Pohditko miten saisit taloushallintoa automatisoitua ja pääsisit eroon ylimääräisestä manuaalisesta työstä?
Siinä tapauksessa pidä kiinni tuolin reunasta: tiedän miten saat parin vuoden sisällä muovattua kuluhallinnan prosessistasi 80 % automatisoidun.
Eikä se edes vaadi valtavia investointeja. 👇
🧾 Sähköinen kuitti ei ole yhtä kuin kuitista otettu kuva
Automaatioevankelistat ovat hehkuttaneet jo tovin sähköistä kuittia tai eKuittia, joka mullistaa tavan, jolla kululaskuja käsitellään.
Moni kuvittelee, että sähköinen kuitti tarkoittaa sitä, että ostotapahtuman jälkeen otetaan kuitista kuva tai sähköpostista pdf-tiedosto ja ladataan se kuluhallintasovellukseen. Näinhän jo monessa yrityksessä tehdään, joten ei kuulosta kovin mullistavalta, eihän?
Hyviä uutisia: kuva kuitista ei ole yhtä kuin sähköinen kuitti. Se on jotain aivan muuta.
➡️ Sähköinen kuitti = ostotapahtumasta lähtee rakenteista kuittidataa kululaskujärjestelmään tai työntekijän puhelimeen automaattisesti.
Sähköisessä kuitissa et siis tarvitse paperia lainkaan, vaan kaikki kuittidata siirtyy sähköisesti paikasta toiseen.
Selkiskö? Hyvä, koska tämä toimii pohjana sille, miten kululaskuprosessi automatisoidaan.
Näin rakenteinen kuittidata muokkaa kululaskuprosessia
Paperisten kuittien poistaminen yhtälöstä nopeuttaa kululaskuprosessia huomattavasti. Se ei kuitenkaan riitä: kulu- ja matkalaskujen tekeminen ei voi olla kenenkään työ.
Siksi kululaskuprosessin täytyy muuttua entisestään. Rakenteinen kuittidata on jo olemassa, ja esimerkiksi M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmä ottaa sitä sujuvasti vastaan.
Sen pohjalle on tietyin lisämaustein hyvä rakentaa esimerkiksi seuraavanlainen kululaskuprosessi:
- Ostopaikka, kuten kauppa tai liikematkatoimisto lähettää rakenteisen kuitin ostotapahtumasta automatisoidusti.
- Työntekijä saa sähköisen kuittidatan ostoksesta joko kululaskujärjestelmään tai muuten puhelimeensa. Tämä data muodostaa kululaskulle valmiin pohjan, johon on suoraan purettu rakenteisesta kuittidatasta tarvittavat tiedot, kuten ALV-rivien erittely, ja näin edelleen.
- Dataa voidaan poimia laskun pohjalle myös muualta kuin ostotapahtumista, esimerkiksi työntekijän sähköpostista tai kalenteritiedoista. Näin esim. lentovarauksista muodostuu valmis pohja matkalaskulle. Järjestelmä tunnistaa näiden tietojen perusteella mm. matkan alku- ja loppuajat, maahansaapumiset ja osaa laskea näiden perusteella mm. päivärahan määrän.
- Dataa saadaan myös autojen navigaattoreiden ajopäiväkirjoista. Ne säilövät automatisoitua tietoa siitä, mistä työntekijä lähti, kauanko hän ajoi ja kuinka pitkään hän oli perillä. Tulevaisuudessa myös tämä data kulkeutuu valmiiksi kilometriveloituksen pohjaksi.
- Rakenteisen kuittidatan ja monista muista lähteistä kerätyn datan avulla järjestelmä rakentaa kulu- ja matkalaskut työntekijälle valmiiksi. Kuun päätteeksi järjestelmä muistuttaa työntekijää tarkistamaan ne ja täyttämään tarvittaessa selitteet tai muut kohdat, joita ei pystytty automaattisesti päättelemään.
Tämä nopeuttaa laskujen tekemistä, kiertoa ja hyväksyntää sekä säästää luontoa. Kaikki tieto siirtyy rajapintojen kautta automatisoidusti paikasta toiseen. Kenenkään ei siis tarvitse naputella, ottaa kuvia, pilkkoa kuitin tietoja osiin tai siirtää tietoa käsin.
Milloin näin pitkälle automatisoitu kululaskuprosessi on mahdollinen?
Jos tämä kuulostaa vielä kaukaiselta unelmalta, huoli pois: tarvittava teknologia on jo olemassa, ja edistyneimmät matka- ja kululaskujärjestelmät hyödyntävät niitä jo osin, vaikkakin tekemistä vielä riittää. M2 osaa nyt jo mm. ottaa vastaan rakenteista kuittidataa ja purkaa sieltä tietoja kuluveloitukselle.
Enää on kyse pitkälti siitä, missä muodossa data lähtee liikkeelle ostopaikasta. Tässäkin ollaan menossa hyvää vauhtia eteenpäin, sillä Suomen valtion tavoitteena on siirtyä pelkästään eKuitteihin jo vuoteen 2025 mennessä. Sähköinen kuitti valtaa alaa kuten sähköinen lasku aikanaan, joskin nopeammin.
Näiden myötä saadaan myös muita hyötyjä. Tuoreessa kuluhallinnan trendiraportissa todettiin, että myös yritysten taloushallinnossa kaivataan enemmän ympäristövastuullisuutta. Rakenteellisen kuittidatan myötä tätäkin saadaan lisää, kun tieto ostoksista saadaan siirtymään muihin palveluihin, jotka laskevat ostosten hiilijalanjälkeä ja ohjaavat kulutusta kohti ympäristöystävällisempiä valintoja.
Tavoitteemme on, että M2:n käyttäjien matka- ja kululaskuprosessi on 80–100 % automatisoitu
EKuitit ja automaatio ovat meillä M2:n tuotekehityksessä lähellä sydäntä. Siksi paiskimme töitä nyt sen eteen, että asiakkaamme pääsisivät automatisoimaan tekemistään hyödyntäen rakenteisia kuitteja.
Tavoitteemme on, että lähivuosien sisällä M2:n käyttäjillä on:
✅ 80 % automaatio laskujen teossa
✅ 95 % automaatio laskujen tarkastuksessa ja hyväksynnässä
✅ 100 % automaatio laskujen maksatuksessa ja muussa taustatyössä
Näin työntekijöiden, esihenkilöiden ja taloushallinnon manuaalinen työ olisi aivan minimaalinen. Se säästäisi asiakasyrityksiltämme yhteensä yli 5 miljoonaa euroa vuodessa ja heidän työntekijöiltään aikaa jopa 34 000 tuntia.
Oletko valmis ottamaan askeleen kohti automatisoitua kululaskuprosessia? Varaa demo M2:sta.
