiminnot kuin aiemminkin, esimerkiksi myynti- ja ostolaskut itse?

Integroitavuus
Eri järjestelmiä integroidaan nykypäivänä yhä enemmän toisiinsa. Kannattaa etsiä siis järjestelmä, jonka rajapinta mahdollistaa muiden tarvittavien järjestelmien liittämisen. 

Visma Fivaldin olemassa olevat rajapinnat antavat mahdollisuuden useiden järjestelmien integroimiselle tai tietojen tuonnille ja viennille. Rajapinta mahdollistaa esimerkiksi Visma Entry -työajanseurannan liittämisen osaksi järjestelmää. Myös matka- ja kululaskuohjelma Visma.net Expensen aineisto voidaan tuoda suoraan Fivaldin kirjanpitoon. Fivaldin rajapintoja kehitetään parhaillaan yhtenä osana ohjelmiston kokonaisuudistusta.

Järjestelmätoimittajan luotettavuus
Ohjelmiston vaihdon yhteydessä kannattaa tarkistaa, että uusi järjestelmätoimittaja on luotettava ja vakaa toimija, joka panostaa järjestelmän kehitykseen ja jatkuvuuteen. Visma Fivaldi kehittyy voimakkaasti yli 40 tuotekehittäjän voimin, joten Fivaldin toimintavarmuuteen voi luottaa jatkossakin.

2. Kuinka paljon ohjelmiston vaihto vie tilitoimiston aikaa?

Ajallisesti uuden taloushallinto-ohjelman käyttöönottoon vaikuttaa moni seikka: Mitä osa-alueita otetaan käyttöön? Kuinka paljon asiakkaita siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen? Onko suunnitelma ja resurssit kunnossa? Kuinka sitoutuneita ollaan projektiin?

Suunnitelmallisuudella voidaan minimoida merkittävästi ohjelmiston vaihtoon tarvittavaa aikaa sekä aikaa, jonka tilitoimisto viettää niin sanotussa välivaiheessa. Ohjelmiston vaihdossa tulee nimittäin väistämättä tilanne, jolloin tilitoimistolla on yhtä aikaa kaksi järjestelmää käytössä. Mitä parempi suunnitelma, sitä nopeammin välivaiheesta päästään eteenpäin.

Järjestelmän vaihdon yhteydessä ei voida ajatella, että tehdään kaikki normaalit työt ja siinä vasemmalla kädellä otetaan uusi taloushallintojärjestelmä käyttöön.

3. Miten varmistun siitä, että tietoja ei häviä matkan varrella?

Taloushallinnon järjestelmät ovat sähköisiä ja tietojen siirtäminen onnistuu sähköisesti, joten riskiä tietojen häviämisestä bittiavaruuteen ei siis ole. Tässä vaiheessa projektia kannattaa ennemminkin miettiä, halutaanko kaikkia tietoja siirtää vanhasta järjestelmästä uuteen? Mitä tietoja halutaan oikeasti siirtää ja mikä on tarpeellista tietoa? Järjestelmän vaihto on hyvä tilaisuus siivota dataa ja korjata virheet.

Myös valmiit siirtotyökalut auttavat tiedostojen siirrossa. Siirtotyökalujen avulla saadaan vietyä isot datamassat tosite tositteelta kirjanpidon puolelle, jolloin siirtoa ei tarvitse tehdä käsin. Myös Visma Fivaldissa kirjanpidon tiedot saa tuotua järjestelmään valmiiden siirtotyökalujen avulla.

4. Onko taloushallinto-ohjelmiston vaihto saumatonta päivittäisen työn kannalta?

Tilitoimiston päivittäinen työ ei katkea, ja asiakkaita pystytään palvelemaan normaaliin tapaan myös ohjelmiston vaihdon lomassa. Siirtymäaikana tilitoimiston prosessit eivät kuitenkaan ole tehokkaimmillaan, koska tietoja on kahdessa eri järjestelmässä. Siirtymäaikaa voidaan nopeuttaa projektin hyvällä suunnitelmallisuudella ja tarvittavien resurssien varauksella.

5. Minkälaista tukea Visma tarjoaa ohjelmiston vaihtoon?

Autamme järjestelmän käyttöönotossa ja tietojen siirrossa koko prosessin ajan. Opastamme uuden järjestelmän käytössä niin, että asiakas saa järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn irti. Tilitoimistoissa on usein useampia käyttäjiä, jotka tarvitsevat koulutusta järjestelmään. Koulutamme kaikki tarpeelliset henkilöt järjestelmän käyttöön.

Visma Fivaldin käyttöönotto toteutetaan joko kurssimuotoisena tai asiakaskohtaisena käyttöönottona. Kurssimuotoisessa käyttöönotossa koulutus toteutetaan webinaareina sekä itseopiskeluna erilaisia materiaaleja hyödyntäen. Asiakaskohtainen käyttöönotto voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan ja Visman konsultti on asiakkaan tukena asiakaskohtaisesti. Järjestämme koulutuksia myös etänä tarpeen vaatiessa.

Lisäksi maksuton kumppaniohjelma pitää huolen siitä, että tilitoimistot saavat tukea arkeen myös ohjelmiston vaihdon jälkeen.

6. Mikä on paras ajankohta ohjelmiston vaihtoon?

Tänä päivänä mikään ei pakota siihen, että taloushallinto-ohjelmisto pitäisi vaihtaa vuoden vaihteessa tai tilikauden vaihtuessa. Itse asiassa se voi olla kaikista huonoin vaihtoehto, jos tilitoimistolla on silloin kiireitä. Paras ajankohta ohjelmiston vaihtoon on silloin, kun tilitoimistolla itsellään on aikaa ja resursseja projektiin.

7. Miten ohjelmiston ylläpito hoituu vaihdon jälkeen?

SaaS-palveluissa järjestelmätoimittaja vastaa yleensä ohjelmiston ylläpidosta. Visma Fivaldi on puhdas SaaS-palvelu, ja Visma järjestelmätoimittajana vastaa ohjelmiston päivittäisestä ylläpidosta ja päivittämisestä. Asiakkaan ei tarvitse uhrata aikaa ohjelmiston ylläpitoon tai päivittämiseen.

Lue myös:
9 syytä, miksi Visma Fivaldi on tilitoimiston paras valinta tulevaisuuteen
Vuosi 2020 tuo Visma Fivaldin asiakkaan taskuun – mitä muita uudistuksia on tulossa?
Visma Fivaldi on Suomen käytetyin taloushallinnon ohjelmisto
Fivaldi tukee jatkossakin tilitoimiston mappiasiakkaita

Visma Fivaldi uudistuu! Fivaldin historian suurinta kokonaisuudistusta toteutetaan yli 40 tuotekehittäjän voimin. Ohjelmiston kokonaisuudistuksessa parannamme tuotteen käytettävyyttä ja helpotamme tilitoimiston arkea automatisoimalla rutiinitöitä. Tule mukaan seuraamaan Fivaldin historian suurinta kokonaisuudistusta. Päivitämme tulevaisuuden suuntaviivat säännöllisesti roadmapille.

Kokeile maksutta Visma Fivaldia
Visma Fivaldin maksuttomassa kokeiluympäristössä pääset kokeilemaan osaa Fivaldin monipuolisista toiminnallisuuksista. Koekäyttö ei sido mihinkään, vaan pääset huoletta tutustumaan ohjelmiston toiminnallisuuksiin 14 päivän ajan.

Lue lisää

Lue lisää Fivaldista: fivaldi.fi

1