Yrityksen harkitessa ulkoistamista, on hyvä lähteä purkamaan asiaa siitä, minkälaisia konkreettisia hyötyjä ulkoistamisella haetaan? Jos yritys hakee vain kustannussäästöjä, huomataan jossakin vaiheessa, ettei ulkoistaminen ole yleensä tuottanut tavoiteltua tulosta. Useissa ulkoistamiseen liittyvissä tutkimuksissa, on tullut esiin, että ulkoistaminen onnistuu parhaiten niissä yrityksissä, joissa ulkoistamisprosessi on toteutettu huolellisesti. Toteutukseen kuuluu tavoitteiden asettaminen ja motiivit, jotka on hyvä olla monipuolisia ja tasapainossa.
Yrityksien ulkoistamisen kohteena ovat usein talous – ja henkilöstöhallinto sekä palkanlaskenta. Tilitoimistot pystyvät tuottamaan näitä tukitoimintoja tehokkaasti. Tukitoimintojen ulkoistamisen takana on halukkuus keskittyä yrityksessä omaan ydinliiketoimintaan.
Millaisia hyötyjä ulkoistamisella haetaan?
Useimmiten ulkoistamisella haetaan erityisosaamista yritykseen. Tukitoimintojen ulkoistaminen ei tarkoita, että kyseiset työt olisivat vähemmän tärkeitä, vaan laadukkaan tuloksen saavuttamiseksi on hyvä antaa asiantuntijayrityksen ammattilaisten hoitaa taloushallintoon liittyviä tehtäviä. Asiantuntija tuottaa yritykselle monenlaista lisäarvoa, yrityksen toiminta tehostuu ja samalla syntyy kustannussäästöjä.
Osaamisen ylläpitäminen voi olla yritykselle kallista ja samalla riski.
Taloushallinnon alalla lainsäädännön muutokset vaativat henkilökunnan jatkuvaa kouluttamista. Osaamisen ylläpitäminen voi olla yritykselle kallista ja samalla riski. Juuri koulutettu työntekijä saattaa siirtyä toiseen yritykseen ja viedä osaamisen mukanaan. Ulkoistaessaan taloushallinnon palvelut tilitoimistolle, voi yrittäjä luottaa, että yrityksen taloutta hoitaa aina hyvin koulutettu ja osaava henkilökunta.
Ulkoistaminen myös siirtää osan yrityksen kiinteistä kustannuksista muuttuviksi kustannuksiksi, kun palkkakustannukset muuttuvat palveluostoiksi. Tämä vaikuttaa siihen, ettei yrityksen tulos ole niin alttiina kausivaihteluille tai kysynnän ja myynnin yllättäville alentumisille.
Ulkoistamisvaihtoehdot
Taloushallinnon ulkoistamisessa yrityksellä on eri vaihtoehtoja. Yritys voi ulkoistaa koko taloushallinnon. Hyötynä on se, että yritys voi luopua omista taloushallinnon resursseistaan kokonaan ja päästä kustannussäästö tavoitteisiin. Taloushallinnon kokonaisulkoistuksessa tehokkuuden nostamiseen vaikuttavat erityisesti tilitoimiston tarjoamat ohjelmistot. Oikeiden ohjelmistovalintojen lisäksi on tärkeää, että ohjelmistot mitoitetaan juuri yrityksen tarpeisiin sopiviksi ja niiden käyttö opetellaan riittävä syvällisesti, jotta ne saadaan tukemaan yrityksen ydintoimintoja mahdollisimman hyvin.
Ulkoistamisessa näiden hyötyjen realisointi vaatii palvelutason jatkuvaa mittaamista ja seuraamista. Tilitoimiston tarjoamat lisäarvopalvelut, kuten ajantasainen raportointi ja liiketoimintasuunnittelu nousevat tärkeään rooliin kokonaisvaltaisessa ulkoistamisessa.
Vaihtoehtona voi olla myös osittainen ulkoistaminen. Tässä vaihtoehdossa hyötynä on se, että yritys pystyy pitämään itsellään osaamisen ja kontrolloimaan paremmin liiketoiminnan suunnittelua ja raportointia. Tällöin ulkoistamisen kohteena ovat kirjanpito, reskontrat, laskutus, kassanhallinta ja perintä, jotka siirtyvät ulkoistuskumppanin hoidettavaksi.
Kumppanin valinta
Kumppania valittaessa on tärkeää löytää taloushallinnon kumppanikseen sellainen toimija, jolla on edellytykset toiminnan kehittämiseen ja asiakkaan toimialan ymmärtämiseen. Taloushallinnon ulkoistamissopimukset ovat pitkäaikaisia, joten kumppanin osaamisen on riitettävä pitkälle tulevaisuuteen. Osaamista tarvitaan esimerkiksi, kun yritys kasvaa tai haluaa laajentaa toimintaansa ulkomaille. Yhden kumppanin sijaan on yrityksellä myös mahdollisuus muodostaa kumppaniverkosto. Verkostossa prosessit voidaan jakaa usean tilitoimiston kesken.
Oikean tilitoimiston löytäminen on tärkeä valinta yritykselle.
Ulkoistuksessa uutena kumppanina toimiva tilitoimisto voi parhaimmassa tapauksessa laukaista innovaation yrityksessä. Ulkoistaminen voi tuoda lisää sähköisen taloushallinnon hyötyjä kuten yhteiskäyttöisyys. Tällainen työtapa tehostaa yrityksen ja tilitoimiston yhteistyötä. Lisäksi useiden ohjelmistojen automaatiota voidaan hyödyntää arjen rutiineissa osaavan kumppani kanssa tehokkaasti. Ohjelmistojen rajapintojen kautta voidaan saada enemmän erilaista talousdataa, jota voidaan hyödyntää liiketoiminnassa sekä löytää niihin liittyviä täysin uusia ratkaisuja.
Ulkoistamisen riskit ja niiden välttäminen
Ulkoistamisessa on selkeitä hyötyjä, mutta samalla se voi pelottaa tai siinä voidaan nähdä myös haittapuolia. Yrityksen liiketoiminnan laajuus vaikuttaa siihen, kuinka kannattavana taloushallinnon ulkoistaminen nähdään. Pienet yritykset usein tulevat siihen tulokseen, ettei ulkoistaminen ole heidän kannalta välttämättä kannattavaa. Toisaalta voi olla, että yritys ei halua irtisanoa omaa taloushallinnon henkilökuntaa tai heidän siirtäminen toisiin tehtäviin ei tunnu mielekkäältä.
Yleisimmät riskit ulkoistamisessa ovat kuitenkin liiallinen riippuvuus palveluntoimittajasta, joustamattomuus liiketoiminnan muuttuvissa tarpeissa, korkeammat kustannukset kuin oli ennakoitu sekä yrityksen sisäinen vastarinta. Korkeammat kustannukset johtuvat yleensä siitä, että yritys ei tunne palvelumarkkinoita niin hyvin, että voisi neuvotella itselleen kilpailukykyiset sopimusehdot. Lisäksi siirto ulkoistukseen voi synnyttää kustannuksia. Näiden kustannusten voidaan kuitenkin olettaa eliminoituvan kokonaan pois ulkoistamisen jälkeen.
Hyvällä suunnittelulla saadaan parhaat volyymiedut sekä saavutetaan kustannussäästöjä.
Palkkahallinnon ulkoistaminen on tästä hyvä esimerkki, koska siirtymävaiheessa voi tulla tilanne, jossa henkilöstön ja työsuhteiden tietoja pidetään yllä kahdessa eri paikassa. Tämä aiheuttaa lisätyötä ja -kustannuksia, mutta myös oikeellisuusriskejä. On tärkeää, että tiedonsiirto toimii eri järjestelmien välillä.
Ulkoistaminen nostattaa usein vastarintaa: ulkoistavan yrityksen henkilöstö voi tuntea asemansa ja tulevaisuutensa uhatuksi sekä osaamisensa kyseenalaistetuksi. Ongelmien välttämiseksi on tärkeää, että ulkoistaminen suunnitellaan hyvin. Hyvällä suunnittelulla saadaan parhaat volyymiedut sekä saavutetaan kustannussäästöjä. Suunnittelun alkuvaiheessa ulkoistava yritys voi testata potentiaaliset kumppanit, heidän osaamisensa ja heidän palvelunsa. Oikean tilitoimiston löytäminen on tärkeä valinta yritykselle. Tilitoimistosta tulee ulkoistamisen myötä yritykselle kumppani, jonka tulee opastaa ja kasvaa yrityksen mukana.