Robotiikka ja tekoäly taloushallinnossa – Automaation mahdollisuudet

Lainsäädäntö, standardit ja prosessien ymmärrys

Taloushallinnon kustannuspaineet ovat kasvaneet oli sitten kyse suurten yritysten ja julkishallinnon yksiköiden taloushallinnosta tai pk-yrityksiä palvelevista tilitoimistoista. Samalla sisäiset ja ulkoiset asiakkaat odottavat yhä parempaa ja pureskellumpaa informaatiota.

Eräs päättäjä kiteyttikin tahtonsa pilke silmäkulmassa näin: ”Haluan Out of the Box, On the Fly ja tietysti myös Over the Air talousraportointia. Luovaa, kokonaisvaltaista ja ripeästi tarpeisiin mukautuvaa raportointia siis – ja tietenkin tarjolla myös mobiilisti.”

Suomessa ja maailmalla on jo jonkun aikaa keskusteltu tekoälyn ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä – myös taloushallinnon prosesseihin. Tekoäly ja robotiikka tarjoavatkin lähitulevaisuudessa mahtavia mahdollisuuksia kustannuspaineiden ja lisääntyneiden vaatimusten hallintaan. Hypen jalkoihin jää valitettavasti se, että myös ohjelmistotalojen vuosia kehittämät automaatio- ja integraatioratkaisut sekä prosessin työnjakomallit tarjoavat usein vielä hyödyntämättömiä kehitysmahdollisuuksia.

Pyrittiinpä sitten manuaalisen ihmistyön automatisointiin ja karsimiseen tai parempaan ja ajantasaisempaan taloudelliseen informaatioon ja oivallusten löytämiseen, on ohjelmistokehitys tärkeässä asemassa.

Lainsäädäntö mahdollistaa automaation

Liberaali ja ”paperiton” kirjanpito- ja verolainsäädäntö on välttämätön edellytys tehokkaalle taloushallinnolle. Suomessa viimeisin iso kirjanpitolain muutos vuodelta 2015 vapautti lopullisesti pelikentän, kun muun muassa kirjanpidon arkistoinnin menetelmiä säädelleet ja aineiston säilytystä ulkomailla rajoittaneet ministeriöpäätökset kumottiin. Myöskään verolainsäädännössä ei ole taloushallinnon järjestelmäkehitystä ja prosesseja olennaisesti haittaavia säädöksiä.

Yhtenä kehityskohteena voidaan vielä mainita veronkantolain monimutkaiset ja säännökset maksujen ja palautusten käyttöjärjestyksistä. Ne ovat pitkälti syynä verohallinnon Omaveropalvelun hankalaan käytettävyyteen ja täsmäytettävyyteen, jotka riivaavat erityisesti niitä taloushallinnon toimijoita, joilla on hoidettavanaan useiden yhtiöiden kirjanpito ja verotus.

Standardointi yhdenmukaistaa käytäntöjä

Sallivan lainsäädännön ohella toimivat ja yleisesti tunnustetut standardit ovat toinen tehokkaan taloushallinnon peruskivi. Pankkiyhdistyksen (Finanssiala) laatimat maksuliikennestandardit ovat suomalaisen taloushallinnon tehokkuuden suurin yksittäinen tekijä. Harvassa länsimaassakaan on itsestään selvää, että esimerkiksi myyntilaskujen suoritukset kohdistuvat käytännössä virheettä laskuille, kuten Suomessa jossa maksuviitekäytännöt ovat yhtenäistetty.

Verkkolaskujenkin kanssa osaamme elää kahden standardin eli Finvoicen ja TEAPPSin loukussa, koska verkkolaskuoperaattorit tulkitsevat muunnot standardien välillä. Jos verkkolaskutiedostot olisivat laskuttaja- tai ohjelmistokohtaisia eikä yhtenäistä verkkolaskuosoitejärjestelmää olisi kehitetty, olisi verkkolaskutus pelkästään suurten organisaatioiden kahdenvälistä asiointia tai yksittäisten yritysten asiakas- tai toimittajaverkoston sisäistä toimintaa. Näin on asiantila useimmissa maissa, jos verkkolaskutusta ylipäätään harjoitetaan. EU:n verkkolaskudirektiivi ja kansainväliset verkkolaskustandardit monimutkaistavat jatkossa tilannetta Suomessa. Käytännössä verkkolaskuoperaattoreille syntyy painetta muuntaa tiedostoja suomalaisten ja kansainvälisten standardien välillä.

Myös tilikarttastandardista on merkittävää hyötyä erityisesti tilitoimistoissa, joissa hoidetaan kymmenien, satojen tai jopa tuhansien yritysten kirjanpito. Suomessa laajasti käytössä oleva Perustililuettelo tilikarttastandardi mahdollistaa ohjelmistotaloille valmiiden raporttipakettien toimittamisen ja sähköisten viranomaisilmoitusten määritykset. Samalla yhtenäinen tilikartta yhdenmukaistaa kirjauskäytäntöjä ja helpottaa ohjeistuksen laadintaa. Suurissa yrityksissä on toki rahaa ja aikaa ylläpitää omia tilikarttoja ja rakentaa kirjanpidon ja laskennan raportit niiden pohjalta.

Keskeisin puute taloushallinnon standardien saralla on kirjanpidon tapahtumatason standardi. Suomessa on yritetty jalkauttaa kansainväliseen XBRL GL -kuvaukseen pohjautuvaa TALTIO-standardia, mutta toistaiseksi laihoin tuloksin. Hankkeesta puuttui valtiovallan tai Finanssiala ry:n kaltainen toimija, joka olisi painottanut standardin vastuullisuutta, jotta ohjelmistotoimittajien olisi ollut juridinen tai markkinoiden sanelema pakko implementoida standardi.

Työ TALTIO-standardin jalkauttamiseksi kuitenkin jatkuu. Pitkällä tähtäimellä hyödyt olisivat suuret kun tilintarkastus- sekä verotarkastustiedot saataisiin vakiomuodossa tarkastusohjelmistoon analysoitavaksi. Järjestelmien välisten liittymien toteuttaminen olisi vaivatonta, sillä jokaisen laskutusjärjestelmätoimittajan ei tarvitsisi toteuttaa liittymää jokaisen taloushallintojärjestelmän oman tiedostokuvauksen mukaisesti. Nyt tyypillinen suomalainen laskutusohjelmistoja kehittävä yritys joutuu vuosien saatossa koodaamaan ja ylläpitämään toistakymmentä eri liittymää eri kirjanpitojärjestelmiin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että samat tiedot koodataan eri järjestyksessä kunkin kirjanpito-ohjelmiston vaatimusten mukaisesti. Kaikkien eri liittymien tukeminen asiakaspalvelussa vaatii myös resursseja. Standardoimalla nämä vakiomuotoon voitaisiin säästyneitä resursseja käyttää esimerkiksi hyödyllisempään asiakasneuvontaan.

Prosessit haltuun ennen taloushallinnon robotiikkaa

Ennen hyppäämistä ohjelmistorobotin kyytiin on syytä käydä läpi yrityksen nykyiset prosessit. Monesta yrityksestä löytyy prosessin osia, joita ei tarvitse robotisoida, vaan niiden tekeminen helpottaa automaatiolla tai ne voidaan organisoida tehokkaammin muilla keinoin.

Yrityksen taloushallinnon kehitystarpeiden ja prosessien läpikäynti auttaa löytämään oikeat keinot tavoitteiden saavuttamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa voidaan vähentää asiatarkastus- ja hyväksymisprosessin viilauksella, tilaus- ja sopimuskäytäntöjä ja automaattihyväksyntöjä kehittämällä, automaattilitöintien toteuttamisella joko ohjelmiston omin toiminnoin tai koneoppimisen avulla. Asiassa ei siis kannata edetä välinelähtöisesti vaan käymällä yrityksen tahtotilaa ja kokonaisuutta läpi.

Janne Fredman,
vieraskirjoittaja, Taloushallinnon johtava asiantuntija, Taloushallintoliitto

Visma Public Oy

Me Visma Publicilla haluamme vahvistaa suomalaisten organisaatioiden toimintaa tehostamalla niiden talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja älykkäiden ratkaisujen ja laadukkaiden palveluiden avulla. Päätuotteemme ovat julkisen sektorin palkka- ja henkilöstöhallintoon suunnattu Personec F -tuoteperhe sekä digitaalisen taloushallinnon kokonaisratkaisu Wintime, joka palvelee sekä julkista että yksityistä sektoria.