Miksi et siirtäisi ERP-järjestelmääsi pilveen?

Pilvipalvelut ovat kuluttajille jo arkipäivää, mutta yrityksissä niiden luotettavuutta ja toimivuutta kohtaan on yhä paljon epätietoisuutta ja epäilyksiä. Kuitenkin samaan aikaan työnteko muuttuu yhä vain liikkuvammaksi ja joustavammaksi sekä ajan että paikan suhteen. Tämä asettaa tiettyjä haasteita, sillä monesti esimerkiksi yrityksen nykyinen, omalla palvelimella sijaitseva ERP-järjestelmä toimii vain yrityksen sisäisessä verkossa ja vain henkilöstön työkoneilla.

Pilvi on nykyaikaa ja useissa tutkimuksissa pilveen siirtymisen on paitsi todettu vähentävän IT-kustannuksia, myös lisäävän työn tehokkuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Miksi et siis siirtäisi nykyistä ERP-järjestelmääsi pilveen?

Pilvipalvelut epäilyttävät

Visman asiantuntijoiden mukaan pilvipalveluihin siirtymistä hidastaa muun muassa seuraavavat huolenaiheet:

  • Yrityksen nykyiseen toiminnanohjausjärjestelmään on liitetty useita eri ohjelmistoja. Miten integroida ne uuteen pilvijärjestelmään?
  • Internet-yhteyksiin ja tietoturvaan ei luoteta
  • Konsernin päätös estää ja kirjanpitolaki mietityttää
  • Muutosvastarinta ja kustannukset

Ovatko nämä seikat aiheellisia? Siitä lisää seuraavaksi.

Toiminnanohjausjärjestelmään on liitetty useita eri ohjelmistoja

Suurin este pilvipalveluihin siirtymiselle on usein se, että yrityksellä on omalla palvelimellaan useita ohjelmistoja, jotka on liitetty nykyiseen toiminnanohjausjärjestelmään. Aiemmin tällaisissa tapauksissa, ERP:n siirtäminen pilveen onkin ollut haasteellista.

Tekniikan ja palveluiden kehittyessä, nykyään tietyt konesalit tarjoavat kuitenkin myös täysin asiakaskohtaisia palvelimia ja ympäristöjä, jolloin useamman ohjelmiston tai vaikkapa yrityksen koko IT-ympäristön siirtäminen pilveen ei tuota enää ongelmia. Siirto voidaan tehdään myös joustavasti ja yrityksen tarpeiden mukaan, esimerkiksi siirtämällä aluksi vain osa ohjelmistoista pilveen, ja loput vasta sitten, kun yrityksen omat palvelimet on ajettu loppuun.

Internet-yhteyksiin ja tietoturvaan ei luoteta

Monesti yritysten pelkona pilvipohjaisen ERP-järjestelmän käyttöönotossa on se, että jos Internet-yhteys katkeaa tai on todella hidas, ei myöskään työnteko onnistu. Todellisuudessa, Suomessa Internet-yhteydet ovat kuitenkin niin hyvällä tasolla, ettei tämä ole ongelma pilvipalveluiden käytölle.

Myös tietoturvariskit pilvipalveluiden suhteen epäilyttävät monia. Järjestelmätoimittajan tarjoama konesali on kuitenkin vähemmän riskialtis kuin yrityksen oma, monesti pölyinen ja vartioimaton varastotila.

Kun järjestelmän toimittaja vastaa palvelimen ylläpidosta, yhteys on silloin suojattu ja viestintäviraston asettamien turvallisuusluokitusten mukainen. Myös järjestelmän varmuuskopiot pysyvät tallessa tarkoin vartioidussa konesalissa, jossa ne eivät pääse altistumaan luonnonilmiöiden tuhoille, tihutöille tai esimerkiksi oman henkilöstön huolimattomuudesta aiheutuville vahingoille. 
Jos yhteys jostain syystä kuitenkin katkeaa, tallentuvat tiedot automaattisesti ja yhteyksien palatessa työtä voi jatkaa siitä, mihin aiemmin jäätiin.

Konsernin päätökseen tai kirjanpitolakiin vetoaminen

Monesti isompien yritysten järjestelmähankinnat ovat konsernin päätöksistä riippuvaisia. Nykyisen järjestelmän siirto pilveen on voitu kieltää tai siirron luotettavuutta epäillään. Epäilyksiä voi aiheuttaa myös esimerkiksi toiminnan laillisuus muun muassa kirjanpitolakiin vedoten.

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa saa tilapäisesti säilyttää Suomen ja EU:n ulkopuolella, mutta pysyvästi vain Suomessa tai sähköisesti EU:n sisällä. Sähköisesti säilytettävä aineisto on myös tarvittaessa voitava tulostaa paperille Suomessa.

Siksi kirjanpitovelvollisen tulisikin varmistaa järjestelmän toimittajaltaan, missä tämän konesali fyysisesti sijaitsee. Jos konesali sijaitsee Suomessa, ei ongelmaa ole, mutta jos EU:n ulkopuolella, kannattaa ERP:n siirtoa pilveen kyseisen toimittajan kanssa harkita uudelleen.

Muutosvastarinta ja kustannukset

Vaikka pilvipalvelut ovatkin kuluttajille jo arkipäivää, on niitä kohtaan silti paljon epätietoisuutta ja epäilyksiä. Monesti yrityksissä vallitsee tietynlainen muutosvastarinta ja konservatiivisuus uutta kohtaan – vanha tapa koetaan parhaaksi tavaksi toimia eikä uuden toimintatavan hyötyjä välttämättä nähdä tai osata esimerkiksi laskea sen tuomia säästöjä ja siitä aiheutuvia kustannuksia oikein.

Yrityksen omalla palvelimella toimiva toiminnanohjausjärjestelmä saattaa äkkiseltään tuntua halvemmalta vaihtoehdolta, mutta kun lasketaan kaikki laitteiston ja ohjelmistojen päivityksiin sekä ylläpitoon kulutettu aika, työ ja raha, nousevat kustannukset äkkiä paljon korkeammalle verrattuna pilvessä toimivan ERP:n käyttäjä-, tuote- ja sovellusmäärien mukaan joustavaan kuukausimaksuun.

Lue lisää pilvessä toimivasta ERP-järjestelmästä

Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme, joka on kirjoitettu nykyisen toiminnanohjausjärjestelmänsä pilveen siirtoa harkitseville yrityksille. Oppaassa esitellään pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän yritykselle tuomat edut ja hyödyt sekä se, miten nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä käytännössä viedään pilveen.

Miksi ja miten siirtyä käyttämään nykyistä ERP-järjestelmää pilvessä

About

Visma on Pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen, taloushallinnon palveluiden sekä IT-projekti- ja konsultointipalveluiden tarjoaja. Suomessa Visma-perheeseen kuuluvat yritykset työllistävät yhteensä yli 900 asiantuntijaa ja palvelevat yli 50 000 asiakasta.
Connect with Visma: