Sisäinen ankkurointi ennen ulkoistamista

Mahdollisuus säästää kustannuksissa on palkka-, HR- ja talousprosessien ulkoistamisen tärkein vaikutin, mutta myös halu tehostaa toimintaa näillä osa-alueilla. Siksi on tärkeää, että ulkoistamisprosessi on sekä strategisesti että toiminnallisesti ankkuroitu yrityksen muuhun toimintaan.

Kun prosessit ulkoistetaan asiaan erikoistuneelle yhteistyökumppanille, kustannusten pienenemisen lisäksi myös merkittävät henkilöriskit saadaan hallintaan. Muita olennaisia etuja ovat resurssien ja osaamisen joustava käyttö, sekä mahdollisuus hyödyntää IT-järjestelmätuen viimeisintä tekniikkaa ja toiminnallisuutta.

Painopiste resurssien tehokkaassa käytössä
Olen sitä mieltä, että ulkoistuksen tehokkuus edellyttää muutosprosessia suhteessa siihen, kuinka työt suoritetaan tänään. Päätekijänä on prosessien mahdollisimman kattava sähköistäminen IT-pohjaisten järjestelmien avulla, mahdollisimman järkevän työskentelytavan lisäksi.

Asiakkaan odotukset täyttävän palvelun tarjoaminen edellyttää, että asiakkaan ja toimittajan välinen dialogi on jatkuvaa. On tärkeää, että osapuolet ovat samaa mieltä siitä, mikä palvelutoimituksen sisällön tulee olla.

Hyvä muutosten hallinta
Asiakkaan täytyy muuttaa toimintaprosessejaan palkkoihin ja henkilöstöhallintoon liittyen. Tarpeelliset muutokset kartoitetaan ja toteutetaan tarpeeksi ajoissa. Näin ulkoistamisen avulla voidaan mitata palvelujen laatua kustannusmuutosten lisäksi. Yhtä olennaista on keskustella näistä muutoksista yrityksen henkilökunnan kanssa, kertoa muutettavien prosessien ja työkalujen seurauksista sekä niiden vaikutuksesta yksittäisiin käyttäjiin.

Usein henkilöstölle tiedottaminen uusista tavoista unohtuu tai jää hyvin vähäiseksi. Asiakkaan ja toimittajan täytyy yhdessä varmistaa, että työntekijät ymmärtävät muutosten syyt sekä sen, että muutokset todellakin tuovat helpotusta normaaliin arkipäivään.

Palveluiden ulkoistamisen onnistuminen edellyttää, että prosessi on sekä strategisesti että toiminnallisesti ankkuroitu yrityksen muuhun toimintaan ja kaikki suhtautuvat myönteisesti yrityksessä tapahtuviin muutoksiin. Henkilökunnalle muutos voi olla suuri. Siksi muutosprosessin oikea käsittely on edellytys sille, että toimituksen laatu voidaan turvata ja saavuttaa asetetut tehostamistavoitteet.

Marita Tenkanen
Payroll Manager

About

Connect with Jaana: