Toiminnanohjausjärjestelmä on yritykselle elintärkeä työkalu, johon liitetään usein negatiivisia mielikuvia. Kankeus ja vaikeakäyttöisyys ovat yleisiä ennakkoluuloja ERP:ien noustessa puheenaiheeksi.
Visma Softwarella Business Line Managerina toimiva Tero Oksala uskoo, että selainpohjaisuus tulee ravistelemaan perinteisesti toiminnanohjausjärjestelmiin liitettyjä mielikuvia. Erityisesti tietyille käyttäjäryhmille tai yksilöille personoitujen käyttöliittymien hän uskoo olevan ERP-maailman nouseva trendi.
– Jo nyt löytyy toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden taustalla on puhdas selainpohjaisuus. Uskon, että tulevaisuudessa perinteinen ERP, myös selainpohjaiseksi rakennettu, jää yrityksen ydinryhmän käyttöjärjestelmäksi. Muille käyttäjille ja käyttäjäryhmille rakennetaan omia käyttäjäroolikohtaisia käyttöliittymiä, joiden kautta he toimivat varsinaisessa ERP-järjestelmässä, hän sanoo.
“Käyttäjäryhmille rakennetaan omia käyttäjäroolikohtaisia käyttöliittymiä, joiden kautta he toimivat varsinaisessa ERP-järjestelmässä.”
Muutosta ovat ajaneet eteenpäin liiketoiminnan digitalisoituminen ja liikkuvan työn yleistyminen, joiden myötä yritysten halu mobiilisovellusten käyttöönottoon on kasvanut. Kaikkiin tilanteisiin natiivi mobiilisovellus ei kuitenkaan sovellu, ja toisinaan käyttöönotto voi tyssätä jopa yrityksen tietoturvasäädöksiin.
– Osa yrityksistä vetää asiassa tiukkaa linjaa, eivätkä työntekijät saa ladata mobiililaitteilleen minkäänlaisia sovelluksia. Onneksi tämä ei ole kuitenkaan yleistä, Oksala kertoo.
Näissä tilanteissa ratkaisuksi sopii mobiilisovellusta muistuttava selainpohjainen sovellus, jolla on monia etuja natiiviin mobiilisovellukseen verrattuna. Niistä yksi on laiteriippumattomuus.
– Nimensä mukaisesti selainpohjainen sovellus toimii kaikilla laitteilla, joista löytyy verkkoselain, eikä eri laitteille tarvitse rakentaa omia sovelluksia.
Käyttäjäkohtainen näkymä on helppo räätälöidä
Koska toiminnanohjausjärjestelmä muodostaa yrityksen toiminnan selkärangan, on sillä käyttäjiä johdosta myyntiin ja kenttätyöntekijöihin asti. Eri käyttäjien tarpeet eroavat kuitenkin toisistaan, mikä on osaltaan vaikuttanut työntekijöiden kokemukseen ERP-järjestelmien käytöstä. Järjestelmä koetaan helposti vaikeakäyttöiseksi, koska käyttöliittymässä on usein toiminnallisuuksia, joita käyttäjä ei jokapäiväisessä työssään tarvitse.
Oksalan mukaan selainpohjaisen sovelluksen suurimpia etuja on sen suhteellisen vaivaton muokattavuus yrityksen eri käyttäjien tarpeisiin.
– Myyjälle räätälöityyn käyttöliittymään voidaan tuoda esimerkiksi tiedot tarjouksista, tilauksista ja asiakkaista. Tehtaissa käytettävässä tuotannon käyttöliittymässä voi puolestaan olla työjonon kaltaisia asioita. Varsinainen core-ERP pyörii toki taustalla, mutta työntekijöiden ei tarvitse sitä käyttää.
Monet Visma Softwaren asiakkaat hyödyntävät selainsovellusta myös esimerkiksi liikkuvan työn ohjaukseen.
– Asiakasyrityksen työntekijät näkevät sovelluksesta esimerkiksi työlistansa, voivat tilata eri asiakaskohteissa tarvitsemansa osat ja kuitata työn suoritetuksi, eikä heidän tarvitse enää työpäivän jälkeen avata tietokonetta kirjauksia varten. Työ tehostuu, kun se pystytään aloittamaan ja lopettamaan kentällä.
“Työ tehostuu, kun se pystytään aloittamaan ja lopettamaan kentällä.”
Selainpohjaisessa sovelluksessa muokattavaksi tulee useiden mobiilisovellusten sijaan vain yksi näkymä, joten kyseessä on työmäärällisesti pienempi urakka kuin natiivin mobiilisovelluksen kohdalla.
– Kaikkia tietoja ei ole aina tarpeellista näyttää jokaisessa näkymässä, jolloin nämä kentät pitää poistaa. Toisinaan käyttöliittymänäkymään voi olla tarpeellista jälkeenpäin tuoda uusia tietoja. Jos tarvittava tieto löytyy core-ERP:stä, se on mahdollista tuoda myös selainpohjaiseen sovellukseen. Natiivin mobiilisovelluksen muokkaus on tehtävä kaikille alustoille ja alkuperäinen suunniteltu näkymä voi myös kärsiä muokkauksista.
Selainpohjaisuus tuo mukanaan kustannussäästöt
Oksala sanoo, että selainpohjainen sovellus tuo kustannussäästöjä sekä ohjelmistotoimittajalle että tilaajalle.
– Pitkällä aikavälillä selainpohjaisen sovelluksen ylläpito on edullisempaa kuin mobiilisovelluksen. Lisäksi kannattaa huomioida, että mobiilisovelluksesta tulee myös julkaisuvaiheessa kustannuksia.
“Pitkällä aikavälillä selainpohjaisen sovelluksen ylläpito on edullisempaa kuin mobiilisovelluksen.”
Kustannussäästöistä huolimatta Oksala luonnehtii selainpohjaisten sovellusten yleistymistä valitettavan hitaaksi.
– Tietyssä mielessä Suomessa luotetaan edelleen perinteiseen ERP:iin ja muutosta karsastetaan. Samaan aikaan tiedostetaan, että perinteisessä toiminnanohjausjärjestelmässä on yksittäisen loppukäyttäjän näkökulmasta paljon turhaa informaatiota ja tarpeettomia välilehtiä. Selainpohjainen sovellus mahdollistaa käyttäjäryhmä tai -roolikohtaisen valikoidun informaation tuomisen käyttöliittymään, ja lähes poikkeuksetta niitä käyttöönottaneilta yrityksiltä on tullut positiivista palautetta.
Teksti on julkaistu myös Ite Wikin mediassa täällä >>
Lue myös:
Vältä nämä ERP-projektin sudenkuopat
Milloin on hyvä aika vaihtaa ERP-järjestelmää?
Opas: ERP järjestelmän vaihtajan opas ja äänikirja
Opas: Toimitusjohtajan tietopaketti ERP-projektista