Osa 2: Sopimushallinnan haasteet ja laadukas sopimushallinta

Korkealaatuinen sopimusten elinkaarihallinta helpottaa niin hankintaorganisaatiota kun myyjää pysymään sopimuksessa ja parantaa yhteistyön laatua. Edellisessä kirjoituksessamme käsittelimme sopimushallintaa yleisellä tasolla ja mitä tulee huomioida kilpailutuksesta sopimusvaiheeseen siirryttäessä. Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme, mitä haasteita sopimusseurannassa on havaittu, ja miten puutteellinen tai laadukas sopimusseuranta voi joko heikentää tai tehostaa sopimushallintaa

Havaitsemamme kuusi haastetta:

1. Tiedon siiloutuminen ajan kanssa:

Sopimuskaudet ovat usein melko pitkiä, esimerkiksi nelivuotisia. Kun sopimuskausi lähenee loppuaan, ja tarkoitus olisi käynnistää uusi kilpailutus tai sopimusneuvottelut, on hyvä tarkastella kokemuksia ja aiemman sopimuksen täyttymistä. Onko tuolloin kaikki tarvittava tieto saatavilla, vai löytyykö tieto henkilöiden korvien välistä, sähköpostilaatikoista vai kenties talon ulkopuolelta sopimusvastaavan työsuhteen päätyttyä? Entäpä lyhytaikaisemmat, dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvat sopimukset? Miten on varauduttu siihen, että toimittajia kohdellaan tasapuolisesti?

2. Resurssit

Kuka oikeastaan vastaa sopimusseurannasta? Pitääkö toimia jättiyritysten tavoin, ja perustaa oma osasto vain sopimusseurantaa varten? Vai pitääkö kategoriapäälliköiden vastata kaikesta omalla alueella tapahtuvasta hankintatoimesta, aina spend-analyysista kilpailutuksiin ja sopimusseurantaan? Voisivatko toimittajien parissa työskentelevät henkilöt, jotka alkuperäisen kilpailutuksen kenties ovat tilanneet, kantaa oman kortensa kekoon?

3. Työkalut

Teimme kyselyn 1 800 TendSign-kilpailutusjärjestelmämme käyttäjälle ja tulokset olivat selvät: 89% vastaajista koki tarvitsevansa tarkoituksenmukaisen työkalun sopimusten elinkaarihallintaan. Samalla saimme selville, että yleisimmät työkalut ovat Excel sekä mahdollisesti kilpailutusjärjestelmä.

4. Tietojen keruu

Miten ja mistä seurantatietoa tulisi kerätä? Pitäisikö sopimusvastaavan tehdä kaikki itse? Mitä tietoa toimittaja voisi tarjota? Entäpä itse toiminto, joka ostaa palveluita tai tuotteita sopimuksesta? Tarvitsemmeko sekä “pehmeää” (esim. asiakaspalautteet) että “kovaa” (esim. maksuhäiriöt) tietoa?

5. Automatisointi

Mikäli kilpailutuksessa on ollut 100 vaatimusta, mitkä kaikki ovat sellaisia joita pitäisi tai kannattaisi seurata sopimuksen elinkaaren ajan? Mitä jos sopimukseen kuuluu esim. 50 hoitokotia, bussia, lämpölaiteasentajaa, konsulttia tai vartijaa joiden palvelutasoa pitäisi seurata viikoittain, kuukausittain, kvartaaleittain? Onko tarkoituksenmukaista tehdä itselleen kalenterimerkintä jokaista hoitokotia varten, ja päivittää excel-taulukkoon seurantatietoa? Mitä jos samaa toimintoa palvelee useampi sopimus rinnakkain?

6. Yhteisöllisyys

Yhteistyö on ehdoton edellytys minkä tahansa organisaation toiminnalle. Sama koskee myös sopimus- ja toimittajahallintaa. Samaa sopimusta saattaa hyödyntää kymmenet muut yksiköt, joko kotimaassa tai kansainvälisesti. Kaikki eivät ehkä seuraa mikroskooppitasolla samoja asioita kuin sinä, mutta yhteisiä kiinnostuksen kohteita varmasti löytyy.

Miten tiedot jaetaan? Riittääkö, että organisaatioiden ostajat kokoontuvat toisinaan keskustelemaan kumppaneista, vai voisiko yhteisöllisyyden jalkauttaa päivittäiseen työhömme?

Miten puutteellinen sopimusseuranta sitten vaikuttaa?

  • Organisaatio ei saa rahoilleen vastinetta
  • Puutteellisesti laaditut perusteet korvausvaatimuksille tai sopimusten irtisanomisille
  • Riski yhteistyön jatkumisesta heikkojen toimittajien kanssa
  • Varautuminen toimittajan taloudelliseen romahdukseen huonoa
  • Seuraavat kilpailutukset laaditaan edellisten pohjalta, eikä sopimuskauden kokemuksien perusteella
  • Asetetaan edelleen vaatimuksia joihin toimittajat tai oma organisaatio ei kykene vastaamaan
  • Tavoitteiden asettaminen ja seuranta omalle hankintatoimelle vaikeutuu

Miten korkealaatuinen sopimusseuranta sitten vaikuttaa?

  • Varmistetaan että saadaan rahoille vastinetta
  • Voidaan osoittaa että sopimusten kehitystä oikeasti seurataan, ja yhteistyö alisuorittajien kanssa voidaan päättää, antaen tilaa paremmille toimittajille
  • Mahdollista reagoida hälyttäviin signaaleihin ennen kuin on liian myöhäistä
  • Kilpailutukset voidaan pohjustaa hyviin ja huonoihin kokemuksiin aikaisemmista sopimuksista, näin kehittäen sekä omaa hankintatoimea että toimittajakenttää
  • Parempaa sopimusvaatimusten hallintaa ja seurantaa
  • Rahallista hyötyä prosessisäästöistä, mahdollisten hyvitysperusteiden havaitsemisesta ja kriisitilanteisiin varautumisesta
  • Selkeät tavoitteet ja johdonmukaista seurantaa

Tervetuloa Visma CLM:n pariin – sopimusseurantaa pilvestä

Sähköinen sopimusseuranta on tekemässä samaa harppausta kuin sähköiset kilpailutukset, sähköiset ostolaskut ja sähköinen matkahallinta. Vastikään julkaistu Visma CLM tuo helpotusta seuraaviin sopimushallinnan ja toimittajahallinnan alueisiin:

  • Sopimusseurannan kohderyhmä on laaja. Keskitetyn hankintatoimen pitäisi kyetä kehittämään hankintoja strategisella tasolla ja luoda hankintatoimeen todellista arvoa. Sopimuksiin kohdistuvaa palautetta voi antaa kuka tahansa toimittajan kanssa asioinut henkilö, aina päiväkotiopettajasta rakennusviraston projektipäällikköön tai yrityksen logistiikkapäällikköön. Kerättyä tietoa sopimusvastaava hyödyntää työssään.
  • Sopimuksista kerättävän tiedon pitää tapahtua laajan “suppilon” avulla. Pehmeästä palautteesta, kuten asiakastyytyväisyyden ja toimitusvarmuuden seurannasta aina kovaan faktaan, kuten toimittajan maksuongelmiin tai liikevaihdon kehitykseen liittyviä tietoja pitää saada jäsennellysti sisään, analysoitua, seurattua ja priorisoitua.
  • Vastuuhenkilöt ja sopimusten seurantaan liittyvät menettelyt tulee olla selkeästi asetetut ja tallennettu jaettavaksi, jotta niin sopimukseen kun toimittajaan liittyvä kehitys saadaan varmuudella kirjattua myöhempiä tarpeita varten.
  • KPI:t, eli toimittajan suorituskyky pitää saada tallennettua määrämuotoisesti jatkuvaa seurantaa varten.
  • Tietojen pitää löytyä pilvestä, ja niihin tulee päästä käsiksi työasemalta, älypuhelimelta tai tabletilta.
Niko Kytö myyntijohtaja Visma Enterprise OyNiko Kytö
Niko Kytö toimii Visma Enterprisella myyntipäällikkönä. Nikolla on vuosien kokemus hankintajärjestelmien, sähköisen matkahallinnan, HR-työkalujen ja työaikaseurannan parista.

Haluatko tietää lisää tai tutustua CLM:ään tarkemmin? Ota yhteyttä niko.kyto@visma.com tai tutustu ratkaisuumme kotisivuilamme osoitteessa https://www.visma.fi/hankinta/sopimushallinta/

Muista seurata blogiamme: Kovaa faktaa sähköisen hankintatoimen kehityksestä Suomessa ja maailmalla

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: