Selainpohjaiset ratkaisut tehostamaan prosesseja

Palkka- ja henkilöstöhallinnon alueella syötetään, lähetetään, arvioidaan, raportoidaan ja seurataan suuria määriä tietoja. Siksi manuaalisten toimintojen automatisointi tuo työn tehostumisen myötä merkittäviä säästöjä.

Työntekijät kirjaavat itse suurimman osan lomapäivistään, joita esimiehet seuraavat. Työ tehdään yleensä manuaalisesti. Sama pätee poissaoloihin, jotka syötetään, käsitellään ja raportoidaan.

Näen automatisoinnin onnistumisen avaimeksi selainpohjaisten itsepalveluratkaisujen integroinnin portaalin kautta palkka- ja henkilöstöhallintojärjestelmään. Kun työntekijät voivat itse syöttää ja päivittää tietojaan selainpohjaisen ohjelman avulla, toiminnan tehostamisen mahdollisuudet ovat suuret.

Palkanlaskennan osa-alueella yhä useammat yritykset ovat alkaneet käyttää selainpohjaisia ratkaisuja kulujen ja matkalaskujen syöttöön. Kun ne integroidaan palkkajärjestelmään, tulee hyväksynnästä, kirjauksesta ja palkka-ajoista paljon yksinkertaisempia. Palkkoihin ja henkilöstöhallintoon liittyvät asiat ovat yleensä vain muutaman ihmisen hoidossa yrityksessä, ja niiden manuaalinen syöttö ja päivitys vaativat asiantuntijan pätevyyttä.

Kun työntekijät voivat tehdä mahdollisimman paljon tästä työstä itse selainpohjaisten ratkaisujen avulla, yrityksessä voidaan säästää merkittävästi sekä aikaa että rahaa.

Kaikki tieto yhdessä paikassa
Tällaisten ratkaisujen toimivuuden edellytyksenä on, että työntekijät todella käyttävät niitä. Sitä varten niiden on oltava mahdollisimman käyttäjäystävällisiä. Siksi onkin järkevää kerätä kaikki työntekijöiden käyttämät ohjelmat yhteen ja samaan ratkaisuun.

Selainpohjaisessa työntekijäportaalissa voi olla yksinkertaisia toimintoja, joiden avulla työntekijät voivat itse helposti syöttää kuluja, ylityötunteja, poissaoloja, lomia ja henkilökohtaisia tietojaan. Kaikki tiedot ovat palkkajärjestelmän käytössä ja ne voidaan sen jälkeen siirtää talousjärjestelmään. Saman selainpohjaisen ratkaisun kautta työntekijät voivat saada palkkaerittelynsäkin sähköisessä muodossa.

Suurta hyötyä monille
Näistä lähtökohdista rakensinkin Vismalla ratkaisun nimeltä MyVisma. Kyseessä on pohjoismainen verkkoportaali, johon on kerätty palkkahallintoon liittyviä palveluita. Säästöjä ei saada ainoastaan siitä, että työntekijät ja palkanlaskijat säästävät aikaa, vaan yrityksessä on useita ryhmiä, jotka voivat käyttää itsepalveluratkaisuja työntekijöiden tietojen käsittelyyn.

On päivänselvää, että esimiehet hyötyvät uudesta tekniikasta. Heiltä kuluu työaikaa tiedon hallintaan, mikä helpottuu näiden ratkaisujen avulla. Otetaan esimerkiksi lomalistojen tekeminen; manuaalisen ylläpidon sijaan kaikilla on käyttöoikeudet dynaamiseen lomakalenteriin verkossa. Siihen on helppo kirjata omat lomansa, lomatoiveensa ja nähdä muiden lomat. Esimiehet voivat hyväksyä alaistensa lomat kalenteriin. Tiedot ovat aina saatavilla ja ajan tasalla.

Björn Bergqvist
MyVisma -tuotepäällikkö

About

Connect with Jaana: